Beitragsimport durchführen

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Zweck, Grundlagen

Mit Hilfe des Bei­tragsimports können Sessions samt Beiträgen und allen involvierten Personen importiert werden, inklusive der räumlichen und zeitlichen Einplanung.

Grundlage für den Import ist eine Excel-Importvorlage, welche im Backend im Importmodul heruntergeladen werden kann.

Die Excel-Arbeitsmappe enthält 3 Tabellenblätter:

1. Personen

2. Sessions

3. Papers

Diese Tabellen werden in der oben genannten Reihenfolge importiert.

Beim Import der Sessions können die involvierten Personen in unterschiedlichen Rollen automatisch zugeordnet werden (Submitter, Moderator, Chair, Co-Chair). Dazu wird die Spalte V External ID aus der Personentabelle referenziert.

Gleiches gilt für den Import der Papers bzgl. der darin involvierten Personen (Submitter, Presenter, Author). Beim Import der Paper erfolgt gleichzeitig die Zuordnung der Paper in die Sessions über die Referenzierung der Spalte B External ID aus der Sessions-Tabelle, siehe Beziehung zwischen den Tabellen Persons – Sessions – Papers.

Vorgehen

1. Aktuelle Importvorlage herunterladen und befüllen

2. Importoptionen konfigurieren

3. Importdatei auswählen (nur XLSX-Datei, verknüpfte Dateien vorher im Medienbrowser hochladen)

4. Import starten

Importoptionen

Abb. 1: Einstellungen für den Beitragsimport

Datenbezug

Auswahl der Elemente, die importiert werden sollen (Personen, Sitzungen, Beiträge). Elemente, die hier nicht aktiviert sind, werden in der Importdatei ignoriert.

Schlagwörter für Personen

Den importierten Personen können beliebig viele Schlagwörter zugewiesen werden. Mehrere Schlagwörter können kommasepariert aufgezählt werden.

Import Modus

• Eingeladen: Beiträge und Sitzungen werden als eingeladen importiert und können beim Import automatisch verplant werden.

• Eingereicht: Beiträge und Sitzungen werden als eingereicht importiert. Eine Verplanung ist während des Imports nicht möglich, sondern erst nach Finaler Bewertung und Finalisierung im Backend

• Erfolgreich bewertet: Beiträge und Sitzungen werden als eingereicht importiert sowie als akzeptiert bewertet und finalisiert. Beiträge und Sitzungen können beim Import automatisch verplant werden.

Einladungsstatus der Autor:innen

Der gewählte Einladungsstatus wird für alle importierten Autor:innen & Chairs einheitlich festgelegt.

Sitzungen & Beiträge verplanen

Bei deaktivierter Option Sitzungen & Beiträge verplanen werden die in der Importdatei angegebenen Zeiten und Räume ignoriert und Beiträge und Sitzungen werden nicht verplant. Voraussetzung für die Verplanung ist ein angelegter Konferenzplaner-Entwurf mit den entsprechenden Räumen und Tagen.

Pflichtfelder

Tabellenblatt Persons

Last Name, E-Mail, External ID (wenn Person in Beiträgen und Sessions involviert sein soll)

Tabellenblatt Sessions

External ID, Topic, Form of Presentation, Submitter external ID

→ wenn Verplanung aktiv: Date (d.m.Y), Start Time (H:i), End Time (H:i), Room

Tabellenblatt Papers

External ID, Topic, Form of Presentation, Submitter external ID

→ wenn Verplanung aktiv: Session external ID, Start Time (H:i), End Time (H:i)

Bitte Beachten

Korrekte Verknüpfungen

Damit der Import erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen alle Personen, die als Submitter, Chair oder Autor verknüpft sind, im Tabellenblatt Persons mit der exakten External ID vorhanden sein, ebenso müssen alle im Tabellenblatt Papers genannten Sessions mit der exakten Session external ID vorhanden sein. Bei fehlerhaften Verknüpfungen wird der Importvorgang abgebrochen.

Themen und Präsentationsformen

Topic und Form of Presentation sind Pflichtfelder, sowohl für Sessions, als auch für Papers. Die angegebenen Themen und Präsentationsformen müssen vor dem Import im Backend angelegt worden sein. Bitte achten Sie auf korrekte Schreibweise der Themenkürzel, insbesondere Aufzählungspunkte und Leerzeichen („1.2.“ vs „1. 2“) stellen eine häufige Fehlerquelle dar. Fehlerhafte Angaben führen zu einem Abbruch des Imports.

Vorlage nicht verändern

• Die Namen und die Reihenfolge der Tabellenblätter dürfen nicht verändert werden. Nicht benötigte Tabellenblätter dürfen nicht gelöscht werden.

• Die Spaltenüberschriften der Tabellen dürfen nicht verändert oder Spalten vertauscht werden. Nicht benötigte Spalten dürfen nicht gelöscht werden.

Weitere Hinweise

• Vor dem eigentlichen Import der Daten werden diese von der Importprozedur umfassend geprüft. Sollten Fehler erkannt werden, erhält man genaue Fehlermeldungen, an welcher Stelle (Tabelle, Zeile, Spalte) die fehlerhaften Daten enthalten sind. Der Import wird dann nicht durchgeführt und man kann/muss zuerst die Fehler beheben.

• Die im Import verwendeten Themen- und Präsentationsformen müssen vorhanden sein, sonst ist kein Import möglich.

• Beim Import mit Verplanung muss ein veröffentlichter Konferenzplanerentwurf bestehen, sonst ist kein Import möglich.

• Formeln und Formatierungen werden nicht beachtet und können den Import unmöglich machen.

• Sollten Personen, Sitzungen oder Beiträge nicht importiert werden, muss das jeweilige Arbeitsblatt trotzdem in der Excel-Datei vorhanden sein. Nutzen Sie hierfür die Importoption Datenbezug.
• Daten aus anderen Excel-Dateien immer nur als Werte in die Importvorlage einfügen (ohne Formate oder Formeln)

• Die Importvorlage beschränkt sich aktuell auf folgende Excel-Formate:

  • Text Excel übernimmt die Einträge 1:1 und entfernt bspw. keine führenden Nullen.

  • Datum im Format 31.12.2024, Zellen als Datum formatieren, nicht als Text.

  • Uhrzeit im Format 23:59:00, Zellen als Uhrzeit formatieren, nicht als Text. Wir nutzen lediglich Stunden und Minuten. Sekunden werden ignoriert.

Bei einem fehlerhaften Import können die Daten nicht erneut importiert & überschrieben werden, sondern müssen manuell oder über den Converia Support (bzw. den internen Helpdesk) gelöscht werden.

Grundsätzlich ist ein Aktualisieren vorhandener Daten durch einen weiteren Import nicht möglich, sondern die Importdaten werden immer als neue Elemente angelegt.

Beziehung zwischen den Tabellen Persons – Sessions – Papers

Abb. 2: Beziehungen zwischen den Tabellen

Detaillierte Definition der Importspalten

Tabellenblatt Persons

Spalte	Spaltenname	Typ	Pflicht	Bedingung
A	First Name	Text
B	Last Name	Text	Ja
C	Address	Text
D	Title	Text
E	Username	Text		Eindeutig im Import bzw. in Converia Installation
F	Password	Text		Password Policy (mindestens 8 Zeichen)
G	Street	Text
H	Postcode	Text
I	Town	Text
J	Country	Text		ISO 3166 ALPHA-2 Format (DE, GB, CH,…)
K	Phone	Text
L	Mobile	Text
M	Fax	Text
N	University/…	Text
O	Department	Text
P	Aux	Text
Q	Website	Text
R	E-Mail	Text	Ja	Valide E-Mail-Adresse
S	Job Function	Text
T	Suffix	Text
U	Lang	Text		ISO 639-1 Format (DE, EN,…)
V	External ID	Text	Ja	Eindeutig im Import bzw. der Veranstaltung
W	Add Info	Text
X	EFN	Text
Y	Vita	Text
Z	Photo	Text		Datei existiert im Importordner public/custom/media/ <Interner Konferenzname>/person-files/import

Tabellenblatt Sessions

Spalte	Spaltenname	Typ	Pflicht	Bedingung
A	Code	Text
B	External ID	Text	Ja	Eindeutig im Import bzw. innerhalb der Veranstaltung
C	Title	Text
D	Topic	Text	Ja	Thema in Veranstaltung angelegt, kommaseparierte Angabe mehrerer Themengebiete möglich, Themenkürzel müssen exakt übereinstimmen
E	Form of Presentation	Text	Ja	Präsentationsform in Veranstaltung angelegt, interner Namen müssen exakt übereinstimmen
F	Description	Text
G	Submitter external ID	Text	Ja	Verweis auf externe ID einer Person
H	Date (d.m.Y)	Datum	Bei Verplanung	Format „Datum“: 31.12.2017, Tag existiert im Plan
I	Start Time (H:i)	Uhrzeit	Bei Verplanung	Format „Uhrzeit“: 08:30:00, innerhalb der Tag-Start-Endzeit, Sekunden werden ignoriert
J	End Time (H:i)	Uhrzeit	Bei Verplanung	Format „Uhrzeit“: 18:30:00, innerhalb der Tag-Start-Endzeit, Sekunden werden ignoriert
K	Room	Text	Bei Verplanung	Raum existiert im aktuellen Plan
L	[Rollenname]	Text		Rolle ist in Veranstaltung angelegt, Verweis auf externe ID einer Person, IDs kommasepariert.
M	[Rollenname]	Text		Rolle ist in Veranstaltung angelegt. Verweis auf externe ID einer Person. IDs kommasepariert.
N	[Rollenname]	Text		Rolle ist in Veranstaltung angelegt. Verweis auf externe ID einer Person. IDs kommasepariert.

Die Spalten H-K können auch bei aktiver Verplanung leer gelassen werden, dann wird die entsprechende Sitzung nur angelegt, aber nicht verplant.

Die Spalten L-N und enthalten die standardmäßig im System vorhandenen Rollen. Bei Bedarf können vor dem Import die Rollen durch den Converia Support angepasst werden und auch zusätzliche Rollen sind möglich. Diese können dann in weiteren Spalten hinzugefügt werden. Für die korrekte Zuordnung müssen Spaltenname und Rollenname übereinstimmen.

Tabellenblatt Papers

Spalte	Spaltenname	Typ	Pflichtfeld	Bedingung
A	Code	Text
B	External ID	Text	Ja	Eindeutig im Import bzw. innerhalb der Veranstaltung
C	Title	Text
D	Topic	Text	Ja	Thema in Veranstaltung angelegt, kommaseparierte Angabe mehrerer Themengebiete möglich
E	Form of Presentation	Text	Ja	Präsentationsform in Veranstaltung angelegt
F	Abstract Text	Text
G	Abstract File	Text		Datei existiert im Importordner public/custom/media/ <Interner Konferenzname>/paper/import
H	Submitter external ID	Text	Ja	Verweis auf externe ID einer Person
I	Presenter external ID	Text		Verweis auf externe ID einer Person, mehrere IDs kommasepariert.
J	Author external ID	Text		Verweis auf externe ID einer Person, mehrere IDs kommasepariert, alle Presenter müssen enthalten sein
K	Session external ID	Text	Wenn in Sitzung	Verweis auf externe ID einer Sitzung
L	Start Time (H:i)	Uhrzeit	Bei Verplanung	Format „Uhrzeit“: 08:30:00, innerhalb der Tag-Start-Endzeit, Sekunden werden ignoriert
M	End Time (H:i)	Uhrzeit	Bei Verplanung	Format „Uhrzeit“: 09:30:00, innerhalb der Tag-Start-Endzeit, Sekunden werden ignoriert

Die Spalten K-M können auch bei aktiver Verplanung leer gelassen werden, dann wird der entsprechende Beitrag nur angelegt, aber nicht verplant.Die Verplanung ist nur möglich, wenn die referenzierte Sitzung auch verplant wird.

Beispiel Importdaten

Variante 1 - vollständiger Import

Hier ein Beispiel eine vollständigen Importdatei mit zeitlicher Verplanung der Sessions und Beiträge.

93KB

vsb-import-data_2024-02-07.xlsx

Gesamtimport

Variante 2 - Import in Einzelschritten

Es kann durchaus sinnvoll sein, den Import für

1. Personen

2. Sessions und

3. Beiträge

getrennt mit unterschiedlichen Einstellungen vorzunehmen, bspw. um Sessions als eingeladene Sessions und Beiträge als eingereichte und bewertete Beiträge zu importieren. Hierfür müssen die jeweils anderen Tabellenblätter leer gelassen werden, müssen aber trotzdem vorhanden sein - die Exceldatei muss also in 3 Arbeitsmappen gesplittet werden:

50KB

vsb-import-data_2024-02-07_Persons.xlsx

Personen

24KB

vsb-import-data_2024-02-07_Sessions.xlsx

Sessions

59KB

vsb-import-data_2024-02-07_Papers.xlsx

Beiträge

Reihenfolge beachten! Zuerst Personen, dann Sessions, dann Beiträge.