Zahlung oder Gutschrift für eine Rechnung hinterlegen

Verwaltung -> Anmeldung -> Rechungen

Bei Nutzung des Zahlungsabwicklungsservices (Ticketing) von Converia übernimmt diese Vorgänge das Converia-Team.

1. Eingegangene Zahlung verbuchen

Abb. 1: Zahlungen einer Rechnung einsehen und verwalten

Um die eingegangenen Rechnungsbeträge manuell zu verbuchen, wählt man die gewünschte Rechnung aus und klickt auf den Tab Zahlungen. Durch einen klick auf Eintrag hinzufügen öffnet sich ein Overlay, hier können die abgefragten Felder ausgefüllt werden: Referenzcode, externe Referenz, Datum und Zahlungseingang. Diese ergeben sich aus der Rechnung oder können alternativ frei gewählt werden.

Abb. 2: Eine Zahlung erfassen

Wenn die Zahlung hinterlegt wird, kann optional eine Mail mit einer Zahlungsbestätigung erstellt, bearbeitet und versendet werden, indem man die Checkbox Mail beim Speichern anhakt.

Die E-Mail wird mit dem klick auf Speichern sofort versendet.

Die Zahlungsbestätigung kann über das blaue Dokumentensymbol (Abb. 1, Punkt 2) aufrufen. Ebenso kann der Eintrag per Klick auf das Löschsymbol (Abb. 1, Punkt 1) entfernt werden.

2. Zahlung mit Kreditkarte („Online-Zahlung“)

• Die Kreditkartenzahlung ist aktiv und die Schnittstelle lässt eine Backendzahlung zu (bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an den Support)

• Die Kreditkartendaten der zu belastenden Kreditkarte liegen Ihnen vor

Aus Datenschutzgründen ist es nicht gestattet, sich Kreditkartendaten von Teilnehmenden aushändigen zu lassen.

Die hier beschriebene Form der Kreditkartenzahlung im Backend kann jedoch vor Ort am Check-In für ausstehende Zahlungen genutzt werden.

3. Gutschriften (Rückerstattungen) verbuchen

Wenn eine Rechnungen storniert wird und eine Gutschrift oder Rückerstattung erfolgen soll, geht man folgendermaßen vor, um eine Erstattung zu verbuchen.

In der (zu diesem Zeitpunkt überbezahlten) Rechnung kann der zurückzuerstattenden Betrag eingesehen werden.

Abb. 3: Überbezahlte Sammelrechnung mit storniertem Teilnehmer

Wenn die Rückerstattung durchgeführt wurde, kann diese in Converia verbucht werden, indem der zurückzuerstattenden Betrag in als negativer Wert als Betrag eintragen wird. An dieser Stelle wird nicht die Stornierungsfunktion verwendet!

Abb. 4: Gutschrift hinterlegen

Anschließend ist der Zahlungsstatus der Rechnung ist wieder ausgeglichen.

4. Stornierung einer Zahlung

Die Stornierungsfunktion für Zahlungen ist ausschließlich Fehlbuchungen oder dem Übertragen einer Zahlung auf eine andere Rechnung vorbehalten.

Diese Funktion dient nur internen Vorgängen und ist für teilnehmende Personen nicht nachvollziehbar.

• Bereits verbuchte Zahlungen können über das orange Löschsymbol (Abb. 1, Punkt 1) wieder storniert werden.

• Stornierungen können nur über den Gesamtbetrag erfolgen.

• Es muss ein Stornierungsgrund angegeben, mit klicken auf Speichern, wird die stornierte Zahlung unter Stornierungen gelistet.

• Bei Bedarf kann die Kommentarfunktion verwendet werden, um Zahlungsstornierungen besser nachvollziehbar zu machen.

5. Zahlungsnebenkosten

Für alle Zahlungsarten, z. B. für Überweisungen oder Kreditkarte, können auch Zahlungsnebenkosten festgelegt werden. Diese erscheinen als separate Position auf der Rechnung.

• Als Zahlungsnebenkosten kann im Tab Zahlungen manuell ein Festbetrag mit dem entsprechenden Steuersatz (kein Eintrag = steuerfrei) eingetragen werden.

• Sollten jedoch bereits variable, vom Rechnungsbetrag abhängige Zahlungsnebenkosten für bestimmte Zahlungsarten in der Einrichtung konfiguriert worden sein, können diese bei Rechnungsänderungen die Zahlungsnebenkosten auch automatisch angepasst werden:

Abb. 5: Zahlungsnebenkosten automatisch anpassen