Aktivierung, Phasen und Fristen

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Beitragsbewertung aktivieren

Für den Start der Bewertung müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt werden. Einige sind optional oder im späteren Verlauf von Bedeutung. Die hervorgehobenen Hinweise sind entscheidend dafür, dass die Beitragsbewertung funktioniert.

Abb. 1: Basiskonfiguration der Beitragsbewertung

Scrollen Sie nach unten zur Basiskonfiguration Beitragsbewertung.

1. Bewertung zulassen (Abb. 1, Punkt 1) auswählen. Dadurch wird der Tab Abstract-Bewertung aktiviert. Bitte beachten: Diese Einstellung kann nur verändert werden, wenn ganz oben bei Abstract zulassen: Abstracts verwenden ausgewählt ist.

2. Bewertung-Kontaktperson Programmkomitee festlegen (Abb. 1, Punkt 2). Hier muss eine E-Mail-Adresse eingetragen sein, sonst funktioniert später der E-Mail-Versand in den Arbeitsabläufen nicht ordnungsgemäß.

Bewertung konfigurieren

Abb. 2: Zeitraum für die Beitragsbewertung aktivieren

Hier wird die Bewertungsfrist festgelegt, indem Start und Ende des Bewertungszeitraums definiert werden (Abb. 2). Nur in diesem Zeitraum ist eine Bewertung der Beiträge im Frontend durch Gutachter:innen möglich.

Nachricht an Autor:in/ Programmkomitee

Auch wenn Nachrichten an Autor:innen oder das Programmkomitee zugelassen werden, gibt es keinen direkten Austausch bspw. per E-Mail oder Direktnachricht. Stattdessen werden die Nachrichten mit dem Beitrag verknüpft und können im Backend eingesehen werden.

Die Nachricht an eine:n Autor:in kann zudem über den Ersetzer #:ReviewerMessages:# in den E-Mail-Benachrichtigungen zu den Reviewergebnissen ausgegeben werden. Diese können zudem im Backend gelöscht oder angepasst werden, sollte hier eine unpassende Nachricht hinterlegt worden sein.

Abb. 3: Nachricht an Autor:in oder Programmkomitee finden

E-Mail Vorlagen anpassen

Im Rahmen der Beitragsbewertung können über die Arbeitsabläufe automatisch E-Mails verschickt werden, welche die Gutachter:innen oder Autor:innen über den Status der Beiträge informieren. Diese E-Mails können beliebig angepasst werden.

Abb. 4: E-Mail-Vorlagen anpassen

Wir empfehlen, alle Vorlagen mit passenden Inhalten zu füllen oder die Standards zu verwenden, auch wenn die Vorlagen nicht benutzt werden sollen.

Die Ersetzer funktionieren nur in den zugehörigen E-Mail-Vorlagen, weshalb die E-Mail bzw. die Texte nicht einfach kopiert werden sollten.

Verantwortliche Akteure ändern

Abb. 5: Verschieben der Beiträge in den Verantwortungsbereich der GutachterInnen

Jeder Beitrag kann nur in einem Verantwortungsbereich liegen: bei den Autor:innen, bei den Gutachter:innen oder beim Programmkomitee.

Damit die Gutachter:innen auch Zugriff haben und bewerten können, müssen die Beiträge in den Arbeitsabläufen von der Phase Beitragseinreichung mit dem Akteur Autor in die Phase Beitragsbewertung mit dem Akteur Gutachter verschoben werden (Abb. 5, Punkt 1).

Durch klicken auf den Pfeil, um die Beiträge in die nächste Phase zu verschieben, gelangt man in einen Zwischenschritt, aus dem heraus die Mails an die Gutachter:innen verschickt werden können. Mehr Informationen dazu werden im Kapitel Start der Beitragsbewertung durch die Gutachter:innen bereitgestellt.

Abb. 6: Änderung des Akteurs in den Beitragsdaten

Der Akteur:in, in dessen Verantwortungsbereich der Beitrag liegt, kann auch direkt im Beitrag geändert werden (Abb. 6). Dazu den Tab Beitragsdaten aufrufen und anschließend unten das Abstract über den Bearbeiten-Stift auf den gewünschten Akteur:in auswählen.

Dadurch können einzelne Beiträge in den Arbeitsabläufen verschoben werden, ohne Massenaktionen auslösen zu müssen. Dieses Vorgehen eignet sich z.B. zum Testen der Beitragsbewertung.

In Abb. 7 ist beispielsweise nur der Beitrag #538 für die Gutachterin zur Bewertung freigegeben (Abb. 7, Punkt 1). Alle anderen Beiträge liegen in den Arbeitsabläufen eines anderen Verantwortungsbereichs und sind dadurch nicht im Frontend bewertbar (Abb. 7, Punkt 2).

Abb. 7: Ansicht von noch nicht bewertbaren Beiträgen im Frontend

Unvollständige Beiträge prüfen

Bevor mit der Beitragsbewertung begonnen wird, sollte geprüft werden, ob es unvollständig eingereichte Beiträge gibt. Das können Testeinreichungen sein, die absichtlich nicht abgeschlossen wurden, oder aber die einreichende Person hat vergessen, im letzten Schritt mit dem Button Beitrag einreichen die Einreichung abzuschließen.

Ein erstes Indiz dafür liefert die Übersicht in den Arbeitsabläufen: In der ersten Phase der Beitragseinreichung werden unvollständige Abstracts rot angezeigt (Abb. 5, Punkt 2).

Um nun herauszufinden, um welche Beiträge es sich genau handelt, wird in der Beitragsübersicht auf Entwurf (Einreichung) gefiltert (Abb. 8).

Abb. 8: Filterung des Abstract-Status auf Unvollständigkeit

Warum wird in den Arbeitsabläufen nur ein unvollständiges Abstract angezeigt und in der Beitragsliste werden vier Ergebnisse gefiltert? Wie kommt die unterschiedliche Anzahl zustande?

In den Arbeitsabläufen werden nur unvollständige Einreichungen angezeigt, für die in Schritt 2 des Einreicheprozesses auch ein Abstractinhalt eingegeben oder hochgeladen wurde. In der Beitragsliste werden zusätzlich alle Einreichungen angezeigt, die bereits in Schritt 1 abgebrochen wurden, dadurch ist dort die Anzahl i.d.R. höher. Bei welchen Einträgen ein Abstractinhalt vorliegt, können Sie der Spalte A in der Beitragsliste entnehmen.

Wenn es sich augenscheinlich um Tests handelt, können unvollständige Beiträge gelöscht werden. Oder die Einreichung wird im Backend vollständig abgeschlossen, indem der Abstract-Status in den Beitragsdetails von Entwurf auf Erstellt geändert wird (Abb. 9).

Abb. 9: Änderung des Abstract-Status hin zu einer vollständigen Einreichung

Definition der Bewertungskriterien

Abschließend fehlt noch die Definition der Bewertungskriterien. Diesbezüglich gibt es sehr viele Möglichkeiten, die im folgenden Kapitel erläutert werden.