Buchungsbestätigung generieren: Nach Freigabe

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Nach Abschluss der Buchung wird die Rechnungsmail mit Link zur Rechnung und die Buchungsbestätigungsmail, jedoch ohne Link zur Buchungsbestätigung, versendet.

Daher sollte darauf geachtet werden, den Text der Buchungsbestätigungsmail entsprechend anzupassen, wenn dieser Modus verwendet werden soll (Abb. 1), z.B. "Ihre Buchungsunterlagen stehen Ihnen nach Freigabe durch die Veranstaltenden im persönlichen Login-Bereich zur Verfügung."

Abb. 1: Anpassung der Mailvorlage der Buchungsbestätigungsmail

Freigabe der Buchungsbestätigung

Die Freigabe der Buchungsbestätigung erfolgt in der Buchungsübersicht.

• Die Buchungen auswählen, für die die Bestätigung freigegeben werden soll (Abb. 2, Pkt. 1). Das blaue Checkmark-Symbol zeigt an, welche Bestätigungen bereits generiert und freigegeben wurden (Abb. 2, Pkt. 2).

  • Die Freigabe kann unabhängig vom Zahlungsstatus erfolgen.

  • Über den Button Auswahloption gehen, können alle sichtbaren (gefilterten) Buchungen auf einmal angewählt werden. Werden Buchungen angewählt, deren Bestätigung bereits freigegeben ist, hat dies keine weiteren Auswirkungen.

• Über Aktion ausführen: Buchungsbestätigung freigeben wird das Dokument zum Download freigegeben (Abb. 2, Pkt. 3).

• Es wird keine automatische Mail verschickt. Die Freigabe bewirkt, dass die Teilnehmenden ihre Buchungsbestätigung im Login-Bereich downloaden können.

Abb. 2: Schritte zur Freigabe der Buchungsbestätigungen

Wenn die Teilnehmenden über die Freigabe informiert werden sollen, kann dies direkt im Anschluss über Aktion ausführen: Mail senden an alle Teilnehmenden der bereits angewählten Buchungen geschehen (Abb. 3).

Abb. 3: Mailversand direkt im Anschluss an die Freigabe

Es kann entweder eine Standardvorlage verwendet (und angepasst) oder ein ganz eigener Text verwendet werden.

Weitere Informationen siehe E-Mails aus der Buchungsliste versenden

Der E-Mail Versand erfolgt sofort, weshalb sichergestellt werden sollte, dass alle gewünschten Informationen in der E-Mail enthalten sind.