Kontaktperson für die Anmeldung

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Abb. 1: Registration Kontakt im Backend hinterlegen

Für die Anmeldung muss ein Kontakt hinterlegt werden, da diese Information an vielen wichtigen Stellen, z.B. auf Dokumenten und in Mail-Footern, aber auch als Absendername und -adresse für Systemmails, Verwendung findet.

Es kann ein separater Kontakt für die Anmeldung angelegt werden, sollte die Ansprechperson vom allgemeinen Kontakt abweichen. Handelt es sich um dieselbe Ansprechperson, kann dieser Kontakt hier erneut hinterlegt werden (Abb. 1).

• Auswahl des Personen-Icons, um einen Datensatz aus dem Personenbrowser als Registration Kontakt zu hinterlegen (Abb. 1).

• Wurde der gewünschte Personendatensatz über die Suche gefunden, kann dieser mit dem blauen Pfeil am Anfang der Zeile übernommen werden (Abb. 2).

Wenn kein passender Datensatz vorhanden ist, kann über den Button Person hinzufügen (Abb. 2) ein neuer Personendatensatz angelegt und über die Checkbox Auswählen direkt mit dem Speichern übernommen werden (Abb. 3).

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Es empfiehlt sich zudem, den Personendatensatz als nicht abgleichbar zu markieren (Abb. 3), damit er nicht bei Dublettenabgleichen herangezogen und so ungewollt verändert wird.

Abb. 2: Person hinzufügen

Abb. 3: Eigenschaften des Kontaktdatensatzes

Stellen, an denen der Registration Kontakt verwendet wird

Der Registration Kontakt wird überall dort ausgegeben, wo die zugehörigen Ersetzungen (Abb. 4) in Texten verwendet werden. Das ist im Converia-Standard an folgenden Stellen der Fall:

• Buchungsbestätigung und Buchungsbestätigungsmail

• Rechnung und Rechnungsmail

• Mailvorlagen für den manuellen Versand von Infomails aus der Teilnehmenden-Verwaltung

Abb. 4: Ersetzung des Registration Kontakt

Mailadresse des Registration Kontakt als Absenderadresse für Mails aus Converia

Die Mailadresse, die im Personendatensatz des Registration Kontakt verwendet wird, hat einige weitere Funktionen in Converia:

1. Die Mailadresse ist die Absenderadresse für alle Mails aus der Anmeldung und Teilnehmenden-Verwaltung (Achtung: Nicht zu verwechseln mit dem Absendernamen. Dieser ist i.d.R. die Kurzbezeichnung der Konferenz).

2. An diese Adresse wird von allen Mails, die aus Converia im Rahmen der Teilnehmeranmeldung versendet werden, eine Kopie verschickt. D.h., wenn sich neue Teilnehmende anmelden und Buchungsbestätigung und Rechnung per Mail erhalten, wird die Information über diese neuen Anmeldungen auch an den Registration Kontakt geschickt.

Der in den PDF Vorlagen ausgegebene Ort bezieht sich auf den Ort des korrespondierenden Kontakts (z.B. Rechnung -> Registration Contact).