Zahlungserinnerungen (Mahnungen) verschicken

Verwaltung -> Anmeldung -> Rechnungen

Ein Mahnwesen gibt es in Converia nicht und wird auch nicht als Leistung angeboten. Sollte ein offizielles Mahnverfahren eingeleitet werden, obliegt dies der Verantwortung der Veranstaltenden.

Eingetroffene Zahlungen werden von Converia in regelmäßigen Abständen ins System importiert.

Für offene Rechnungen können Zahlungserinnerungen direkt aus dem System, per E-Mail, versendet werden. Zahlungserinnerungen werden nicht automatisch versendet. Falls eine Zahlungserinnerung versenden werden soll, sollte der Versandzeitpunkt mit dem Converia-Team abgestimmt werden, um auch kurzfristig eingegangene Zahlungen berücksichtigen zu können. Wenn wir den Versand von Zahlungserinnerungen übernehmen, fallen 50,00 Euro pro Versand (beliebig viele Empfänger:innen) an.

Den Versand selbst durchführen

Der Versand von Zahlungserinnerungen ist dies mit entsprechenden Filtern einfach aus der Liste der Rechnungen möglich:

Abb. 1: Zahlungserinnerungen versenden

Wir empfehlen, in der Textvorlage bei "innerhalb der nächsten Tage" eine Zahl zu ergänzen oder dies durch "bis zum [gewünschtes Datum]" zu ersetzen, um eine verbindliche Frist zu setzen. Üblich sind 7 bis 14 Tage.

Offene Teilbeträge

Bei einigen Rechnungen sind evtl. nur kleinere Teilbeträge offen. Dies hängt in den meisten Fällen mit Auslandszahlungsgebühren zusammen. Falls diese Beträge nicht nachgefordert werden sollen, kann alternativ der Rechnungsbetrag auf die eingegangene Zahlungshöhe herabgesetzt werden.

Offene Rechnung bereits beglichen

Bei Rückmeldungen von Teilnehmenden, dass ihre Rechnung bereits beglichen sei, bitten wir, von diesen einen Bankbeleg mit folgenden Informationen anzufordern, damit wir den Zahlungseingang überprüfen können:

• Name des Kontoinhabers

• Datum der Überweisung

• Überweisungsbetrag

• Verwendungszweck

• IBAN an die der Betrag überwiesen wurde