Rechnungsdokument einrichten

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Abb. 1: Rechnungskonfiguration

Konfiguration

Im Reiter Rechnungen kann die Rechnung nach den veranstaltungsbezogenen Bedürfnissen konfiguriert werden.

1. PDF-Vorlage: Auswahl der gewünschten PDF-Vorlage. Wie eine Vorlage einrichtet wird, ist hier erklärt.
2. Rechnungsdatum: Soll das Rechnungsdatum dem Tag der Buchung ODER dem Datum der letzten Änderung entsprechen.

3. Wahloption auf Rechnung: anzeigen / nicht anzeigen - Dabei handelt es sich um Antworten auf Fragen wie z.B. "Welchen Speisewunsch haben Sie?": vegetarisch, halal, kosher etc.

4. Angebotspakete mit Preis 0: Kostenlose Angebotspakete auf der Rechnung anzeigen oder ausblenden.

5. Zeige Zahlung auf der Rechnung: Es kann hier eingestellt werden, ob bereits bezahlte Positionen in der Rechnung angezeigt werden sollen.

6. Zeige Bestellnummer auf der Rechnung: Soll eine Bestellnummer auf der Rechnung angezeigt werden, ja / nein (aktiviert das Formularfeld im Schritt Persönliche Daten in der Teilnahmeanmeldung) und ermöglicht die Ausgabe dieser Nummer auf dem Rechnungsdokument.

7. Rechnung im Frontend unterdrücken: Standardmäßig werden den Teilnehmenden nach erfolgreicher Buchung mit Converia direkt die Dokumente Buchungsbestätigung und Rechnung zur Verfügung gestellt. Sollen Rechnungen (noch) nicht ausgeben werden, da diese z.B. erst stapelweise geprüft werden, oder im Fall einer kostenfreien Veranstaltung keine Rechnungen notwendig sind, muss die Auswahl Nein getroffen werden.

8. Zeige Stornierungen auf Folgerechnungen:

   • Ja, wenn der Verlauf (etwas wurde storniert - wieder neu gebucht - usw.) auf der Rechnung angezeigt werden soll.

   • Nein, wenn auf der Rechnung nur die aktuell gebuchten Optionen erscheinen sollen. Stornobelege werden im Belegarchiv gesammelt und können dort jederzeit aufgerufen werden.

9. Land Rechnungsabsender:in: Wenn das Land der Rechnungsabsender:in (Registrierungskontakt), bzw. ein hier ausgewähltes Land mit dem der Rechnungsempfänger:innen übereinstimmt, wird es nicht im Adressblock auf der Rechnung angezeigt.

Abb. 2: Text auf der Rechnung

Hier kann die Rechnung weiter angepasst werden, wenn bspw. in der Anmeldung abgefragte Felder mit ausgegeben werden sollen. Standardmäßig werden oberhalb der Rechnungsdaten folgende Daten ausgegeben:

• Veranstaltung

• Veranstaltungsdatum

• Teilnehmer:in

Unterhalb der Rechnung können ebenfalls wichtige Informationen oder Ergänzungen aufgenommen werden. In beiden Texten können mithilfe von Ersetzern Anpassungen vorgenommen werden.

Es funktionieren nur die Ersetzer, die über den Ersetzungen-Ordner unterhalb der Textfelder hinzugefügt werden können. Ersetzer aus anderen Modulen, wie beispielsweise dem E-Mail-Modul, sind an dieser Stelle nicht nutzbar.

Erläuterung einiger spezieller Ersetzungen für Rechnungstexte:

• Bestellnummer: Gemeint ist hier eine von der Firma vergebene interne Bestellnummer für die jeweilige teilnehmende Person, die auf allen Dokumenten, diese Konferenz betreffend, genannt werden muss.

• Zusatztext: In den Details der jeweiligen Rechnung kann ein individueller Zusatztext ergänzt werden. Damit dieser auch auf der Rechnung ausgegeben wird, muss hier der Ersetzer eingefügt werden. Ist kein Zusatztext hinterlegt, bleibt die Stelle leer.

• Zahlungsreferenz: Hier ist die E-Payment-Referenz gemeint (eine Nummer, welche zur Zuordnung der eintreffenden Zahlungen dient).

Die Rechnungsadresse kann hierüber nicht verändert werden (bspw. um auch Nachgestellte Namenszusätze auszugeben).

Leistungsartbezogene Zusatztexte

In Converia sind Standardsteuerhinweise hinterlegt, die den gesetzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland entsprechen. Es kann jedoch erforderlich sein, diese Hinweise anzupassen, wenn eine Veranstaltung beispielsweise in einem anderen Land stattfindet und dem dortigen Steuerrecht unterliegt.

Anpassung der Steuerhinweise

Mithilfe der leistungsartbezogenen Zusatztexte können die Steuerhinweise für verschiedene Leistungsarten (z. B. steuerfrei, 7% MwSt., 19% MwSt.) individuell:

• ergänzt,

• geändert oder

• vollständig ersetzt werden.

Voraussetzungen für die Anzeige

Damit die Steuerhinweise korrekt auf der Rechnung erscheinen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Umsatzsteuer aktivieren: Die Umsatzsteuer muss in den generellen Einstellungen der Anmeldung aktiviert sein (siehe Abb. 3).

2. Leistungsart festlegen: Die Leistungsart muss im Angebotswizard innerhalb der Angebotspakete festgelegt werden, siehe Steuersätze abbilden.

Deaktivieren des Standardsteuerhinweises

Wird das Kästchen Den Standardsteuerhinweis für die Leistungsart ‚Name der Leistungsart‘ auf der Rechnung nicht ausgeben aktiviert, werden die Standardsteuerhinweise in Converia deaktiviert.

Stattdessen werden die hinterlegten leistungsartbezogenen Zusatztexte auf der Rechnung angezeigt.

Ergänzung des Standardsteuerhinweises

Wird das Kästchen nicht aktiviert, bleibt der Standardsteuerhinweis bestehen und kann durch den Zusatztext ergänzt werden.

Abb. 3: Ust. aktivieren

Rechnungs-E-Mail

In diesem Abschnitt können Betreff und E-Mailtext für die Rechnungs-E-Mail angepasst werden. Dazu kann ein eigener Text verwendet oder der Standard der Veranstaltung entsprechend angepasst werden.

Ersetzer können zudem verwendet werden, um E-Mails automatisch zu personalisieren, indem sie an passenden Stellen durch individuelle Informationen wie beispielsweise Empfänger:innen-Name oder Rechnungsnummern ersetzt werden.

Abb. 4: Rechnungs-E-Mail