Buchungsbestätigung generieren: Nur bei bezahlter Rechnung

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Im Modus Buchungsbestätigung generieren: Nur bei bezahlter Rechnung ist die Buchungsbestätigung erst für Teilnehmende verfügbar, wenn eine Zahlung für die entsprechende Rechnung vollständig im System hinterlegt wurde.

Zusätzlich zur Buchungsbestätigungsmail steht in diesem Modus auch eine Mailvorlage namens Betreff/E-Mailtext (bezahlte Rechnung) zur Verfügung (Abb. 1). Dabei handelt es sich um eine E-Mail, die erst versendet wird, wenn eine Zahlung eingegangen ist.

Abb. 1: Die 2 Mailvorlagen für den Modus "Nur bei bezahlter Rechnung"

Für den Buchungs- und Zahlungsvorgang gibt es zwei Szenarien, die auftreten können, und in denen das System folgende Aktionen durchführt:

1. Buchung und Zahlung erfolgen gleichzeitig

Zahlungen per Kreditkarte oder PayPal werden sofort im System vermerkt. Mit Abschluss einer Buchung werden Rechnungsmail und die normale Buchungsbestätigungsmail versendet. Die Buchungsbestätigungsmail enthält den Link zur Buchungsbestätigung.

2. Buchung wird ohne Bezahlung abgeschlossen, die Zahlung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt

Bei der Zahlungsart Überweisung ist mit Abschluss einer Buchung noch keine Zahlung im System hinterlegt. In diesem Fall wird ausschließlich die Rechnungsmail versendet.

Sobald die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt manuell im Backend eingetragen oder per Zahlungsimport Importiert wird, kann die Mail E-Mailtext (bezahlte Rechnung) verschickt werden, die den Link zur Buchungsbestätigung enthält.

Beim manuellen Hinterlegen der Zahlungen öffnet sich dazu ein Overlay, in dem die Buchungsbestätigungsmail erscheint, bearbeitet und versendet werden kann (Abb. 2). Dieses Overlay erscheint unabhängig davon, ob beim Hinterlegen der Zahlung Mail beim Speichern (bezieht sich auf die Zahlungsbestätigung) ausgewählt wurde oder nicht.

Abb. 2: Overlay mit der Mailvorlage "E-Mailtext (bezahlte Rechnung)" beim manuellen Hinterlegen einer Zahlung

Wichtiger Hinweis für Converia-Pay-Nutzer bei Verwendung des Modus Buchungsbestätigung generieren: nur bei bezahlter Rechnung

Die Buchungsbestätigungsmail wird in diesem Modus nur dann automatisch versendet, wenn die Zahlung direkt beim Abschluss der Buchung erfolgt ist, also bspw. bei Zahlung per Kreditkarte. In diesem Fall wird die normale Buchungsbestätigungsmail versendet.

Converia-Pay-Überweisungen lösen in diesem Modus bisher keine automatische Buchungsbestätigungsmail aus, sondern die Buchungsbestätigungen können über die Massenaktion in der Buchungsliste mit entsprechenden Filtern versendet werden.