# Doppelte Personen finden und abgleichen (Dublettenabgleich)

{% hint style="warning" %}
Der Dublettenabgleich sollte stets **mit größter Sorgfalt** durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass wirklich nur Personen zusammengeführt werden, bei denen es sich **eindeutig um dieselbe echte Person** handelt. Falsch zusammengeführte Personen lassen sich nur mit viel Aufwand wieder entflechten und können zu Datenschutzproblemen führen.
{% endhint %}

## Wie entstehen Dubletten?

Aus unterschiedlichsten Gründen kann es dazu kommen, dass in Converia mehrere Personenkonten zu ein und derselben echten Person angelegt werden, wir nennen diese **Dubletten**. 

Dubletten entstehen primär, wenn Personenaccounts durch Dritte angelegt werden, also z.B. wenn Co-Autor:innen von Einreicher:innen angelegt werden oder Gruppenteilnehmer:innen von Gruppenverwalter:innen. Es kann aber auch vorkommen, dass Personen sich selbst mehrere Personenkonten in Converia anlegen und nicht ihren bestehenden Account verwenden.

Converia erkennt automatisch Personen, bei denen **E-Mail-Adresse**, **Name** und **Vorname** in einem sehr hohen Maß übereinstimmen und sich bspw. nur durch geringfügig andere Schreibweise unterscheiden (Umlaute, Akzente, Tippfehler ...) und indiziert diese Personen paarweise als **Dublette**.

{% hint style="success" %}
Wenn eine Person durch Dritte angelegt wird, vergibt Converia einen **automatisch generierten Anmeldenamen**. Dieser setzt sich aus der E-Mail Adresse sowie einem Zusatz (meist *\_g* oder *\_x\_g,* wobei x eine Zahl ist) zusammen.
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## Filtern von Dubletten und Suche von Personen

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2Fjx8BVvN3RM7qu6mbvaNU%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=7a509e03-21d9-46ae-ba23-95888316bdab" alt=""><figcaption><p>Abb. 1: Dublettenabgleich, Filter und Suchmöglichkeiten</p></figcaption></figure>

* A) Um die Anzahl der abzugleichenden Dubletten einzugrenzen, kann man den Abgleich (zunächst) auf die aktuelle Konferenz beschränken.
* B) Es kann nach Dubletten mit bestimmten Personennamen gesucht werden.
* C) Desweiteren lassen sich die angezeigten Dublettenpaare auf Personen mit bestimmten **Rollen** im System einschränken, je nach Projektfortschritt (bspw. nur auf Gutachter:innen, oder auf Dubletten, wo eine Person Teilnehmer:in und die andere Person Präsentierende:r ist).

## Dublettenabgleich durchführen

In Converia besteht die Möglichkeit, diese Dubletten abzugleichen und zusammenzuführen (mergen). Converia stellt dazu die Personendaten beider Personen gegenüber und markiert in der **Ergebnisspalte** alle Felder mit unterschiedlichen Inhalten <mark style="color:orange;">orange</mark>. Felder mit gleichen Inhalten sind <mark style="color:green;">grün</mark> dargestellt.

Man kann alle Dubletten aus der aktuellen Filterung mit den Buttons **Weiter** und **Zurück** durchblättern.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FGzrhb9kwgFEQ5MQnCKkd%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=3b2b2aa9-a6e7-4832-a972-c9e781ee849d" alt=""><figcaption><p>Abb. 2: Dublettenabgleich, Personendaten einer Dublette und Blättern</p></figcaption></figure>

### 1. Handelt es sich um dieselbe echte Person?

Bevor man ein Dublette zu einem Personendatensatz zusammenführt, muss zuerst sichergestellt werden, dass es sich wirklich um dieselbe echte Person handelt.&#x20;

* Sind die **E-Mail-Adressen** gleich?
* Haben die Personen einen **häufig** vorkommenden Namen? Vorsicht!
* Stimmt die Institution/Organisation überein?

{% hint style="warning" %}
Besondere Vorsicht ist bei Personen mit **unterschiedlichen E-Mail-Adressen,** aber auch bei Personen mit **ähnlichen** oder **häufigen** Namen und unterschiedlichen Institutionen geboten. Hier könnte es sich um unterschiedliche Personen handeln, diese dürfen nicht zusammengeführt werden.
{% endhint %}

### 2. Zweifel, unterschiedliche Personen

Sollten Zweifel bestehen, dass es sich bei beiden Personenkonten um dieselbe echte Person handelt, darf die Dublette nicht zusammengeführt werden. Hier bitte wiefolgt fortfahren:

* D) Entweder **Speichern ohne Abgleich** (wird beim nächsten Durchlauf wieder vorgeschlagen)
* E) oder **Als nicht abgleichbar markieren** (Personenpaar wird nicht mehr als Dublette geführt)

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2Fy7bRTXX2TFsNiphCbrrI%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=6133b53f-e7e1-4700-a22a-ea1cdd90b75f" alt=""><figcaption><p>Abb. 3: Dublettenabgleich, Entscheidung zum Abgleich</p></figcaption></figure>

### 3. Dieselbe echte Person: Personenpaar zusammenführen

Wenn es sich eindeutig um dieselbe echte Person handelt, dann dürfen beide Personen zusammengeführt werden.

* F) Dazu in allen orangefarbenen Felden in der Ergebnisspalte einen geeigneten Wert aus beiden Spalten mit dem > Button übernehmen.&#x20;
* G) Dublettenabgleich starten = Personenpaar zusammenführen

#### Tipps – Welche Daten übernehmen?

* Das **Registrierungsdatum** gibt Aufschluss über die Aktualität der Daten und wir empfehlen, neuere Daten zu bevorzugen.
* Beim **Anmeldenamen** sollte man von der Person selbst gewählte Anmeldenamen gegenüber den automatisch generierten (\_g) zu bevorzugen.
* Bei **E-Mail-Adressen** sollten ebenfalls die von der Person selbst hinterlegten Daten bevorzugt werden.
* Bei den **Adressangaben** nach Qualität für eine Seite (links/rechts) entscheiden und alle Daten von einer Seite übernehmen, damit die Adresse insgesamt schlüssig bleibt.

{% hint style="info" %}
Beim Dublettenabgleich wird eine neue Person erstellt, welche alle Funktionen (Buchungen, Beiträge, ...) der beiden ursprünglichen Personen vereint. Die ursprünglichen Personenkonten werden gelöscht, aber deren Zugangsdaten bleiben weiterhin gültig und führen zum neuen Personenkonto.
{% endhint %}

### 4. Aktivitäten beider Personen im gesamten System

Am Ende der Seite findet sich eine Auflistung aller Buchungen und Beiträge der beiden abzugleichenden Personen im gesamten System. Hier kann man die Verflechtungen beider Personen im Detail erkennen und die Tragweite des Abgleichs abschätzen.&#x20;

Nutzer sehen hier nur die Details aus den Konferenzen, zu welchen Sie selbst Zugang haben.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FZSUalbqSGWSREBRqxgxy%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=79128b5f-97db-4162-b741-cae26dd1dbe3" alt=""><figcaption><p>Abb. 4: Dublettenabgleich, Buchungen und Beiträge der beiden Personen im gesamten System</p></figcaption></figure>

## Weitere Hinweise

* Backendnutzer:innen können nur Dubletten aus Konferenzen abgleichen, für die sie selbst die Zugriffsberechtigung haben. Personen aus fremden Konferenzen können nur von Administratoren abgeglichen werden. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den Converia Support.
* Falls Converia zwei Personendatensätze der gleichen echten Person nicht automatisch erkennt, können Dublettenpaare auch manuell über die Personendetails hergestellt werden. *Persondetails > Dubletten > Dublette hinzufügen*