Zusatzfelder für bestimmte Personenkreise

Konfiguration -> Anmeldung -> Angebotswizard

Eine weitere Möglichkeit, zusätzliche Abfragen im Bereich der Teilnahmeanmeldung unterzubringen, ist es, Fragen & Antworten innerhalb von Angebotspaketen einzubauen. Mithilfe von Fragen & Antworten können Informationen und Buchungsoptionen abgefragt werden, Einfluss auf den Preis des Angebots haben sie jedoch nicht.

Da diese Abfragen innerhalb der Angebotspakete platziert werden, deren Sichtbarkeit für die einzelnen Preisgruppen steuerbar ist, können auf diesem Weg Informationen erhoben werden, die nur für einen bestimmten Personenkreis relevant sind.

Beispiel:

Für die Anmeldung der Presse wird ein Angebotspaket erstellt, das ausschließlich diese Preisgruppe sieht und im Paket die Abfrage ergänzt, welchem Pressemedium sich diese Person zuordnen lässt: Print, Digital, TV oder Radio.

Weitere Hinweise zu Fragen & Antworten in der Teilnahmeanmeldung

• Fragen & Antworten bieten in der Weiterverarbeitung mehr Möglichkeiten als Zusatzfelder und sind einfacher in der Konfiguration.

• Sie werden auf der Buchungsbestätigung und wahlweise auf der Rechnung angezeigt.

• Antwortkürzel können auf den Badges ausgegeben werden.

• Über Antworten werden Kontingente gesteuert, d. h. die Antwortmöglichkeiten sind kontingentierbar (außer Freitextantworten).

• Da Antworten auch Buchungsoptionen sein können, ist es den Teilnehmenden nicht möglich, diese im Nachhinein selbstständig zu ändern (umzubuchen). Änderungen können nach Abschluss der Buchung nur im Backend durchgeführt werden.

Verwaltung der erhobenen Daten aus Fragen & Antworten im Backend

Sobald die Anmeldung gestartet ist, sollte unbedingt vermieden werden, die Platzierung der Fragen und Antworten im Angebotswizard zu ändern, sie zu löschen oder die Optionen so umzubenennen, dass sich ihre inhaltliche Bedeutung verändert. Solche Änderungen können Auswirkungen auf bestehende Buchungen, Listen und Exporte haben und unter Umständen zu Problemen bei der Nachverfolgbarkeit führen.

Abb. 1: Übersicht über vorhandene Antworten

• Neben den Möglichkeiten im Angebotswizard können Fragen & Antworten und deren Verknüpfungen unter dem Menüpunkt Organisation & Planung bearbeitet werden (Abb. 1). Es sollte vermieden werden, parallel im Angebotswizard und im Bereich Organisation & Planung zu arbeiten.

• Unter Organisation & Planung können ebenfalls Teilnahmelisten pro Antwort eingesehen und exportiert werden.

• In den Buchungsexporten können alle Fragen & Antworten der Teilnehmenden verwaltet und weiterverarbeitet werden (Abb. 2). In den Exporten finden sich auch die Antworten, die auf Freitextfragen gegeben wurden.

• Es ist möglich, Shortcuts für Antworten auf das Converia-Dashboard zu legen, um einen besseren Überblick zu behalten.

Abb. 2: Verwaltung aller Fragen & Antworten in den Buchungsexporten

Weiterführende Informationen

• Fragen und Antworten konfigurieren