# Einfaches Book of Abstracts erstellen

Mithilfe des Beitragsexports kann mit wenig Aufwand ein einfaches *Book of Abstracts* erstellt werden. Voraussetzung dafür ist die Einreichung per Formular.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FmqxxFJYRrwzSr6DHm9BR%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=fbe9defc-0a4d-4ddd-8937-2efdb3345420" alt="Abb. 1: Excel Export der Beiträge"><figcaption><p>Abb. 1: Excel-Export der Beiträge</p></figcaption></figure>

Zunächst muss die Beitragsliste mit den gewünschten Einstellungen gefiltert werden. I.d.R. sind dies angenommene bzw. verplante Beiträge, bei denen die Autor:innen die Teilnahme zugesagt haben. Somit ist die gefilterte Liste per *Excel-Export* herunterzuladen und zu prüfen, ob alle Abstracts enthalten sind.

Anschließend in Word einen Seriendruck (Abb. 2, Pkt. 1) anlegen (mit *Briefe* wird jedes Abstract auf einer neuen Seite begonnen), als *Empfänger*  (Abb. 2, Pkt. 3) den Excel-Export wählen und die *Empfängerliste bearbeiten* (Abb. 2, Pkt. 5). Mit der *Sortieren* Funktion (Abb. 2, Pkt. 6) kann bspw. nach dem Beitragscode sortiert werden.

{% hint style="info" %}
Die Sortierung erfolgt 1 -> 10 -> 100, damit ein Abstract mit dem Beitragscode 2 vor dem Abstract mit Beitragscode 10 aufgezählt wird, müssen die Beitragscodes folgendermaßen formatiert sein (bei max. dreistelliger Anzahl an Abstracts): 001, 002, 003 \[...] 010, 011 \[...].&#x20;
{% endhint %}

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FA25QAn83Pv9D1f8YVkzn%2F2024-09-17_15h08_57.png?alt=media&#x26;token=e7809b7a-b5d6-4f4d-a491-1b3cb6a46a7d" alt="Abb. 2: Beiträge als Serienbrief in Word importieren"><figcaption><p>Abb. 2: Beiträge als Serienbrief in Word importieren</p></figcaption></figure>

Ist die Sortierung auf die Anforderungen angepasst und abgeschlossen, können die gewünschten Parameter aus der Tabelle in den Seriendruck eingefügt werden (Abb. 2).

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FEA3DNvlMzwVJXwMsqGvX%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=eb32f4f9-fea2-4ec4-bd6c-693cb0e3cc1a" alt="Abb. 3: Die gewünschten Parameter einfügen"><figcaption><p>Abb. 3: Die gewünschten Parameter einfügen</p></figcaption></figure>

Anschließend können die Seriendruckfelder noch wie gewünscht formatiert werden (z.B. Titel fett oder in größerer Schriftart, Autor:innen kursiv etc.).

Mit *Fertig stellen und zusammenführen -> Einzelne Dokumente bearbeiten*, kann vor dem finalen Speichern geprüft werden, ob die Formatierung passt. Abschließend muss das neue Dokument unter einem passenden Namen gespeichert werden. Nun können finale Korrekturen (Umbrüche o.ä.) vorgenommen werden.