# Arbeit im Konferenzplaner

## Allgemein

Mit dem grafischen Konferenzplaner wird das Konferenzprogramm erstellt und für Teilnehmer:innen in geeigneter Form dargestellt. Er ist die Grundlage für weitere Funktionen, die auf das Konferenzprogramm zurückgreifen (Referent:innenmanagement, App, Virtual Venue, API).

Den Konferenzplaner findet man im Backend unter *Verwaltung > Organisation & Planung > Konferenzplaner*

## Funktionen des Konferenzplaners

### Visual Schedule Builder (VSB) für Organisator:innen

* Erstellung eines konkreten Konferenzprogramms aus Sitzungen und darin enthaltenen Vorträgen, an unterschiedlichen Tagen und in unterschiedlichen Räumen
* Verplanen angenommener eingereichter Beiträge und Sitzungen
* Erstellen eingeladener Beiträge und Sitzungen
* Automatisches Auffüllen von Sitzungen mit passenden Vorträgen (nach Thema und Präsentationsform)
* Konfliktwarnung
* Anlegen von zentralen Events (z.B. Check-In, Pausen, Abendveranstaltung)
* Verschlagwortung von Sitzungen

### Konferenzplan für die Teilnehmer:innen

* Grafischer Tagesplan aller Sitzungen und Listenansicht mit Sitzungsdetails
* Erstellen eines persönlichen Konferenzprogramms mit Favoritenfunktion für Sitzungen oder Vorträge
* Anzeige aller Sessions einzelner Vortragenden oder Vorsitzenden oder nach Schlagworten
* Filterfunktion nach Sitzungsthemen und -präsentationsformen
* Suchfunktion nach Sitzungs- und Vortragstiteln und Autor:innen

## Voraussetzungen für die Nutzung des Konferenzplaners

1. Gebäude und Räume müssen im Vorfeld angelegt werden.

{% hint style="info" %}
Erforderliche Angaben müssen i.d.R. an den/die Ansprechpartner/in bei Converia gesendet werden, da dieser Schritt nicht eigenständig durchgeführt werden kann.
{% endhint %}

2. Die Beitragsbewertung ist abgeschlossen

   a. Beiträge wurden akzeptiert

   b. Finale Präsentationsform wurde festgelegt

   c. Beiträge wurden einem Themengebiet zugewiesen
3. Die Beiträge wurden in den Arbeitsabläufen finalisiert, d.h. sie müssen im Bereich *Verwaltung > Beitragsbewertung > Arbeitsabläufe* ganz rechts in der letzten *Phase: Finalisiert* liegen. (Bei einer zusätzlichen Manuscripteinreichung gilt dies auch für die Manuscripts).

{% hint style="warning" %}
Wenn die klassische Beitragseinreichung nicht genutzt wurde, können auch Beiträge direkt im Schritt 4 des Planers angelegt werden. Diese Beiträge zählen dann als „eingeladene“ Beiträge, die keinen *Call for Papers* durchlaufen haben. Diese Beiträge müssen die Voraussetzungen unter Punkt 2 und 3 nicht erfüllen.
{% endhint %}

## Allgemeine Hinweise für die Arbeit im Konferenzplaner

* Das zeitgleiche Arbeiten von mehreren Personen an einem Plan sollte (wenn möglich) vermieden werden. Ist dies trotzdem notwendig, muss darauf geachtet werden, dass
  * nicht am gleichen Element gearbeitet wird, sondern lieber an verschiedenen Tagen in verschiedenen Räumen
  * die Finalisierung/Veröffentlichung des Plans gut koordiniert wird. Ansonsten besteht die Gefahr, dass durch die Veröffentlichung die (zeitgleiche) Arbeit der weiteren Person verloren geht.
* Änderungen im Planer werden unmittelbar gespeichert. Die Arbeit kann jederzeit unterbrochen und später an der gleichen Stelle fortgesetzt werden.
* Um die letzte Arbeit zu öffnen, *Entwurf* > *Letzten Entwurf laden* (Abb. 1, Punkt 1) anwählen.

{% hint style="success" %}
Wir empfehlen, ausschließlich in einem Entwurf zu arbeiten.
{% endhint %}

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FxNJDPR83Mydf0YgEUvRy%2F2024-08-21_15h36_35.png?alt=media&#x26;token=0ceafb72-4f1f-40e2-b148-0d954b621153" alt="Abb. 1: Konferenzplaner Übersicht"><figcaption><p>Abb. 1: Konferenzplaner Übersicht</p></figcaption></figure>

* Veröffentlichte Entwürfe (Abb. 1, Punkt 2) können jederzeit im Frontend angeschaut werden (entweder über den Button *Vorschau* oder die allgemeine Vorschau *Zum Konferenzplaner* im Backend oben rechts, mittlerer Button). Im veröffentlichten Entwurf sind alle final akzeptierten, verplanten Beiträge sichtbar.
* Unter Einstellungen können Sichtbarkeitseinschränkungen definiert werden (Abb. 1, Punkt 3).

## Spezielle Hinweise im Hinblick auf die Virtual Venue Programmgestaltung

* Alles, was im Planer angelegt wird, egal ob zentrale Events oder Sessionblöcke, werden in der **Converia Virtual Venue (VV)** als Programmpunkte ausgegeben. Zentrale Events sind i.d.R. nicht notwendig.
* Poster müssen nicht im VSB verplant/angelegt werden, um in der VV angezeigt zu werden. Es genügt, als Präsentationsform *Poster* auszuwählen. Poster erscheinen dann auf der VV auf einer eigenen Seite. Sollen Poster im Rahmen eines festen Programmpunktes von den Verfasser:innen (live) präsentiert werden, kann eine Session (z.B. *Poster Session*) angelegt und dann alle Posterbeiträge dort eingefügt werden (z.B. mit 3-Minuten-Zeitslots, siehe [Schritt 3: Blöcke](#schritt-3-blocke) und [Schritt 4: Präsentationen](#schritt-4-prasentationen)).
* Der Planer sollte entsprechend gestaltet werden:
  * Pausen nicht extra anlegen (es sei denn, es findet auch auf virtueller Ebene ein (Pausen-)Programm statt)
  * Bitte Programmpunkte nicht doppelt anlegen. Diese würden sonst auf der VV als zwei Programmpunkte erscheinen, finden ja aber nur auf einem Kanal statt.
  * Virtuelle Postersitzungen im Livestream funktionieren am besten, wenn die verschiedenen Poster-Autor:innen in einer gemeinschaftlichen Sitzung vor einer gemeinsamen Zuhörerschaft über ihre Poster referieren können.
  * Workshops mit externen Links können i.d.R. als Beiträge in einem Sitzungsblock angelegt werden. Die Buttons zum Einstieg in den Meeting-Raum können auf Talk-Ebene im Virtual Venue-Backend ergänzt werden.

## Die vier Schritte im Konferenzplaner

### Schritt 1: Tage und Räume

> Dieser Schritt kann für das Erstellen des Programms für die Virtual Venue ignoriert werden.

Im ersten Schritt erscheint eine Übersicht über alle Räume, Tage, Anfangs- und Endzeiten. Die Sichtbarkeit der Räume im Konferenzplaner-Frontend kann hier gesteuert werden.

### Schritt 2: Zentrale Events

> Dieser Schritt kann für das Erstellen des Programms für die Virtual Venue ignoriert werden.

In diesem Schritt werden zentrale Events, wie Kaffeepausen oder die Registrierung angelegt. Zentrale Events können Zeiten in allen Räumen blocken und sind für jeden zugänglich.

{% hint style="warning" %}
**Bitte keine zentralen Events für die Virtual Venue anlegen**, da diese dort sonst als parallele Programmpunkte erscheinen. Pausen müssen in der Virtual Venue nicht angelegt werden, sofern sie kein Programm enthalten (in dem Fall werden sie als Sessions im Schritt 3 angelegt).
{% endhint %}

### Schritt 3: Blöcke

In Schritt 3 werden thematische Sessions bzw. Blöcke angelegt. Jede Session erscheint als Programmpunkt im Konferenzplaner bzw. in der Virtual Venue. Sessions sind thematische Container für die einzelnen Beiträge, die im Schritt 4 ergänzt werden.

{% hint style="info" %}
Ein *Block* ist im Planer an vielen Stellen schlicht die Bezeichnung für *Session* – dieser Begriff wird in der Einreichung verwendet.
{% endhint %}

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FNihgCT0yNcoWe2pQhi8z%2F2024-08-21_15h38_06.png?alt=media&#x26;token=be7f17f1-e573-431b-a1a6-59c429ae0b7a" alt="Abb. 2: Schritt 3 - Block hinzufügen"><figcaption><p>Abb. 2: Schritt 3 - Block hinzufügen</p></figcaption></figure>

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FzKxJtHBbiUaWLvkKmegI%2F2024-08-21_15h38_57.png?alt=media&#x26;token=2e582eed-5d31-4322-b414-797585c78512" alt="Abb. 3: Block hinzufügen - Detailseite"><figcaption><p>Abb. 3: Block hinzufügen - Detailseite</p></figcaption></figure>

* *Raum* und *Tag* sind in diesem Fall schon eingetragen, es müssen noch *Beginn* und *Ende* des Blocks, das *Thema* und die *Präsentationsart* hinzugefügt werden.

{% hint style="danger" %}
Die Dauer der einzelnen Präsentationen muss definiert werden, damit in Schritt 4 die entsprechende Anzahl der Beiträge dem Block hinzugefügt werden kann. Wenn keine Dauer vorgegeben ist, muss der Haken bei *zeitunabhängige Beiträge* gesetzt sein. **Anderenfalls kann im nächsten Schritt kein Beitrag ergänzt werden!**
{% endhint %}

* Einmal angelegt, kann die Session nur noch bearbeitet werden, wenn das Schlosssymbol geöffnet wird.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FrvTnxUwrjF24w3WWcGkL%2F2024-08-21_15h40_05.png?alt=media&#x26;token=5ade33eb-8671-4ff5-a229-b5cb66b6b6ea" alt="Abb. 4: Schlosssymbol"><figcaption><p>Abb. 4: Schlosssymbol</p></figcaption></figure>

* Einige Änderungen können zudem nur direkt in der Session über den Button *Session-Details* durchgeführt werden (z.B. das Thema ändern).
* Eine Sessionbeschreibung, die auf der Virtual Venue angezeigt werden soll, kann im Textfeld *Allgemeine Hinweise* im Block eingetragen werden.
* Es sollte mindestens eine verantwortliche Person in den Session-Details im Tab Beitragsdaten unter Chairs festgelegt werden.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FejOGBH5nnA86e6PVifwW%2F2024-08-21_15h48_26.png?alt=media&#x26;token=0aae2f7a-2cc5-40be-85dd-150089fdc1b3" alt="Abb. 5: Chair hinzufügen"><figcaption><p>Abb. 5: Chair hinzufügen</p></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Für die Anzeige in der Virtual Venue sind nur diese Schritte für das Anlegen von Sessions relevant. Alle weiteren Details, die in der Session angepasst werden können, können später noch vervollständigt werden.
{% endhint %}

### Schritt 4: Präsentationen

Im Schritt 4 können Beiträge in den Sessionblöcken (siehe Abb.) ergänzt werden.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FsH3V4d2jh6Felq0kNvvq%2F2024-08-21_15h49_54.png?alt=media&#x26;token=c62ed9a0-375a-40c1-a559-1fac2f73b03b" alt="Abb. 6: Beitrag hinzufügen"><figcaption><p>Abb. 6: Beitrag hinzufügen</p></figcaption></figure>

* Wenn bereits Beiträge aus der Einreichung vorhanden sind, können diese aus der Liste ausgewählt werden (Button *Zurück zur Liste*).
* Anderenfalls kann der Beitrag neu mit Titel, verantwortlicher Person, Präsentationsform usw. angelegt werden. Weitere Autor:innen und Abstract-Inhalte können nach dem Speichern ergänzt werden (Beitragsdetails anklicken, um wieder in den Beitrag zu gelangen und im nun sichtbaren Tab *Allgemeine Informationen* die Beitragsdaten ergänzen).

<figure><img src="https://slabstatic.com/prod/uploads/v54u0pgn/posts/images/RX2rov2O2_aFxAr1l-asGDyv.png" alt="Abb. 7: Allgemeine Informationen"><figcaption><p>Abb. 7: Allgemeine Informationen</p></figcaption></figure>

## Veröffentlichung

Am Schluss kann der Entwurf (ohne Mailversand) veröffentlicht werden.

{% hint style="warning" %}
Nur durch die erneute Veröffentlichung werden Änderungen **in allen Frontendansichten** übernommen.
{% endhint %}

*Technischer Hintergrund:* Die einzelnen Frontendansichten des Konferenzplans werden jeweils beim ersten Aufruf auf dem Server "gecached", also zwischengespeichert, damit Sie bei weiteren Aufrufen nicht neu generiert werden müssen und schneller ausgeliefert werden können. Erst mit dem erneuten Veröffentlichen wird der komplette Cache gelöscht und die Ansichten werden beim nächsten Aufruf neu generiert.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FKvsEiYTIsA9BTUJ7tEA0%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=65343457-304f-4f08-884b-fd3f2fb926e0" alt="Abb. 8: Entwurf veröffentlichen"><figcaption><p>Abb. 8: Entwurf veröffentlichen</p></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Der veröffentlichte Planungsstand bildet die Datengrundlage für die Exporte aus dem Konferenzplaner und die [Converia API V2](https://manual.converia.de/development/converia-apis).
{% endhint %}