Buchungen neu anlegen

Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen

Buchungen können nicht nur im Frontend durchgeführt, sondern auch manuell im Backend erstellt werden.

1. Buchung anlegen

Abb. 1: Eine neue Buchung anlegen

Wird die gesuchte Person nicht angezeigt, Sie sind jedoch sicher, dass sie bereits im System vorhanden ist? Prüfen Sie bitte die Sucheinstellungen. Eventuell ist noch eine Filterung aktiv, die Sie mit Suche zurücksetzen aufheben können.

Existiert bereits eine Rechnung, auf der die Buchung ergänzt werden soll? Dann kann dieser Rechnung die neue Buchung über den Button Rechnung wählen zugeordnet werden.

Wird keine existierende Rechnung ausgewählt, wird automatisch eine neue Rechnung für diese Buchung angelegt.

Mit der Checkbox Separate Rechnungsadresse, kann eine von den zuvor festgelegten Personendaten abweichende Rechnungsadresse hinterlegt werden. Die gewünschte Bezahlung beeinflusst zum einen den Text auf der Rechnung und zum anderen stellt sie ein Filterkriterium dar.

Wie die Rechnungsempfänger:in die Zahlung selbstständig im Frontend tätigen kann erklärt dieser Artikel: Zahlung im Frontend.

Gutscheincodes können verwenden werden, allerdings werden dessen Auswirkung im nächsten Schritt nicht berücksichtigt, sondern nur mit der Buchung verknüpft und somit entwertet. Gutscheincodes lassen sich auch nachträglich in der Gutscheinverwaltung bestehenden Buchungen zuordnen und so entwerten.

Mit einem klick Speichern, wird die neue Buchung angelegt. Die dazugehörige Rechnung (neu oder bereits vorher existent) befindet sich nun im Bearbeitungsstatus.

Abb. 2: Neu angelegte Buchung ohne Buchungsoptionen

2. Buchungsoptionen aufbuchen

Der Buchung können Buchungsoptionen hinzugefügt werden, indem die entsprechenden Angebotspakete, die Preisgruppe, den Anmeldezeitraum, die Menge usw. auswählt werden. Sofern Kontingente festgelegt wurden, werden diese angezeigt (Anzahl und farbliche Kennzeichnung).

Abb. 3: Hinzufügen von kontingentierten Buchungsoptionen

Sobald eine Buchungsoption hinzugefügt wurde, kann diese über das Drop-Down-Menü per "Eintrag bearbeiten" angepasst werden, um z.B. den Preis oder den Steuersatz zu ändern.

Abb. 4: Nachträgliches Bearbeiten von hinzugefügten Buchungsoptionen

Korrekturen können ebenso über das Drop-Down-Menü durchgeführt werden:

• Löschen = die Buchungsoption wird gelöscht und nicht als storniert auf den Dokumenten angezeigt

• Stornieren = die Buchungsoption wird storniert und je nach Einstellung als stornierte Position auf der Rechnung angezeigt

3. Bearbeitung abschließen und Personen informieren

Über die Rechnungsvorschau können die Angaben auf dem Rechnungsdokument geprüft werden, bevor die Rechnung final aktualisiert wird:

• Ist die Zahlungsart korrekt?

• Stimmen Buchungsoptionen, Preise, Preisgruppe & Steuerangaben?

• Sind die Angaben zur Person und Rechnungsadresse richtig?

• Zahlungsart und Rechnungsadresse können Sie in der Rechnung bearbeiten.

• Wenn alles stimmt, abschließend das Rechnungsdokument aktualisieren (Abb. 5).

Abb. 5: Aktualisierung der Rechnung

Beim Neuanlegen und Ändern von Buchungen und Rechnungen im Backend werden die Teilnehmenden nicht automatisch per Mail informiert.

Im Tab Buchungs-Infomail kann der Versand der Buchungs-Infomail (enthält Link zur Buchungsbestätigung) für die Teilnehmenden oder in den Rechnungsdetails den Versand der Rechnungs-Infomail (enthält Links zum Rechnungsdokument und der Buchungsbestätigung) für die Rechnungsempfänger ausgelöst werden. Personen, die die Rechnungs-Infomail und Buchungs-Infomail empfangen, müssen nicht identisch sein!

Eine Gruppenbuchung anlegen

Eine Guppenbuchung folgt im Grunde den gleichen Prozessen wie eine Einzelbuchung.

Eine neue Gruppenbuchung anlegen

Eine (neue) Gruppenbuchung folgt dem oben beschriebenen Ablauf. Vor Abschluss der Buchung und Aktualisierung der Rechnung (Schritt 3) beginnt man den Prozess erneut mit weiteren Teilnehmenden.

In Schritt 1 wird allerdings diesmal die gerade angelegte, neue (noch nicht aktualisierte) Rechnung ausgewählt. Anschließend werden die gewünschten Buchungsoptionen hinzugefügt. Dies wird wiederholt, bis alle Teilnehmenden hinzugefügt sind. Abschließend wird die Rechnung aktualisiert.

Abb. 6: Eine bestehende Rechnung für die neue Buchung auswählen

Eine Einzelbuchung zu einer Gruppenbuchung machen

Auch diese Version folgt dem oben beschriebenen Ablauf, allerdings wird hier in Schritt 1 die Rechnung ausgewählt, die zu einer Gruppenbuchung gemacht werden soll. Die betroffene Rechnung sollte erst aktualisiert werden, nachdem alle Teilnehmenden (Buchungen) hinzugefügt wurden.

Weiterführende Informationen

• Rechnung ändern & bearbeiten

• Zahlung organisieren

• Buchung/ Rechnung wieder stornieren