# Teilnehmende einer Buchung austauschen

## Szenario 1: Rechnungsadresse und Buchungsinhalt bleiben bestehen

In diesem Fall können ist es ausreichend die Person in der Buchung austauschen. Es muss keine Stornierung durchgeführt werden.

* Die Buchung öffnen
* Über das Personen-Icon (Abb. 1) einen neuen Datensatz aus der Personendatenbank auswählen (*zurück zur Liste* oder Suchmaske nutzen)
* Sollte die Person nicht vorhanden sein, muss ein neuer Personendatensatz angelegt und übernommen werden

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FbIlPZSWgxMYBe50tLeq8%2F2024-08-19_12h15_00.png?alt=media&#x26;token=372e5e53-9aee-4568-b7e7-8797e30561de" alt="Abb. 1: Teilnehmer:in austauschen"><figcaption><p>Abb. 1: Teilnehmer:in austauschen</p></figcaption></figure>

{% hint style="danger" %}
Überschreiben Sie nicht den vorhandenen Datensatz mit den Daten der neuen Person. Vielleicht kommt die Person zwar nicht zur Konferenz, ist jedoch Autor:in eines Beitrags: Würden Sie die Personendaten nun einfach überschreiben, würde im Abstractband am Ende eine falsche Person als Autor:in aufgeführt werden.
{% endhint %}

* Abschließend muss die Rechnung aktualisiert werden, erst damit wird der Bearbeitungsvorgang abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erstellt.
* Mit der Kommentarfunktion können Änderungen oder Abweichungen für andere Bearbeiter:innen im Backend zu dokumentieren.
* Es werden keine automatischen Mails bei Bearbeitungen im Backend ausgelöst. Bei Bedarf können  die Teilnehmer:innen via *Buchungs-Infomail* (geht an eingebuchte Person, Tab in den Buchungsdetails) oder *Rechnungs-Infomail* (geht an Rechnungsempfänger:in, Tab in den Rechnungsdetails) informiert werden.

## Szenario 2: Rechnungsadresse und/oder Buchungsinhalt ändern sich

{% hint style="info" %}
Für Ticketing Kund:innen: Im Fall einer Rückerstattung, muss der Vorgang spätestens jetzt an den [Converia Ticketingsservice](https://manual.converia.de/ticketing-zahlungsabwicklung-mit-converia/allgemeines/wer-ist-fur-stornierungen-oder-umbuchungen-verantwortlich) abgegeben werden.
{% endhint %}

* Wenn sich zusätzlich zur teilnehmenden Person nur die Rechnungsadresse ändert, kann der unter Szenario 1 verwendeten Personendatensatz ebenso in der [Rechnung ausgetauscht werden](#szenario-1-rechnungsadresse-und-buchungsinhalt-bleiben-bestehen). Die Rechnung muss nur einmalig nach der Bearbeitung der Buchung und der Rechnung aktualisiert werden.

{% hint style="success" %}
Ändert sich neben Teilnehmer:in und Rechnungsadresse außerdem der Buchungsinhalt,  empfehlen wir, die neue Person um eine selbstständige Buchung im Frontend zu bitten. Die ursprüngliche Rechnung sollte in dem Fall komplett storniert werden.
{% endhint %}

Der Buchungsinhalt kann folgendermaßen angepasst werden:

* Die Buchungsdetails aufrufen
* Entweder zusätzliche Buchungsoptionen hinzufügen (Abb. 1: Pkt. 1) oder bestehende Buchungsoptionen bearbeiten (Abb. 1: Pkt. 2)

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FaFHJuYSxilH2EM1TLPS8%2F2024-08-19_12h27_22.png?alt=media&#x26;token=dbc0b459-dfe9-4a8d-8631-c5366bd7f11e" alt="Abb. 1: Buchungsoptionen bearbeiten"><figcaption><p>Abb. 2: Buchungsoptionen bearbeiten</p></figcaption></figure>

* *Eintrag bearbeiten*: Preis, Preisgruppe oder Steuersatz ändern möglich. Entweder mit individueller Eingabe oder entsprechend der Konfiguration der Anmeldung.
* *Stornieren*: Option der Wahl, wenn einzelne Inhalte der Buchung storniert werden sollen.
* *Löschen*: Selten genutzt. Diese Option empfiehlt sich nur, wenn z.B. während der Bearbeitung ein eben erst hinzugefügtes Angebot wieder entfernt werden soll, bevor am Schluss die Rechnung aktualisiert wird.
* Bei der Bearbeitung/Stornierung von Buchungsoptionen wird keine Storno- oder Bearbeitungsgebühr auf der Rechnung ergänzt. [Eine Gebühr ergänzen](https://manual.converia.de/teilnehmende/personen-und-teilnehmende-verwalten/stornieren-im-uberblick/buchungsoptionen-umbuchen-oder-stornieren/umbuchungsgebuhr-erheben-und-auf-rechnung-ausweisen#angebotspaket-bearbeitungsgebuhr-anlegen).
* Abschließend muss die Rechnung aktualisiert werden, erst damit wird der Bearbeitungsvorgang abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erstellt.
* Mit der Kommentarfunktion können Änderungen oder Abweichungen für andere Bearbeiter:innen im Backend zu dokumentieren.
* Es werden keine automatischen Mails bei Bearbeitungen im Backend ausgelöst. Bei Bedarf können  die Teilnehmer:innen via *Buchungs-Infomail* (geht an eingebuchte Person, Tab in den Buchungsdetails) oder *Rechnungs-Infomail* (geht an Rechnungsempfänger:in, Tab in den Rechnungsdetails) informiert werden.

#### Nachzahlung notwendig?

Person über Nachzahlung aus dem System informieren - [weitere Informationen](https://manual.converia.de/ticketing-zahlungsabwicklung-mit-converia/allgemeines/zahlungsinformationen-fur-nach-zahlung-versenden).