Arbeit im Konferenzplaner

Allgemein

Mit dem grafischen Konferenzplaner wird das Konferenzprogramm erstellt und für Teilnehmer:innen in geeigneter Form dargestellt. Er ist die Grundlage für weitere Funktionen, die auf das Konferenzprogramm zurückgreifen (Referent:innenmanagement, App, Virtual Venue, API).

Den Konferenzplaner findet man im Backend unter Verwaltung > Organisation & Planung > Konferenzplaner

Funktionen des Konferenzplaners

Visual Schedule Builder (VSB) für Organisator:innen

• Erstellung eines konkreten Konferenzprogramms aus Sitzungen und darin enthaltenen Vorträgen, an unterschiedlichen Tagen und in unterschiedlichen Räumen

• Verplanen angenommener eingereichter Beiträge und Sitzungen

• Erstellen eingeladener Beiträge und Sitzungen

• Automatisches Auffüllen von Sitzungen mit passenden Vorträgen (nach Thema und Präsentationsform)

• Konfliktwarnung

• Anlegen von zentralen Events (z.B. Check-In, Pausen, Abendveranstaltung)

• Verschlagwortung von Sitzungen

Konferenzplan für die Teilnehmer:innen

• Grafischer Tagesplan aller Sitzungen und Listenansicht mit Sitzungsdetails

• Erstellen eines persönlichen Konferenzprogramms mit Favoritenfunktion für Sitzungen oder Vorträge

• Anzeige aller Sessions einzelner Vortragenden oder Vorsitzenden oder nach Schlagworten

• Filterfunktion nach Sitzungsthemen und -präsentationsformen

• Suchfunktion nach Sitzungs- und Vortragstiteln und Autor:innen

Voraussetzungen für die Nutzung des Konferenzplaners

1. Gebäude und Räume müssen im Vorfeld angelegt werden.

1. Die Beitragsbewertung ist abgeschlossen

   a. Beiträge wurden akzeptiert

   b. Finale Präsentationsform wurde festgelegt

   c. Beiträge wurden einem Themengebiet zugewiesen

2. Die Beiträge wurden in den Arbeitsabläufen finalisiert, d.h. sie müssen im Bereich Verwaltung > Beitragsbewertung > Arbeitsabläufe ganz rechts in der letzten Phase: Finalisiert liegen. (Bei einer zusätzlichen Manuscripteinreichung gilt dies auch für die Manuscripts).

Allgemeine Hinweise für die Arbeit im Konferenzplaner

• Das zeitgleiche Arbeiten von mehreren Personen an einem Plan sollte (wenn möglich) vermieden werden. Ist dies trotzdem notwendig, muss darauf geachtet werden, dass

  • nicht am gleichen Element gearbeitet wird, sondern lieber an verschiedenen Tagen in verschiedenen Räumen

  • die Finalisierung/Veröffentlichung des Plans gut koordiniert wird. Ansonsten besteht die Gefahr, dass durch die Veröffentlichung die (zeitgleiche) Arbeit der weiteren Person verloren geht.

• Änderungen im Planer werden unmittelbar gespeichert. Die Arbeit kann jederzeit unterbrochen und später an der gleichen Stelle fortgesetzt werden.

• Um die letzte Arbeit zu öffnen, Entwurf > Letzten Entwurf laden (Abb. 1, Punkt 1) anwählen.

• Veröffentlichte Entwürfe (Abb. 1, Punkt 2) können jederzeit im Frontend angeschaut werden (entweder über den Button Vorschau oder die allgemeine Vorschau Zum Konferenzplaner im Backend oben rechts, mittlerer Button). Im veröffentlichten Entwurf sind alle final akzeptierten, verplanten Beiträge sichtbar.

• Unter Einstellungen können Sichtbarkeitseinschränkungen definiert werden (Abb. 1, Punkt 3).

Spezielle Hinweise im Hinblick auf die Virtual Venue Programmgestaltung

• Alles, was im Planer angelegt wird, egal ob zentrale Events oder Sessionblöcke, werden in der Converia Virtual Venue (VV) als Programmpunkte ausgegeben. Zentrale Events sind i.d.R. nicht notwendig.

• Poster müssen nicht im VSB verplant/angelegt werden, um in der VV angezeigt zu werden. Es genügt, als Präsentationsform Poster auszuwählen. Poster erscheinen dann auf der VV auf einer eigenen Seite. Sollen Poster im Rahmen eines festen Programmpunktes von den Verfasser:innen (live) präsentiert werden, kann eine Session (z.B. Poster Session) angelegt und dann alle Posterbeiträge dort eingefügt werden (z.B. mit 3-Minuten-Zeitslots, siehe Schritt 3: Blöcke und Schritt 4: Präsentationen).

• Der Planer sollte entsprechend gestaltet werden:

  • Pausen nicht extra anlegen (es sei denn, es findet auch auf virtueller Ebene ein (Pausen-)Programm statt)

  • Bitte Programmpunkte nicht doppelt anlegen. Diese würden sonst auf der VV als zwei Programmpunkte erscheinen, finden ja aber nur auf einem Kanal statt.

  • Virtuelle Postersitzungen im Livestream funktionieren am besten, wenn die verschiedenen Poster-Autor:innen in einer gemeinschaftlichen Sitzung vor einer gemeinsamen Zuhörerschaft über ihre Poster referieren können.

  • Workshops mit externen Links können i.d.R. als Beiträge in einem Sitzungsblock angelegt werden. Die Buttons zum Einstieg in den Meeting-Raum können auf Talk-Ebene im Virtual Venue-Backend ergänzt werden.

Die vier Schritte im Konferenzplaner

Schritt 1: Tage und Räume

Dieser Schritt kann für das Erstellen des Programms für die Virtual Venue ignoriert werden.

Im ersten Schritt erscheint eine Übersicht über alle Räume, Tage, Anfangs- und Endzeiten. Die Sichtbarkeit der Räume im Konferenzplaner-Frontend kann hier gesteuert werden.

Schritt 2: Zentrale Events

Dieser Schritt kann für das Erstellen des Programms für die Virtual Venue ignoriert werden.

In diesem Schritt werden zentrale Events, wie Kaffeepausen oder die Registrierung angelegt. Zentrale Events können Zeiten in allen Räumen blocken und sind für jeden zugänglich.

Schritt 3: Blöcke

In Schritt 3 werden thematische Sessions bzw. Blöcke angelegt. Jede Session erscheint als Programmpunkt im Konferenzplaner bzw. in der Virtual Venue. Sessions sind thematische Container für die einzelnen Beiträge, die im Schritt 4 ergänzt werden.

• Raum und Tag sind in diesem Fall schon eingetragen, es müssen noch Beginn und Ende des Blocks, das Thema und die Präsentationsart hinzugefügt werden.

• Einmal angelegt, kann die Session nur noch bearbeitet werden, wenn das Schlosssymbol geöffnet wird.

• Einige Änderungen können zudem nur direkt in der Session über den Button Session-Details durchgeführt werden (z.B. das Thema ändern).

• Eine Sessionbeschreibung, die auf der Virtual Venue angezeigt werden soll, kann im Textfeld Allgemeine Hinweise im Block eingetragen werden.

• Es sollte mindestens eine verantwortliche Person in den Session-Details im Tab Beitragsdaten unter Chairs festgelegt werden.

Schritt 4: Präsentationen

Im Schritt 4 können Beiträge in den Sessionblöcken (siehe Abb.) ergänzt werden.

• Wenn bereits Beiträge aus der Einreichung vorhanden sind, können diese aus der Liste ausgewählt werden (Button Zurück zur Liste).

• Anderenfalls kann der Beitrag neu mit Titel, verantwortlicher Person, Präsentationsform usw. angelegt werden. Weitere Autor:innen und Abstract-Inhalte können nach dem Speichern ergänzt werden (Beitragsdetails anklicken, um wieder in den Beitrag zu gelangen und im nun sichtbaren Tab Allgemeine Informationen die Beitragsdaten ergänzen).

Veröffentlichung

Am Schluss kann der Entwurf (ohne Mailversand) veröffentlicht werden.