Rechnungen exportieren
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Es besteht die Möglichkeit, veranstaltungs- oder installationsweit ein Muster für die Benennung der Verzeichnis- und Dateinamen bei Rechnungsexporten zu definieren. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Rechnungen exportieren ist sinnvoll, wenn alle Rechnungen oder einen Teil davon auf einmal benötigt werden, z.B. weil
Kurz vor der Konferenz alle Rechnungen noch einmal durch die Buchhaltung geprüft werden sollen.
Rechnungen für die Teilnehmenden nicht gleich nach deren Buchung online bzw. per E-Mail bereitgestellt, sondern stoßweise aufbereitet und versendet werden.
Alle Rechnungen nach der Veranstaltung archiviert werden sollen.
Um die gewünschten Rechnungen zu exportieren, geht man folgendermaßen vor:
optional: Unter Datumsbezug kann ein Zeitraum angegeben werden, für den Rechnungen exportiert werden sollen.
Anlage: Gemeint ist das Anlagedatum der Rechnung - entspricht dem Buchungstag, nur die in dem Zeitraum NEU angelegten Rechnungen werden exportiert
Anlage/Änderung: Es werden auch alle in dem Zeitraum geänderten & stornierten Rechnungen exportiert.
Alternativ kann eine Auswahl über den (Rechnungs-)Nummernbereich getroffen werden. Alle für den Export bestimmten Rechnungen müssen ausgewählten werden. Entweder einzelne Rechnungen in der Checkbox anhaken oder über den Button Auswahloptionen z. B. alle auswählen.
Eine der Optionen im Drop-Down-Menü Aktionen ausführen und per Klick auf Aktionen ausführen bestätigen.
Export erzeugen: in den Export gelangt immer nur die letzte Version der Rechnung
Export mit allen Versionen erzeugen: alle Versionsnummern einer Rechnung fließen in den Export ein
Excel-Export: Excel-Liste
Wurde die Option Export mit allen Versionen erzeugen und einen Datumsbezug gewählt, so kommt abschließend noch eine finale Abfrage (s. Abb. 2).
Ja: wählen Sie, wenn nur die Rechnungsversionen benötigen, welche im festgelegten Zeitraum erzeugt wurden (hier im Beispiel: 6.8.–11.8.2015)
Nein, alle Versionen: wählen Sie, wenn Sie auch die Versionen einer Rechnung benötigen, die außerhalb des definierten Zeitraumes angelegt wurden.
Bereits erzeugte Exporte können wie in der Abbildung angezeigt aufrufen und heruntergeladen werden:
Mit der oben beschriebenen Vorgehensweise können 3 Szenarien abgedeckt werden:
Nur das aktuelle Dokument der Rechnung exportieren.
Alle Dokumente der gefilterten Rechnungen exportieren > siehe Export mit allen Versionen erzeugen
Export mit allen Versionen erzeugen, unter Auswahl eines bestimmten Zeitraumes
