Gutscheine erstellen und verwalten
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In der Gutscheinverwaltung können Gutscheincodes erstellt, eingesehen, gefiltert und bearbeitet werden. Standardmäßig werden die Codes alphanumerisch und zufällig mit einer Länge von 8 Zeichen generiert.
Sollen Gutscheine (massenhaft) via E-Mail aus Converia versendet werden, ist das direkt über das E-Mail-Modul möglich. Werden massenhaft Gutscheine für externe Verwendung benötigt, können die Gutscheine direkt in den jeweiligen Gutscheinarten generiert werden.
Über den Button Neuen Eintrag erstellen kann ein neuer Gutscheincode erstellt und konfiguriert werden. Dabei ist die Auswahl einer Kategorie (Gutscheinart) verpflichtend, und es wird empfohlen, das Ablaufdatum anzupassen. Zudem kann hier ein Kontingent für den Gutscheincode festgelegt und im Freitextfeld eine Beschreibung hinterlegt werden.
In der Gutscheinübersicht werden alle mit Converia generierten Gutscheine aufgelistet. Die Übersicht bietet die Möglichkeit nach bestimmten Codes zu suchen, die Spalten zu sortieren und es kann nach Kategorie (Gutscheinart) und Status (verfügbar, verwendet, verbraucht) gefiltert werden.
Ablaufdatum anpassen
Kontingent anpassen
Anzahl der Buchungen in Relation zum Kontingent des Codes einsehen
Beschreibung ergänzen/anpassen (nur im Backend sichtbar)
Direkteinstiegslink kopieren (Doppelklick auf den Link und mit Strg+C kopieren). -> Dabei handelt es sich um einen Link, der in die Teilnahmeanmeldung mit bereits aktiven Gutscheincode führt. D.h. der Code selbst muss nicht erst eingelöst werden. Der Link kann nicht gekürzt werden.
Die Veranstaltenden der Manual Konferenz 2024 möchten Sponsoring-Unternehmen die Möglichkeit geben, eine festgelegte Anzahl an Vertreter:innen kostenlos oder zu einem reduzierten Preis teilnehmen zu lassen. Dazu sollen Gutscheincodes erstellt werden, die an die Sponsoring-Unternehmen bzw. an die Vertreter:innen weitergegeben werden. Jedes Sponsoring-Unternehmen hat ein vorher festgelegtes, begrenztes Kontingent an Plätzen, das nicht überschritten werden darf.
Erstellen von Gutscheinarten: Es werden 2 Gutscheinarten angelegt. Eine Gutscheinart ermöglicht die kostenfreie Teilnahme, eine Gutscheinart ermöglicht eine 50%-Rabatt-Teilnahme.
Erstellen von Gutscheincodes: Es werden Gutscheincodes für jedes Sponsoring-Unternehmen erstellt. Zum Beispiel:
Sponsoring-Unternehmen A (Goldsponsor) erhält einen Gutscheincode der Gutscheinart "Kostenlose Teilnahme".
Sponsoring-Unternehmen B (Silbersponsor) erhält einen Gutscheincode der Gutscheinart "50%-Rabatt-Teilnahme".
Kontingentierung: Für die erstellten Gutscheincodes werden jeweils Kontingente festgelegt. Das bedeutet, dass jeder Gutscheincode nur eine begrenzte Anzahl an Einlösungen zulässt. Converia stellt sicher, dass das Kontingent pro Sponsoring-Unternehmen nicht überschritten wird.
Beispiel:
Sponsoring-Unternehmen A hat ein Kontingent von 10 kostenlosen Teilnahmen. Sobald 10 Vertreter:innen diesen Gutscheincode verwendet haben, ist er ungültig und keine weiteren Einlösungen sind mehr möglich.
Verteilung und Anwendung der Gutscheincodes: Die Gutscheincodes werden an die jeweiligen Sponsoring-Unternehmen bzw. Vertreter:innen weitergeleitet. Diese können den Code während des Registrierungsprozesses in Converia eingeben, um entweder eine kostenlose oder rabattierte Teilnahme zu erhalten. Dabei prüft das System die Gültigkeit der Codes und das verbleibende Kontingent. Wenn ein Code gültig ist und das Kontingent noch nicht ausgeschöpft wurde, wird der entsprechende Rabatt (z.B. 100% oder 50%) gewährt.
Überwachung und Berichte: In Converia kann nachverfolgt werden, wie viele Gutscheincodes bereits eingelöst wurden und wie viele Plätze für jedes Sponsoing-Unternehmen noch verfügbar sind. Dadurch bleibt die Kontrolle über die Kontingente erhalten und es können bei Bedarf weitere Codes erstellt oder Kontingente angepasst werden.
