Teilnehmende einer Buchung austauschen

Szenario 1: Rechnungsadresse und Buchungsinhalt bleiben bestehen

In diesem Fall können ist es ausreichend die Person in der Buchung austauschen. Es muss keine Stornierung durchgeführt werden.

• Die Buchung öffnen

• Über das Personen-Icon (Abb. 1) einen neuen Datensatz aus der Personendatenbank auswählen (zurück zur Liste oder Suchmaske nutzen)

• Sollte die Person nicht vorhanden sein, muss ein neuer Personendatensatz angelegt und übernommen werden

Abb. 1: Teilnehmer:in austauschen

Überschreiben Sie nicht den vorhandenen Datensatz mit den Daten der neuen Person. Vielleicht kommt die Person zwar nicht zur Konferenz, ist jedoch Autor:in eines Beitrags: Würden Sie die Personendaten nun einfach überschreiben, würde im Abstractband am Ende eine falsche Person als Autor:in aufgeführt werden.

• Abschließend muss die Rechnung aktualisiert werden, erst damit wird der Bearbeitungsvorgang abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erstellt.

• Mit der Kommentarfunktion können Änderungen oder Abweichungen für andere Bearbeiter:innen im Backend zu dokumentieren.

• Es werden keine automatischen Mails bei Bearbeitungen im Backend ausgelöst. Bei Bedarf können die Teilnehmer:innen via Buchungs-Infomail (geht an eingebuchte Person, Tab in den Buchungsdetails) oder Rechnungs-Infomail (geht an Rechnungsempfänger:in, Tab in den Rechnungsdetails) informiert werden.

Szenario 2: Rechnungsadresse und/oder Buchungsinhalt ändern sich

Für Ticketing Kund:innen: Im Fall einer Rückerstattung, muss der Vorgang spätestens jetzt an den Converia Ticketingsservice abgegeben werden.

• Wenn sich zusätzlich zur teilnehmenden Person nur die Rechnungsadresse ändert, kann der unter Szenario 1 verwendeten Personendatensatz ebenso in der Rechnung ausgetauscht werden. Die Rechnung muss nur einmalig nach der Bearbeitung der Buchung und der Rechnung aktualisiert werden.

Ändert sich neben Teilnehmer:in und Rechnungsadresse außerdem der Buchungsinhalt, empfehlen wir, die neue Person um eine selbstständige Buchung im Frontend zu bitten. Die ursprüngliche Rechnung sollte in dem Fall komplett storniert werden.

Der Buchungsinhalt kann folgendermaßen angepasst werden:

• Die Buchungsdetails aufrufen

• Entweder zusätzliche Buchungsoptionen hinzufügen (Abb. 1: Pkt. 1) oder bestehende Buchungsoptionen bearbeiten (Abb. 1: Pkt. 2)

Abb. 2: Buchungsoptionen bearbeiten

• Eintrag bearbeiten: Preis, Preisgruppe oder Steuersatz ändern möglich. Entweder mit individueller Eingabe oder entsprechend der Konfiguration der Anmeldung.

• Stornieren: Option der Wahl, wenn einzelne Inhalte der Buchung storniert werden sollen.

• Löschen: Selten genutzt. Diese Option empfiehlt sich nur, wenn z.B. während der Bearbeitung ein eben erst hinzugefügtes Angebot wieder entfernt werden soll, bevor am Schluss die Rechnung aktualisiert wird.

• Bei der Bearbeitung/Stornierung von Buchungsoptionen wird keine Storno- oder Bearbeitungsgebühr auf der Rechnung ergänzt. Eine Gebühr ergänzen.

• Abschließend muss die Rechnung aktualisiert werden, erst damit wird der Bearbeitungsvorgang abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erstellt.

• Mit der Kommentarfunktion können Änderungen oder Abweichungen für andere Bearbeiter:innen im Backend zu dokumentieren.

• Es werden keine automatischen Mails bei Bearbeitungen im Backend ausgelöst. Bei Bedarf können die Teilnehmer:innen via Buchungs-Infomail (geht an eingebuchte Person, Tab in den Buchungsdetails) oder Rechnungs-Infomail (geht an Rechnungsempfänger:in, Tab in den Rechnungsdetails) informiert werden.

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