# Beitragsimport durchführen ## Zweck, Grundlagen Mit Hilfe des Bei­tragsimports können Sessions samt Beiträgen und allen involvierten Personen importiert werden, inklusive der räumlichen und zeitlichen Einplanung. Grundlage für den Import ist eine Excel-Importvorlage, welche im Backend im Importmodul heruntergeladen werden kann. Die Excel-Arbeitsmappe enthält 3 Tabellenblätter: 1. *Personen* 2. *Sessions* 3. *Papers* Diese Tabellen werden in der oben genannten Reihenfolge importiert. Beim Import der Sessions können die involvierten Personen in unterschiedlichen Rollen automatisch zugeordnet werden (*Submitter*, *Moderator*, *Chair*, *Co-Chair*). Dazu wird die Spalte V *External ID* aus der Personentabelle referenziert. Gleiches gilt für den Import der Papers bzgl. der darin involvierten Personen (*Submitter*, Presenter, *Author*). Beim Import der Paper erfolgt gleichzeitig die Zuordnung der Paper in die Sessions über die Referenzierung der Spalte B *External ID* aus der *Sessions*-Tabelle, siehe [Beziehung zwischen den Tabellen Persons – Sessions – Papers](#beziehung-zwischen-den-tabellen-persons-sessions-papers). ## Vorgehen 1. Aktuelle Importvorlage herunterladen und befüllen 2. Importoptionen konfigurieren 3. Importdatei auswählen (nur XLSX-Datei, verknüpfte Dateien vorher im Medienbrowser hochladen) 4. Import starten ### Importoptionen
Abb. 1: Einstellungen für den Beitragsimport

Abb. 1: Einstellungen für den Beitragsimport

#### Datenbezug Auswahl der Elemente, die importiert werden sollen (*Personen*, *Sitzungen*, *Beiträge*). Elemente, die hier nicht aktiviert sind, werden in der Importdatei ignoriert. #### Schlagwörter für Personen Den importierten Personen können beliebig viele Schlagwörter zugewiesen werden. Mehrere Schlagwörter können **kommasepariert** aufgezählt werden. #### Import Modus * ***Eingeladen*****:** Beiträge und Sitzungen werden als *eingeladen* importiert und können beim Import automatisch verplant werden. * ***Eingereicht*****:** Beiträge und Sitzungen werden als *eingereicht* importiert. Eine Verplanung ist während des Imports nicht möglich, sondern erst nach Finaler Bewertung und Finalisierung im Backend * ***Erfolgreich bewertet*****:** Beiträge und Sitzungen werden als *eingereich*t importiert sowie als *akzeptiert* bewertet und finalisiert. Beiträge und Sitzungen können beim Import automatisch verplant werden. #### Einladungsstatus der Autor:innen Der gewählte Einladungsstatus wird für alle importierten Autor:innen & Chairs einheitlich festgelegt. #### Sitzungen & Beiträge verplanen Bei deaktivierter Option *Sitzungen & Beiträge verplanen* werden die in der Importdatei angegebenen Zeiten und Räume ignoriert und Beiträge und Sitzungen werden nicht verplant. Voraussetzung für die Verplanung ist ein angelegter Konferenzplaner-Entwurf mit den entsprechenden Räumen und Tagen. ## Pflichtfelder #### [Tabellenblatt Persons](#tabellenblatt-persons-1) Last Name, E-Mail, External ID (wenn Person in Beiträgen und Sessions involviert sein soll) #### [Tabellenblatt Sessions](#tabellenblatt-sessions-1) External ID, Topic, Form of Presentation, Submitter external ID → wenn Verplanung aktiv: Date (d.m.Y), Start Time (H:i), End Time (H:i), Room #### [Tabellenblatt Papers](#tabellenblatt-papers-1) External ID, Topic, Form of Presentation, Submitter external ID → wenn Verplanung aktiv: Session external ID, Start Time (H:i), End Time (H:i) ## Bitte Beachten ### Korrekte Verknüpfungen Damit der Import erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen alle Personen, die als Submitter, Chair oder Autor verknüpft sind, im Tabellenblatt *Persons* mit der exakten *External ID* vorhanden sein, ebenso müssen alle im Tabellenblatt *Papers* genannten Sessions mit der exakten *Session external ID* vorhanden sein. Bei fehlerhaften Verknüpfungen wird der Importvorgang abgebrochen. ### Datums- und Zeitangaben Wenn Sie Sessions und Beiträge samt ihrer zeitlichen und räumlichen Verplanung ins Programm importieren wollen, ist es wichtig, dass die Datums- und Zeitangaben in Excel richtig formatiert sind. {% hint style="success" %} Die Zellen mit Datums- und Zeitangaben müssen wie im Importtemplate ein Zellformat aus der Kategorie "**Datum**" bzw. "**Uhrzeit**" haben und dürfen keine Texte sein, die nur aussehen wie ein Datum oder eine Uhrzeit. {% endhint %}

Korrekte Formatierung der Datumsangaben in Excel

Die Umwandlung falsch formatierter Datums- und Zeitangaben kann in Excel mitunter aufwändig sein. In der Regel muss man dazu in einer Behelfsspalte die Formeln `=DATWERT(...)` bzw. `=ZEITWERT(...)` verwenden, die so erhaltenen Werte als Werte in die Datums-/Zeitspalte einfügen und für diese dann das korrekte Zellformat einstellen. ### Themen und Präsentationsformen *Topic* und *Form of Presentation* sind Pflichtfelder, sowohl für Sessions, als auch für Papers. Die angegebenen Themen und Präsentationsformen müssen vor dem Import im Backend angelegt worden sein. Bitte achten Sie auf korrekte Schreibweise der Themenkürzel, insbesondere Aufzählungspunkte und Leerzeichen („1.2.“ vs „1. 2“) stellen eine häufige Fehlerquelle dar. Mit fehlerhaften Themenangaben ist kein Import möglich. #### Mehrere Themen, Themenkürzel vs. interne Themenbezeichnung * Bei Bedarf können mehrere Themen pro Paper/Session importiert werden, indem man diese kommasepariert ohne Leerzeichen aufzählt. * Es können sowohl die Kurzbezeichnung als auch die internen Bezeichnungen des Themas verwendet werden, diese dürfen jedoch keine Kommas enthalten. * Die verwendeten Themenangaben (Kürzel, interne Bezeichnung) sollten eindeutig sein, damit auch das richtige Thema zugewiesen wird. * Mehrere Präsentationsformen pro Beitrag/Session sind nicht möglich. ### Vorlage nicht verändern * Die Namen und die Reihenfolge der Tabellenblätter dürfen nicht verändert werden. Nicht benötigte Tabellenblätter dürfen nicht gelöscht werden. * Die Spaltenüberschriften der Tabellen dürfen nicht verändert oder Spalten vertauscht werden. Nicht benötigte Spalten dürfen nicht gelöscht werden. ### Hinweise & Tipps * Vor dem eigentlichen Import der Daten werden diese von der Importprozedur umfassend geprüft. Sollten Fehler erkannt werden, erhält man genaue Fehlermeldungen, an welcher Stelle (Tabelle, Zeile, Spalte) die fehlerhaften Daten enthalten sind. Der Import wird dann nicht durchgeführt und man kann/muss zuerst die Fehler beheben. * Beim Import mit Verplanung muss ein veröffentlichter Konferenzplanerentwurf bestehen, sonst ist kein Import möglich. * Formeln und Formatierungen werden nicht beachtet und können den Import unmöglich machen. * Sollten Personen, Sitzungen oder Beiträge nicht importiert werden, muss das jeweilige Arbeitsblatt trotzdem in der Excel-Datei vorhanden sein. Nutzen Sie hierfür die Importoption [*Datenbezug*](https://converia.slab.com/posts/beitragsimport-in-converia-cgmpaadh#hkevg-datenbezug). * Fügen Sie Daten aus anderen Excel-Dateien immer nur als Werte in die Importvorlage ein (ohne Formate oder Formeln). {% hint style="warning" %} Der Import kann nur dazu genutzt werden, neue Elemente zu importieren. Bereits importierte oder bestehende Inhalte können über den Import nicht geändert werden. Prüfen Sie die Daten also bitte vor dem Import sorgfältig, eine nachträgliche Korrektur ist ärgerlich und sehr aufwändig. {% endhint %} ## Beziehung zwischen den Tabellen Persons – Sessions – Papers

Abb. 2: Beziehungen zwischen den Tabellen

## Detaillierte Definition der Importspalten ### Tabellenblatt Persons | **Spalte** | **Spaltenname** | **Typ** | **Pflicht** | **Bedingung** | | ---------- | --------------- | ------- | ----------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | A | First Name | Text | | | | B | Last Name | Text | Ja | | | C | Address | Text | | | | D | Title | Text | | | | E | Username | Text | | Eindeutig im Import bzw. in Converia Installation | | F | Password | Text | | Password Policy (mindestens 8 Zeichen) | | G | Street | Text | | | | H | Postcode | Text | | | | I | Town | Text | | | | J | Country | Text | | ISO 3166 ALPHA-2 Format (DE, GB, CH,…) | | K | Phone | Text | | | | L | Mobile | Text | | | | M | Fax | Text | | | | N | University/… | Text | | | | O | Department | Text | | | | P | Aux | Text | | | | Q | Website | Text | | | | R | E-Mail | Text | Ja | Valide E-Mail-Adresse | | S | Job Function | Text | | | | T | Suffix | Text | | | | U | Lang | Text | | ISO 639-1 Format (DE, EN,…) | | V | External ID | Text | Ja | Eindeutig im Import bzw. der Veranstaltung | | W | Add Info | Text | | | | X | EFN | Text | | | | Y | Vita | Text | | | | Z | Photo | Text | |

Datei existiert im Importordner public/custom/media/

\/person-files/import

| ### Tabellenblatt Sessions | **Spalte** | **Spaltenname** | **Typ** | **Pflicht** | **Bedingung** | | ---------- | --------------------------- | ------- | -------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | A | Code | Text | | | | B | External ID | Text | Ja | Eindeutig im Import bzw. innerhalb der Veranstaltung | | C | Title | Text | | | | D | Topic | Text | Ja | Thema in Veranstaltung angelegt, kommaseparierte Angabe mehrerer Themengebiete möglich, Themenkürzel müssen exakt übereinstimmen | | E | Form of Presentation | Text | Ja | Präsentationsform in Veranstaltung angelegt, interner Namen müssen exakt übereinstimmen | | F | Description | Text | | | | G | Submitter external ID | Text | Ja | Verweis auf externe ID einer Person | | H |

Date

(d.m.Y)

| Datum | Bei Verplanung | Format „Datum“: 31.12.2017, Tag existiert im Plan | | I | Start Time (H:i) | Uhrzeit | Bei Verplanung | Format „Uhrzeit“: 08:30:00, innerhalb der Tag-Start-Endzeit, Sekunden werden ignoriert | | J |

End Time

(H:i)

| Uhrzeit | Bei Verplanung | Format „Uhrzeit“: 18:30:00, innerhalb der Tag-Start-Endzeit, Sekunden werden ignoriert | | K | Room | Text | Bei Verplanung | Raum existiert im aktuellen Plan | | L | \[Rollenname] | Text | | Rolle ist in Veranstaltung angelegt, Verweis auf externe ID einer Person, IDs kommasepariert. | | M | \[Rollenname] | Text | | Rolle ist in Veranstaltung angelegt. Verweis auf externe ID einer Person. IDs kommasepariert. | | N | \[Rollenname] | Text | | Rolle ist in Veranstaltung angelegt. Verweis auf externe ID einer Person. IDs kommasepariert. | {% hint style="info" %} Die **Spalten H-K** können auch bei aktiver Verplanung leer gelassen werden, dann wird die entsprechende Sitzung nur angelegt, aber nicht verplant. Die **Spalten L-N** und enthalten die standardmäßig im System vorhandenen Rollen. Bei Bedarf können vor dem Import die Rollen durch den Converia Support angepasst werden und auch zusätzliche Rollen sind möglich. Diese können dann in weiteren Spalten hinzugefügt werden. Für die korrekte Zuordnung müssen Spaltenname und Rollenname übereinstimmen. {% endhint %} ### Tabellenblatt Papers | **Spalte** | **Spaltenname** | **Typ** | **Pflichtfeld** | **Bedingung** | | ---------- | --------------------------- | ------- | --------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | A | Code | Text | | | | B | External ID | Text | Ja | Eindeutig im Import bzw. innerhalb der Veranstaltung | | C | Title | Text | | | | D | Topic | Text | Ja | Thema in Veranstaltung angelegt, kommaseparierte Angabe mehrerer Themengebiete möglich | | E | Form of Presentation | Text | Ja | Präsentationsform in Veranstaltung angelegt | | F | Abstract Text | Text | | | | G | Abstract File | Text | |

Datei existiert im Importordner

public/custom/media/

\/paper/import

| | H | Submitter external ID | Text | Ja | Verweis auf externe ID einer Person | | I | Presenter external ID | Text | |

Verweis auf externe ID einer Person,

mehrere IDs kommasepariert.

| | J | Author external ID | Text | |

Verweis auf externe ID einer Person,

mehrere IDs kommasepariert,

alle Presenter müssen enthalten sein

| | K | Session external ID | Text | Wenn in Sitzung | Verweis auf externe ID einer Sitzung | | L | Start Time (H:i) | Uhrzeit | Bei Verplanung | Format „Uhrzeit“: 08:30:00, innerhalb der Tag-Start-Endzeit, Sekunden werden ignoriert | | M |

End Time

(H:i)

| Uhrzeit | Bei Verplanung | Format „Uhrzeit“: 09:30:00, innerhalb der Tag-Start-Endzeit, Sekunden werden ignoriert | {% hint style="info" %} Die **Spalten K-M** können auch bei aktiver Verplanung leer gelassen werden, dann wird der entsprechende Beitrag nur angelegt, aber nicht verplant.Die Verplanung ist nur möglich, wenn die referenzierte Sitzung auch verplant wird. {% endhint %} ## Beispiel Importdaten ### Variante 1 - vollständiger Import Hier ein Beispiel eine vollständigen Importdatei mit zeitlicher Verplanung der Sessions und Beiträge. {% file src="" %} Gesamtimport {% endfile %} ### Variante 2 - Import in Einzelschritten Es kann durchaus sinnvoll sein, den Import für 1. Personen 2. Sessions und 3. Beiträge getrennt mit unterschiedlichen Einstellungen vorzunehmen, bspw. um Sessions als *eingeladene* Sessions und Beiträge als *eingereichte* und bewertete Beiträge zu importieren. Hierfür müssen die jeweils anderen Tabellenblätter leer gelassen werden, müssen aber trotzdem vorhanden sein - die Exceldatei muss also in 3 Arbeitsmappen gesplittet werden: {% file src="" %} Personen {% endfile %} {% file src="" %} Sessions {% endfile %} {% file src="" %} Beiträge {% endfile %} {% hint style="info" %} Reihenfolge beachten! Zuerst Personen, dann Sessions, dann Beiträge. {% endhint %}