Rechnung neu anlegen

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Das Neuanlegen einer Rechnung im Backend ist in der Regel nur sehr selten notwendig. Z.B. falls ein:e Teilnehmer:in eingebucht oder eine Gruppenbuchung durchführt werden soll. Der Vorgang sollte über neue Buchung anlegen angestoßen werden.

Einer der wenigen Anwendungsfälle, bei denen es notwendig ist, zuerst eine neue, leere Rechnung anzulegen, ist das Splitten von Gruppenbuchungen. Das Vorgehen wird in diesem Kapitel beschrieben.

1. Rechnung neu anlegen

• In der Rechnungsübersicht auf Neue Rechnung anlegen klicken.

• Eine Kontaktperson auswählen.

Wird die gesuchte Person nicht angezeigt, Sie sind jedoch sicher, dass sie bereits im System vorhanden ist? Prüfen Sie bitte die Sucheinstellungen. Eventuell ist noch eine Filterung aktiv, die Sie mit Suche zurücksetzen aufheben können.

• Die Zahlungsart festlegen. Beeinflusst den Rechnungstext.

Wie die Rechnungsempfänger:in die Zahlung selbstständig im Frontend tätigen kann erklärt dieser Artikel: Zahlung im Frontend.

Abb. 1: Rechnung neu anlegen

• Mit der Checkbox Separate Rechnungsadresse, kann eine von den zuvor festgelegten Personendaten abweichende Rechnungsadresse hinterlegt werden.

In diesem Arbeitsschritt ist die Rechnung noch unvollständig. Erst mit Klick auf den Button Rechnung anlegen wird die Rechnung erzeugt und eine Rechnungsnummer vergeben.

2. Buchung auf der Rechnung hinzufügen

Die neu angelegte Rechnung ist zu diesem Zeitpunkt noch „leer“, da sie keine Buchung und somit keine Rechnungspositionen enthält.

Abb. 2: Teilnehmer auf der neuen Rechnung ergänzen

Im Tab Teilnehmende (0) (Abb. 2) wird die Rechnung über Teilnehmer:in hinzufügen mit einer Buchung ergänzt. Über den Button gelangt man in die Buchungsübersicht. Hier kann die gewünschte Buchung auf die neue Rechnung gebucht werden (Abb. 3).

Abb. 3: Bestehende Buchung auf die neue Rechnung übertragen

Falls weitere Buchungen auf dieser Rechnung hinzugefügt werden sollen, kann der Vorgang (Teilnehmer hinzufügen) wiederholt werden (Gruppenbuchung).

Falls keine bestehende Buchung auf die neue Rechnung übernommen, sondern eine neue Buchung erst anlegen werden soll, empfiehlt es sich, ab hier wie im Kapitel Buchung neu anlegen vorzugehen, um die Arbeitsprozesse übersichtlicher zu gestalten.

3. Bearbeiten der ursprünglichen Rechnung(en)

Die Rechnungen, von denen die Buchungen auf die neue Rechnung übernommen werden, wechseln automatisch in den Bearbeitungsstatus.

Um die alte Rechnung aufzurufen, kann die Rechnungsübersicht mit dem Filter Rechnungsdokument ist aktuell: Nein nach alten Rechnungen gesucht werden.

Abb. 4: Rechnungen nach Bearbeitungsstatus filtern

Szenario A: die alte Rechnung enthält mehrere Buchungen, von denen mindestens eine bestehen bleibt

• Prüfen, ob eine Zahlung für die Buchung vorlag, die auf die neue Rechnung übernommen wurde.

• Falls das der Fall ist, ist die alte Rechnung nun überbezahlt und die Zahlung muss auf die neue Rechnung übertragen werden.

• Falls noch keine Zahlung vorlag, muss die Rechnung nur noch aktualisiert werden.

Szenario B: die alte Rechnung enthielt nur die Buchung, die auf die neue Rechnung übertragen wurde

• Falls nur eine Buchung auf der ursprünglichen Rechnung vorhanden war, ist diese nun „leer“ und kann storniert werden.

• Prüfen, ob eine Zahlung für die Buchung vorlag, die auf die neue Rechnung übernommen wurde.

• Falls das der Fall ist, ist die alte Rechnung nun überbezahlt und die Zahlung muss auf die neue Rechnung übertragen werden.

• Falls noch keine Zahlung vorlag, kann die ursprüngliche Rechnung storniert werden.

4. Bearbeitung abschließen und Personen informieren

Über die Rechnungsvorschau können die Angaben auf dem Rechnungsdokument geprüft werden, bevor die Rechnung final aktualisiert wird:

• Ist die Zahlungsart korrekt?

• Stimmen Buchungsoptionen, Preise, Preisgruppe & Steuerangaben?

• Sind die Angaben zur Person und Rechnungsadresse richtig?

• Wenn alles stimmt, abschließend das Rechnungsdokument aktualisieren (Abb. 4).

Beim Neuanlegen und Ändern von Buchungen und Rechnungen im Backend werden die Teilnehmenden nicht automatisch per Mail informiert.

Im Tab Rechnungs-Infomail kann der Versand der Rechnungs-Infomail (enthält die Links zur Rechnung und Buchungsbestätigung) für die Teilnehmenden/ Rechnungsempfänger oder in den Buchungsdetails den Versand der Buchungs-Infomail (enthält Link zur Buchungsbestätigung) für die Rechnungsempfänger ausgelöst werden. Personen, die die Rechnungs-Infomail und Buchungs-Infomail empfangen, müssen nicht identisch sein!

Abb. 5: Senden der Rechnungs-Infomail

Weiterführende Informationen

• Rechnungen aktualisieren

• Zahlungsart ändern

• Rechnungsadresse ändern

• Zusatzinformationen auf der Rechnung anzeigen

• Zahlungen hinterlegen

• Teilnehmende/Buchung einer Rechnung ändern