Check-In vor Ort

Hauptszenarien

• Person ist angemeldet und Check-In ist möglich

  → siehe Check-In

• Person ist angemeldet, aber Check-In ist nicht möglich → Ursache beheben & Check In

• Person ist nicht angemeldet → Neue Buchung anlegen → ggf. Zahlung entgegennehmen & Nachweise prüfen → Check-In

Weitere Szenarien

• Person ist angemeldet und möchte die Buchung ändern -> Buchung ändern und ggf. Zahlung entgegennehmen

• Person möchte Teilnahmebestätigung erhalten -> siehe Check-In

• Person möchte Zahlungsbestätigung erhalten -> siehe Zahlung entgegennehmen

• Namensschild ist falsch / Personendaten sind nicht korrekt -> in Converia Personendaten ändern und ggf. Buchung ändern

• Namensschild neu drucken

  -> siehe Check-In

Check-In

• entweder über: Dashboard -> Check-In

• oder über Menü: Verwaltung -> Anmeldung -> Check-In

Erster Aufruf, neuer Tag → Check-In-Liste wählen

Beim ersten Aufruf des Check-In-Moduls an einem neuen Arbeitsplatz oder an einem neuen Tag bitte die entsprechende Check-In-Liste wählen (z.B. Tagesliste oder Gesamtliste).

Normales Prozedere für Check In

1. Hat der TN seine Buchungsbestätigung dabei?

   • Ja → Barcode scannen, weiter mit 3.

   • Nein → Name suchen (mind. 3 Zeichen)

2. Buchung im System gefunden?

   • Ja → weiter mit 3.

   • Nein → Sonderfälle

3. Check In möglich?

Ja → Namensschild ausgeben, Check-In-Button klicken, ggf. TN-Bestätigung ausdrucken, siehe Legende

Nein → Ursache beheben

• Offene Zahlung? → Offenen Betrag hinterlegen

• Nachweis ungeprüft? → Nachweis prüfen

• Mitgliederstatus inaktiv? → Mitgliedsstatus prüfen

• Check-In-Sperre? → Troubleshooting-Counter

Sonderfälle

1. Ist die Person nicht zu finden? → Prüfen, ob Haken bei Optionen inklusiv anwesende Besucher und inklusiv Bedingung nicht erfüllt gesetzt sind, ggf. setzen und erneut suchen → Falls immer noch nicht auffindbar → Troubleshooting-Counter

2. Wurde eine Person versehentlich eingecheckt? → Check-Out

3. Bestehen Fragen zur Buchung? → Buchungsdetails über Buchungsdetails-Button aufrufen

4. Namensschild neu drucken → Namensschild-Button drücken und neues Schild ausdrucken

Zahlung entgegennehmen – „Offenen Betrag hinterlegen“

Aus Check-In:

• Button Offenen Betrag hinterlegen

Aus Buchungsdetails:

• Person / Buchung suchen

• Button Buchungsdetails

• Tab Rechnung > Zahlungen organisieren

• Eintrag hinzufügen

Normales Prozedere

• Betrag kassieren (Kreditkartenterminal oder Barzahlung)

• Zahlung im System hinterlegen

  • Eintrag hinzufügen

  • Zahlungsart auswählen: Barzahlung oder Manuelle Kartenzahlung, etc.

  • Betrag kontrollieren, Datum kontrollieren

  • Speichern

• Zahlungsbestätigung ausdrucken, in der Liste Zahlungen am Ende der Zeile auf das Symbol Zahlungsbestätigung drücken

• Ggf. Zahlungsart umstellen (Tab Rechnung) und Rechnung aktualisieren

• Check-In abschließen

  • Ggf. Nachweise prüfen

  • Ggf. Mitgliedsstatus prüfen

  • In Check-In wechseln

  • bei Neuanmeldungen und Umbuchungen Namensschild drucken & ausgeben

  • Check-In-Button klicken

Nachweise prüfen

Aus Check-In:

• Button Nachweis prüfen > Tab Nachweise

Aus Buchungsdetails:

• Person / Buchung suchen

• Button Buchungsdetails

• Tab Nachweise

Normales Prozedere

• Falls Nachweisstatus ungeprüft (Datei im System vorhanden) Öffnen und bei Korrektheit Nachweisstatus auf verifiziert setzen Check-In abschließen

• Falls Nachweisstatus nicht vorhanden oder ungültig gültigen Nachweis vorzeigen lassen & Korrektheit prüfen Kommentar hinterlegen Nachweisstatus umsetzen und Zuweisen Check-In abschließen

Mitgliederstatus prüfen

Aus Check-In:

• Button zum Mitgliedereintrag

Oder Menü:

• Verwaltung > Personenverwaltung > Mitglieder

Normales Prozedere

• Vorgehen mit Veranstalter bzw. Gesellschaften abstimmen

• Mitgliederstatus muss auf aktiv gesetzt sein, damit Check-In für Mitgliederbuchungen möglich ist

Neue Buchung / Neue Teilnehmende Person anlegen

Aus Check-In:

• Button Neue Buchung anlegen

Oder Menü:

• Verwaltung > Anmeldung > Buchungen > Neue Buchung anlegen

Normales Prozedere

• Entweder vorhandene Person aus Personen- oder Mitgliederdatenbank wählen

• oder Haken bei Option Person neu anlegen setzen

  • Personendaten eintragen, möglichst mit E-Mail-Adresse

  • Falls keine E-Mail-Adresse vorhanden ist, Haken bei Option

  • Person ohne E-Mail speichern setzen

• Bei abweichender Rechnungsadresse, Haken bei Option

• Separate Rechnungsadresse setzen und Adressdaten für Rechnung eintragen

• Zahlungsart einstellen

• Dann auf Button Speichern klicken

• Es erscheint ein neues Fenster mit einer leeren Buchung

• Gewünschte Buchungsoption(en) hinzufügen

• Ggf. Rechnung und Buchungsbestätigung ausdrucken

• Vorgang Zahlung entgegennehmen ausführen, ggf. Nachweis und Mitgliederstatus prüfen und Check-In abschließen

Personendaten ändern

Aus Check-In:

• Teilnehmende Person / Buchung suchen

• Button Buchungsdetails

• in der Buchung Person auswählen

Über Menü:

• Verwaltung > Anmeldung > Buchungen

• Teilnehmende Person über Namen, Buchungsnummer oder Rechnungsnummer suchen

• In der Buchung Person auswählen

• Falls nicht als Teilnehmende Person auffindbar, existiert keine Buchung für diese Person → Troubleshooting Counter

Normales Prozedere

• gewünschte Personendaten ändern

• Auf Button Speichern klicken

Buchung ändern

Aus Check-In:

• Teilnehmende Person / Buchung suchen

• Button Buchungsdetails

Über Menü:

• Verwaltung > Anmeldung > Buchungen

• Teilnehmende Person über Namen, Buchungsnummer oder Rechnungsnummer suchen

Normales Prozedere

• Ggf. Personendaten ändern

• Gewünschte Buchungsoptionen ändern / hinzufügen

• ggf. geänderte Rechnung und Buchungsbestätigung ausdrucken

• Vorgang Zahlung entgegennehmen ausführen und ggf. Check-In abschließen

Vertiefung, Orientierung im System

Wechsel zwischen den wichtigsten Bearbeitungsmodulen