Buchungsbestätigung generieren: Nur bei bezahlter Rechnung

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Im Modus Buchungsbestätigung generieren: Nur bei bezahlter Rechnung ist die Buchungsbestätigung erst für Teilnehmende verfügbar, wenn eine Zahlung für die entsprechende Rechnung vollständig im System hinterlegt wurde.

Zusätzlich zur Buchungsbestätigungsmail steht in diesem Modus auch eine Mailvorlage namens Betreff/E-Mailtext (bezahlte Rechnung) zur Verfügung (Abb. 1). Dabei handelt es sich um eine E-Mail, die erst versendet wird, wenn eine Zahlung eingegangen ist.

Abb. 1: Die 2 Mailvorlagen für den Modus "Nur bei bezahlter Rechnung"

Für den Buchungs- und Zahlungsvorgang gibt es zwei Szenarien, die auftreten können, und in denen das System folgende Aktionen durchführt:

1. Buchung und Zahlung erfolgen gleichzeitig

Zahlungen per Kreditkarte oder PayPal werden sofort im System vermerkt. Mit Abschluss einer Buchung werden Rechnungsmail und die normale Buchungsbestätigungsmail versendet. Die Buchungsbestätigungsmail enthält den Link zur Buchungsbestätigung.

2. Buchung wird ohne Bezahlung abgeschlossen, die Zahlung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt

Bei der Zahlungsart Überweisung ist mit Abschluss einer Buchung noch keine Zahlung im System hinterlegt. In diesem Fall wird ausschließlich die Rechnungsmail versendet. Wir empfehlen daher in der Vorlage der Rechnungsmail einen Hinweissatz zu ergänzen, z. B. „Sollten Sie per Überweisung zahlen, erhalten Sie Ihre Buchungsbestätigung, sobald die Zahlung eingegangen ist.“

Sobald zu einem späteren Zeitpunkt eine Zahlung hinterlegt wird, kann die Mail E-Mailtext (bezahlte Rechnung) verschickt werden, die den Link zur Buchungsbestätigung enthält.

Wenn die Zahlung manuell hinterlegt wird, öffnet sich anschließend ein Overlay, in dem die Buchungsbestätigungsmail erscheint, bearbeitet und versendet werden kann (Abb. 2). Dieses Overlay erscheint unabhängig davon, ob beim Hinterlegen der Zahlung Mail beim Speichern (bezieht sich auf die Zahlungsbestätigung) ausgewählt wurde oder nicht.

Abb. 2: Overlay mit der Mailvorlage "E-Mailtext (bezahlte Rechnung)" bei der Hinterlegung einer Zahlung

Wird der Zahlungsabwicklungs- und Ticketingservice von Converia genutzt, wird der Mailversand für die Buchungsbestätigung bei bezahlter Rechnung immer dann ausgelöst, wenn der regelmäßige Zahlungsimport durchgeführt wird. Dadurch kann es zu massenhaftem Versand dieser Mail kommen. In dem Fall können keine individuellen Anpassungen mehr in den Mails vorgenommen werden. Wir empfehlen daher die Mailvorlage E-Mailtext (bezahlte Rechnung) im Vorfeld anzupassen, wenn eine von der Standardformulierung abweichende Mail versendet werden soll.