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Im Modus Buchungsbestätigung generieren: Nur bei bezahlter Rechnung ist die Buchungsbestätigung erst für Teilnehmende verfügbar, wenn eine Zahlung für die entsprechende Rechnung vollständig im System hinterlegt wurde.
Zusätzlich zur Buchungsbestätigungsmail steht in diesem Modus auch eine Mailvorlage namens Betreff/E-Mailtext (bezahlte Rechnung) zur Verfügung (Abb. 1). Dabei handelt es sich um eine E-Mail, die erst versendet wird, wenn eine Zahlung eingegangen ist.
Für den Buchungs- und Zahlungsvorgang gibt es zwei Szenarien, die auftreten können, und in denen das System folgende Aktionen durchführt:
Zahlungen per Kreditkarte oder PayPal werden sofort im System vermerkt. Mit Abschluss einer Buchung werden Rechnungsmail und die normale Buchungsbestätigungsmail versendet. Die Buchungsbestätigungsmail enthält den Link zur Buchungsbestätigung.
Bei der Zahlungsart Überweisung ist mit Abschluss einer Buchung noch keine Zahlung im System hinterlegt. In diesem Fall wird ausschließlich die Rechnungsmail versendet. Wir empfehlen daher in der Vorlage der Rechnungsmail einen Hinweissatz zu ergänzen, z. B. „Sollten Sie per Überweisung zahlen, erhalten Sie Ihre Buchungsbestätigung, sobald die Zahlung eingegangen ist.“
Sobald zu einem späteren Zeitpunkt eine Zahlung hinterlegt wird, kann die Mail E-Mailtext (bezahlte Rechnung) verschickt werden, die den Link zur Buchungsbestätigung enthält.
Wenn die Zahlung manuell hinterlegt wird, öffnet sich anschließend ein Overlay, in dem die Buchungsbestätigungsmail erscheint, bearbeitet und versendet werden kann (Abb. 2). Dieses Overlay erscheint unabhängig davon, ob beim Hinterlegen der Zahlung Mail beim Speichern (bezieht sich auf die Zahlungsbestätigung) ausgewählt wurde oder nicht.
