Doppelte Personen finden und abgleichen (Dublettenabgleich)

Wie entstehen Dubletten?

Aus unterschiedlichsten Gründen kann es dazu kommen, dass in Converia mehrere Personenkonten zu ein und derselben echten Person angelegt werden, wir nennen diese Dubletten. Dubletten entstehen primär, wenn Personenaccounts durch Dritte angelegt werden, also z.B. wenn Co-Autor:innen von Einreicher:innen angelegt werden oder Gruppenteilnehmer:innen von Gruppenverwalter:innen. Es kann aber auch vorkommen, dass Personen sich selbst mehrere Personenkonten in Converia anlegen und nicht ihren bestehenden Account verwenden.

Wenn eine Person durch Dritte angelegt wird, vergibt Converia einen automatisch generierten Anmeldenamen. Dieser setzt sich aus der E-Mail Adresse sowie einem Zusatz (meist _g oder _x_g, wobei x eine Zahl ist) zusammen.

Converia erkennt automatisch Personen, bei denen E-Mail-Adresse, Name und Vorname in einem sehr hohen Maß übereinstimmen und sich bspw. nur durch geringfügig andere Schreibweise unterscheiden (Umlaute, Akzente, Tippfehler ...) und indiziert diese Personen paarweise als Dublette.

Filtern von Dubletten und Suche von Personen

• A) Um die Anzahl der abzugleichenden Dubletten einzugrenzen, kann man den Abgleich (zunächst) auf die aktuelle Konferenz beschränken.

• B) Es kann nach Dubletten mit bestimmten Personennamen gesucht werden.

• C) Desweiteren lassen sich die angezeigten Dublettenpaare auf Personen mit bestimmten Rollen im System einschränken, je nach Projektfortschritt (bspw. nur auf Gutachter:innen, oder auf Dubletten, wo eine Person Teilnehmer:in und die andere Person Präsentierende:r ist).

Dublettenabgleich durchführen

In Converia besteht die Möglichkeit, diese Dubletten abzugleichen und zusammenzuführen (mergen). Converia stellt dazu die Personendaten beider Personen gegenüber und markiert in der Ergebnisspalte alle Felder mit unterschiedlichen Inhalten orange. Felder mit gleichen Inhalten sind grün dargestellt.

Man kann alle Dubletten aus der aktuellen Filterung mit den Buttons Weiter und Zurück durchblättern.

1. Handelt es sich um dieselbe echte Person?

Bevor man ein Dublette zu einem Personendatensatz zusammenführt, muss zuerst sichergestellt werden, dass es sich wirklich um dieselbe echte Person handelt.

• Sind die E-Mail-Adressen gleich?

• Haben die Personen einen häufig vorkommenden Namen? Vorsicht!

• Stimmt die Institution/Organisation überein?

2. Zweifel, unterschiedliche Personen

Sollten Zweifel bestehen, dass es sich bei beiden Personenkonten um dieselbe echte Person handelt, darf die Dublette nicht zusammengeführt werden. Hier bitte wiefolgt fortfahren:

• D) Entweder Speichern ohne Abgleich (wird beim nächsten Durchlauf wieder vorgeschlagen)

• E) oder Als nicht abgleichbar markieren (Personenpaar wird nicht mehr als Dublette geführt)

3. Dieselbe echte Person: Personenpaar zusammenführen

Wenn es sich eindeutig um dieselbe echte Person handelt, dann dürfen beide Personen zusammengeführt werden.

• F) Dazu in allen orangefarbenen Felden in der Ergebnisspalte einen geeigneten Wert aus beiden Spalten mit dem > Button übernehmen.

• G) Dublettenabgleich starten = Personenpaar zusammenführen

Tipps – Welche Daten übernehmen?

• Das Registrierungsdatum gibt Aufschluss über die Aktualität der Daten und wir empfehlen, neuere Daten zu bevorzugen.

• Beim Anmeldenamen sollte man von der Person selbst gewählte Anmeldenamen gegenüber den automatisch generierten (_g) zu bevorzugen.

• Bei E-Mail-Adressen sollten ebenfalls die von der Person selbst hinterlegten Daten bevorzugt werden.

• Bei den Adressangaben nach Qualität für eine Seite (links/rechts) entscheiden und alle Daten von einer Seite übernehmen, damit die Adresse insgesamt schlüssig bleibt.

4. Aktivitäten beider Personen im gesamten System

Am Ende der Seite findet sich eine Auflistung aller Buchungen und Beiträge der beiden abzugleichenden Personen im gesamten System. Hier kann man die Verflechtungen beider Personen im Detail erkennen und die Tragweite des Abgleichs abschätzen.

Nutzer sehen hier nur die Details aus den Konferenzen, zu welchen Sie selbst Zugang haben.

Weitere Hinweise

• Backendnutzer:innen können nur Dubletten aus Konferenzen abgleichen, für die sie selbst die Zugriffsberechtigung haben. Personen aus fremden Konferenzen können nur von Administratoren abgeglichen werden. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den Converia Support.

• Falls Converia zwei Personendatensätze der gleichen echten Person nicht automatisch erkennt, können Dublettenpaare auch manuell über die Personendetails hergestellt werden. Persondetails > Dubletten > Dublette hinzufügen