Teilnahmebestätigung einrichten

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Für viele Teilnehmende ist es wichtig, dass die Teilnahme an einer Veranstaltung bestätigt werden kann, entweder als reiner Anwesenheitsnachweis oder mit einer detaillierten Aufstellung der besuchten Kurse, präsentierten Beiträge oder der Anzahl der erworbenen Fortbildungspunkte. In Converia gibt es viele unterschiedliche Konfigurationsmöglichkeiten für die Teilnahmebestätigung. Ein paar Dinge gilt es dabei zu beachten:

• Die Teilnahmebestätigung wird bei Nutzung des Check-In-Moduls immer automatisch nach dem Check-In im persönlichen C3 der Teilnehmenden zum Download zur Verfügung gestellt. Wird der Check-In genutzt, sollte vorher geprüft werden, ob die Teilnahmebestätigung korrekt konfiguriert ist.

• Ohne Nutzung des Check-In-Moduls ist eine massenhafte Bereitstellung der Teilnahmebestätigung ausschließlich über ein Mailing möglich.

• Im System kann nur eine Vorlage für alle Teilnehmer hinterlegt werden. Über die Ersetzer werden dann individualisierte Inhalte generiert.

Zunächst wird das Datum der Teilnahmebestätigung festlegen und die passende PDF-Vorlage auswählen.

Abb. 1: Teilnahmebestätigung konfigurieren

Je nach Anwendungsfall können können neben einer allgemeinen Teilnahmebescheinigung, spezifischere Informationen ausgegeben bzw. geprüft werden.

Check-In-Listen

Das ist der Standardweg für Teilnahmebestätigungen, denn es wird nicht ausschließlich die Buchung als Grundlage verwendet, sondern die tatsächliche Anwesenheit. Für jede Check-In-Liste kann eine separate Bezeichnung für die Teilnahmebestätigung hinterlegt werden. Wer nicht eingecheckt ist, also bspw. trotz Buchung nicht teilgenommen hat, bekommt auch keine Bestätigung.

Konfiguration:

#:AddressesTitle:# #:FirstName:# #:LastName:# hat erfolgreich an folgenden Tagen/Kursen teilgenommen:

#:participation.checkinLists:#

Check-In erforderlich, könnte mit Zusatzaufwand auch massenhaft durch Converia erfolgen

Gebuchte Pakete

Hier werden die Namen der gebuchten Pakete auf der Teilnahmebestätigung ausgegeben, die der Teilnehmende gebucht hat. Ausnahmen für einzelne Pakete können über unsere Entwickler definiert werden, sodass diese nicht mit auf der Teilnahmebestätigung erscheinen (bspw. Stadtrundfahrt).

Sollten Anpassungen über unsere Entwickler vorgenommen werden, benötigen wir i.d.R. etwa eine Woche Vorlauf, um die Anpassungen einzuplanen.

Konfiguration:

#:AddressesTitle:# #:FirstName:# #:LastName:# hat erfolgreich an folgenden Tagen/Kursen teilgenommen:

#:booking.items:#

Basiert auf Buchung und nicht auf tatsächlicher Teilnahme (keine Anwesenheitskontrolle).

Es werden die Namen der Pakete aufgedruckt und es gibt keine separate Bezeichnung für die Teilnahmebestätigung.

Ausnahmen führen zu kostenpflichtigem Zusatzaufwand (einzelne Pakete nicht aufdrucken).

Beginn und Ende der Teilnahme

Hier werden aus der Buchung das früheste und das letzte Datum der einzelnen Buchungsoptionen ermittelt. Das setzt voraus, dass die Datumsangaben in den Antworten richtig konfiguriert sind.

Konfiguration:

#:AddressesTitle:# #:FirstName:# #:LastName:# hat vom #:ParticipationBegin:# bis #:ParticipationEnd:# erfolgreich an der Veranstaltung teilgenommen.

Basiert auf Buchung und nicht auf tatsächlicher Teilnahme (keine Anwesenheitskontrolle).

Datumsangaben der Antworten müssen genau gepflegt werden.

Lücken in der Teilnahme können nicht ausgewiesen werden.

Weiterführende Informationen

• Teilnahmebestätigungen aktualisieren.
• Converia Power Session zum Thema Teilnahmebestätigung