# Rechnungen exportieren

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Es besteht die Möglichkeit, veranstaltungs- oder installationsweit ein Muster für die Benennung der Verzeichnis- und Dateinamen bei Rechnungsexporten zu definieren. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
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Rechnungen exportieren ist sinnvoll, wenn alle Rechnungen oder einen Teil davon auf einmal benötigt werden, z.B. weil

* Kurz vor der Konferenz alle Rechnungen noch einmal durch die Buchhaltung geprüft werden sollen.
* Rechnungen für die Teilnehmenden nicht gleich nach deren Buchung online bzw. per E-Mail bereitgestellt, sondern stoßweise aufbereitet und versendet werden.
* Alle Rechnungen nach der Veranstaltung archiviert werden sollen.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FlhmBEoqLY3XFuRq6W1U2%2F2024-09-16_10h10_11.png?alt=media&#x26;token=93e90237-4aa2-4ab8-8382-a686ebba6cba" alt=""><figcaption><p>Abb. 1: Rechnungsübersicht - Datumsbezug - Aktionen ausführen</p></figcaption></figure>

Um die gewünschten Rechnungen zu exportieren, geht man folgendermaßen vor:

* **optional:** Unter Datumsbezug kann ein Zeitraum angegeben werden, für den Rechnungen exportiert werden sollen.
  * *Anlage:* Gemeint ist das Anlagedatum der Rechnung - entspricht dem Buchungstag, nur die in dem Zeitraum NEU angelegten Rechnungen werden exportiert
  * *Anlage/Änderung:* Es werden auch alle in dem Zeitraum geänderten & stornierten Rechnungen exportiert.
* Alternativ kann eine Auswahl über den (Rechnungs-)Nummernbereich getroffen werden. Alle für den Export bestimmten Rechnungen müssen **ausgewählten** werden. Entweder einzelne Rechnungen in der Checkbox anhaken oder über den Button *Auswahloptionen* z. B. alle auswählen.
* Eine der Optionen im Drop-Down-Menü *Aktionen ausführen* und per Klick auf *Aktionen ausführen* bestätigen.
  * *Export erzeugen:* in den Export gelangt immer nur die letzte Version der Rechnung
  * *Export mit allen Versionen erzeugen*: alle Versionsnummern einer Rechnung fließen in den Export ein
  * *Excel-Export:* Excel-Liste
* Wurde die Option *Export mit allen Versionen erzeugen* **und** einen Datumsbezug gewählt, so kommt abschließend noch eine finale Abfrage (s. Abb. 2).
  * *Ja:* wählen Sie, wenn nur die Rechnungsversionen benötigen, welche im festgelegten Zeitraum erzeugt wurden (hier im Beispiel: 6.8.–11.8.2015)
  * *Nein, alle Versionen:* wählen Sie, wenn Sie auch die Versionen einer Rechnung benötigen, die außerhalb des definierten Zeitraumes angelegt wurden.

<figure><img src="https://manual.converia.de/files/converia-manual/content/buchungen-und-rechnungen-verwalten-anwendungsfaelle/rechnungen-exportieren-2.png" alt=""><figcaption><p>Abb. 2: Finale Abfrage</p></figcaption></figure>

## Bestehende Exporte anzeigen

Bereits erzeugte Exporte können wie in der Abbildung angezeigt aufrufen und heruntergeladen werden:

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FLhSaylQILfMNzYzjoora%2F2024-09-16_10h11_08.png?alt=media&#x26;token=9c5ee614-394b-4e3c-8d2c-8446cb118322" alt=""><figcaption><p>Abb. 3: Exporte anzeigen</p></figcaption></figure>

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Mit der oben beschriebenen Vorgehensweise können 3 Szenarien abgedeckt werden:

1. Nur das aktuelle Dokument der Rechnung exportieren.
2. Alle Dokumente der gefilterten Rechnungen exportieren > siehe *Export mit allen Versionen erzeugen*
3. Export mit allen Versionen erzeugen, unter Auswahl eines bestimmten Zeitraumes
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