Kostenfreie Veranstaltungen ohne Rechnungen

Konfiguration -> Anmeldung -> Konfiguration

Sollte eine Veranstaltung kostenfrei sein und auch darüber hinaus keine zusätzlichen kostenpflichtigen Angebote enthalten, ist es nicht notwendig, dass Teilnehmer:innen Rechnungen zugeschickt werden. In diesem Fall können Rechnungen für das Frontend unterdrückt werden.

Diese Deaktivierung erfolgt in der Rechnungskonfiguration über Rechnung im Frontend unterdrücken: Ja (Abb. 1).

Abb. 1: Rechnung deaktivieren

Auswirkungen der Rechnungsdeaktivierung

Werden Rechnungen im Frontend unterdrückt, hat dies folgende Auswirkungen auf die Veranstaltung:

• Die buchende Person erhält keine Rechnung im letzten Schritt der Anmeldung (Abb. 2) und kann auch keine im C3 - Belegarchiv abrufen (Abb. 3).

• Es wird keine automatische Rechnungsmail nach Abschluss der Buchung versendet.

• Die Rechnungs-Infomail enthält nur einen Link zur Buchungsbestätigung, nicht zur Rechnung. Der Text der Rechnungs-Infomail sollte vor dem Versand ggf. angepasst werden.

• Eine vollständige Deaktivierung der Rechnungen erfolgt nur im Frontend für die Teilnehmer:innen. Die Rechnungsfunktion im Backend ist nach wie vor aktiv; dieser Bereich kann jedoch theoretisch ignoriert werden.

• Wenn Rechnungslinks aufgerufen werden, wird die Meldung This invoice document is blocked. ausgegeben. Es sei denn, man ist parallel im Backend eingeloggt, dann kann das Rechnungsdokument eingesehen werden.

• Wird die Deaktivierung der Rechnung im Frontend rückgängig gemacht (Rechnung im Frontend unterdrücken: Nein), können auch alle bis zu diesem Zeitpunkt eingebuchten Personen nachträglich Rechnungen abrufen. Es werden jedoch keine automatischen Mails nachträglich versendet.

Abb. 2: Abschluss der Anmeldung mit unterdrückter Rechnung

Abb. 3: Ansicht des Belegarchivs bei Veranstaltungen mit unterdrückter Rechnung

Kostenfreie Veranstaltungen mit Rechnung

Auch für kostenfreie Veranstaltungen können bei Bedarf Storno- und Bearbeitungsgebühren erhoben werden. In diesem Fall sollte nicht mit unterdrückten Rechnungen gearbeitet werden. Damit keine Rechnungen an die Teilnehmenden versendet werden, die keine Position enthalten, muss darauf geachtet werden, dass in der Rechnungskonfiguration Angebotspakete mit Preis 0: Anzeigen ausgewählt ist (Abb. 4).

Abb. 4: Angebotspaket mit Preis 0