Rechnungen exportieren

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Es besteht die Möglichkeit, veranstaltungs- oder installationsweit ein Muster für die Benennung der Verzeichnis- und Dateinamen bei Rechnungsexporten zu definieren. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Rechnungen exportieren ist sinnvoll, wenn alle Rechnungen oder einen Teil davon auf einmal benötigt werden, z.B. weil

• Kurz vor der Konferenz alle Rechnungen noch einmal durch die Buchhaltung geprüft werden sollen.

• Rechnungen für die Teilnehmenden nicht gleich nach deren Buchung online bzw. per E-Mail bereitgestellt, sondern stoßweise aufbereitet und versendet werden.

• Alle Rechnungen nach der Veranstaltung archiviert werden sollen.

Abb. 1: Rechnungsübersicht - Datumsbezug - Aktionen ausführen

Um die gewünschten Rechnungen zu exportieren, geht man folgendermaßen vor:

• optional: Unter Datumsbezug kann ein Zeitraum angegeben werden, für den Rechnungen exportiert werden sollen.

  • Anlage: Gemeint ist das Anlagedatum der Rechnung - entspricht dem Buchungstag, nur die in dem Zeitraum NEU angelegten Rechnungen werden exportiert

  • Anlage/Änderung: Es werden auch alle in dem Zeitraum geänderten & stornierten Rechnungen exportiert.

• Alternativ kann eine Auswahl über den (Rechnungs-)Nummernbereich getroffen werden. Alle für den Export bestimmten Rechnungen müssen ausgewählten werden. Entweder einzelne Rechnungen in der Checkbox anhaken oder über den Button Auswahloptionen z. B. alle auswählen.

• Eine der Optionen im Drop-Down-Menü Aktionen ausführen und per Klick auf Aktionen ausführen bestätigen.

  • Export erzeugen: in den Export gelangt immer nur die letzte Version der Rechnung

  • Export mit allen Versionen erzeugen: alle Versionsnummern einer Rechnung fließen in den Export ein

  • Excel-Export: Excel-Liste

• Wurde die Option Export mit allen Versionen erzeugen und einen Datumsbezug gewählt, so kommt abschließend noch eine finale Abfrage (s. Abb. 2).

  • Ja: wählen Sie, wenn nur die Rechnungsversionen benötigen, welche im festgelegten Zeitraum erzeugt wurden (hier im Beispiel: 6.8.–11.8.2015)

  • Nein, alle Versionen: wählen Sie, wenn Sie auch die Versionen einer Rechnung benötigen, die außerhalb des definierten Zeitraumes angelegt wurden.

Abb. 2: Finale Abfrage

Bestehende Exporte anzeigen

Bereits erzeugte Exporte können wie in der Abbildung angezeigt aufrufen und heruntergeladen werden:

Abb. 3: Exporte anzeigen

Mit der oben beschriebenen Vorgehensweise können 3 Szenarien abgedeckt werden:

1. Nur das aktuelle Dokument der Rechnung exportieren.

2. Alle Dokumente der gefilterten Rechnungen exportieren > siehe Export mit allen Versionen erzeugen

3. Export mit allen Versionen erzeugen, unter Auswahl eines bestimmten Zeitraumes