Zahlungen vor Ort für Ticketingkund:innen

Allgemeines

Wenn der Ticketingsservice von Converia genutzt wird müssen bei Barzahlungen, die während der Veranstaltung vor Ort eingenommen werden, einige Punkte beachtet werden.

Vor Ort können grundsätzlich alle Zahlungsmöglichkeiten verwendet werden, die für den Registrierungsprozess der Veranstaltung eingerichtet und aktiviert sind.

Bargeldlose Zahlungen vor Ort

Bargeldlose Zahlungen können jederzeit durchgeführt werden, entweder wenn

1. die Registrierung online weiterhin offen ist. Teilnehmer:innen können an Terminals oder eigenen Geräten (nach-) buchen und direkt zahlen.

2. die Nachzahlung im persönlichen Loginbereich aktiviert ist. Die Buchung kann dann auch bei inaktiver Anmeldung im Backend durch Personal am Counter durchgeführt werden.

Barzahlung vor Ort

Bedingungen

• Im Normalfall müssen die Bareinnahmen an Converia überwiesen werden. Sie werden zusammen mit den restlichen Einnahmen ausgeschüttet.

• Wenn eine Überweisung nicht möglich ist, müssen Barzahlungen dem Converia Ticketingsservice exakt dokumentiert und quittiert an [e-mail] gemeldet werden. Zusätzlich ist ein schriftlicher Hinweis notwendig, dass die Gelder von den Veranstalter:innen einbehalten wurden. In diesem Fall werden die Gelder entsprechend der Quittungen von der Ausschüttung abgezogen.

Verbuchung von Vor-Ort-Barzahlungen im System

Barzahlungen müssen in den Rechnungsdetails der jeweiligen Rechnung verbucht werden, damit die Angaben im System und die Abrechnungen stimmen und z.B. nicht versehentlich Zahlungserinnerungen versendet werden.

Die Funktion zum Hinterlegen von Zahlungen ist für Ticketing-Kund:innen standardmäßig deaktiviert. Wenn vor Ort Zahlungen im System verbucht werden möchten, muss diese Funktion erst über die Projektansprechpartnerin oder den Support freigeschaltet werden (Änderung der Nutzer:innenrechte im Rechtemanagement).

1) Zahlungsart der Rechnung umstellen

Wenn eine bestehende Rechnung vor Ort beglichen wird, sollte in der Rechnung die Zahlungsart auf Barzahlung vor Ort geändert werden, da diese Option im Standardbuchungsprozess nicht aktiviert ist. Anschließend darunter den Speichern-Button benutzen:

Abb. 1: Zahlungsart anpassen

2) Zahlungseintrag hinterlegen

Im Tab Zahlungen über Eintrag hinzufügen die Zahlung hinterlegen.

Zahlungseintrag erstellen

• Betrag (1) und Referenzcode (2) angeben. Der Referenzcode entspricht dem Verwendungszweck, z.B. Rechnungsnummer und Name. Das Feld externe Referenz bleibt leer.

• Zahlungsart Barzahlung vor Ort (3) wählen

• bei Datum (4) Datum des Zahlungseingangs eingeben

• Zahlungseingang (5): Behält der Veranstalter die Gelder ein, muss hier unbedingt das Datum entfernt werden und das Feld leer bleiben

• Wenn der/die Teilnehmer:in eine Zahlungsbestätigung erhalten soll, bitte Mail beim Speichern (6) anwählen. Die Mail kann vor dem Versand bearbeitet werden.

Beim Erstellen eines Zahlungseintrags bitte unbedingt auf die richtige Zahlungsart (hier "Barzahlung vor Ort") am Zahlungseintrag achten! Die Summe der Bareinnahmen in Ihrer Kasse muss exakt mit den eingebuchten Zahlungseingängen übereinstimmen.

Wenn eingetragene Zahlungen, die vom Veranstalter einbehalten werden, korrigiert werden sollen, bitte NICHT die Option Zahlung Stornieren nutzen, sondern einen weiteren Eintrag hinzufügen und dabei den Betrag im Minus angeben und erneut das Datum im Feld Zahlungseingang entfernen.

In Converia gibt es

• eine Zahlungsart der Rechnung. Diese ist relevant für Filterung und generiert den entsprechenden Zahlungsart-Textbaustein auf der Rechnung.

• eine Zahlungsart für jeden Zahlungseintrag. Diese ist relevant für den Abgleich der Kassenabgleich der Vor-Ort-Einnahmen.

• eine Rechnung kann auch in Tranchen und in unterschiedlichen Zahlungsarten bezahlt werden.

3) Rechnung Aktualisieren

Nach dem Speichern des Zahlungseintrags am Schluss bitte noch die Rechnung aktualisieren.

Bei Unklarheiten und Fragen bitte immer den Ticketingsservice unter [e-mail] kontaktieren.