Hotelbuchungen für Teilnehmende

Um Hotel-Angebotspakete, also Hotelbuchungsoptionen mit Kontingenten korrekt einzurichten, können zeitraumabhängige Buchungen verwendet werden. Damit können in Hotel-Angebotspaketen im Frontend je ein Auswahlfeld für das Anreise- und Abreisedatum angezeigt werden, aus denen automatisch die Anzahl der Übernachtungen und der resultierende Preis berechnet werden. Falls mehrere Zimmerkategorien zur Verfügung stehen, wird zusätzlich ein Feld zur Auswahl der Zimmerkategorie angezeigt.

Werden Übernachtungen kostenfrei angeboten oder gehen nicht über mehrere Tage, kann stattdessen ein normales Angebotspaket genutzt werden.

Der Reiter Zeitraumabhängige Buchung zur Konfiguration von Hotelbuchungsoptionen wird erst sichtbar, wenn das Modul Zeitraumabhängige Buchungen für die Konferenz im Superadminmodul aktiviert ist. Die Aktivierung des Moduls erfolgt i.d.R. durch den Converia-Support.

Abb. 1: Darstellung eines Hotelangebots im Anmeldeprozess im Frontend

Preisgruppen als Zimmerkategorien

Für Hotelangebote empfiehlt es sich, Zimmerkategorien mit einer eigenen Preisgruppe abzubilden (bspw. Einzelzimmer/Doppelzimmer/...). Diese Preisgruppen sollten in der Regel folgende Optionen haben: aktiv & sichtbar & im Schritt 1 ausblenden. Entsprechende Angebote sind damit für alle Preisgruppen im Schritt Angebotsauswahl sichtbar und buchbar.

Abb. 2: Konfiguration der Hotelpreisgruppen

Zimmerkontingente konfigurieren

Zum Hotelangebot wird ein Angebotspaket, indem die verfügbaren Übernachtungstage (Abb. 3; Pkt. 1) und die reservierten Zimmerkontingente (Abb. 3; Pkt. 2/3) auf dem Reiter Zeitraumabhängige Buchung eingetragen werden.

Abb. 3: Zimmerkontingente in der erweiterten Paketkonfiguration

Zimmerpreise eintragen

Zimmerpreise pro Nacht werden in der normalen Preismatrix bei den Preisgruppen für die jeweiligen (Hotel-)Angebote eingetragen.

Abb. 4: Zimmerpreise im Angebotswizard

Alternativ kann für Referent:innen mit kostenloser Übernachtung die normale, unsichtbare Referent:innen-Preisgruppe (aktiv & unsichtbar) anstelle von Zimmerpreiskategorien verwendet werden. In dieser Preisgruppe wird der Preis auf "0" gesetzt. Dadurch können die entsprechenden Pakete in den Hotels ausschließlich von Referent:innen über einen speziellen Einladungslink bzw. mit Gutscheincode gebucht werden.

Bucht man kostenpflichtige Hotelzimmer in Converia, so erscheinen diese auch auf der Rechnung der Teilnehmenden, ggf. zusammen mit der Buchung der Konferenzteilnahme.