E-Mails verfassen und absenden

Verwaltung -> E-Mail-Versand -> E-Mails versenden

Alle von Converia versendeten E-Mails werden innerhalb der jeweiligen Konferenzen in Ordnern abgelegt. Beim Aufrufen des E-Mail-Versands erscheint eine Übersicht aller vorhandenen E-Mails. Um eine neue E-Mail zu erstellen, einfach auf Neue E-Mail klicken (Abb. 1).

Abb. 1: Startbildschirm des Mail-Versands

Verfassen von E-Mails

Im folgenden Fenster besteht die Möglichkeit, die E-Mail individuell zu gestalten. Pflichtangaben wie E-Mail-Sprache, Absendername und E-Mail-Adresse müssen ausgefüllt werden, um die Bearbeitung fortzusetzen.

Für den E-Mail-Text können personen- oder konferenzspezifische Ersetzungen verwendet werden. Ein Klick auf eine Ersetzung fügt diese als #:Ersetzung:# in den E-Mail-Text ein (siehe Abb. 2).

Ersetzer

Folgende Ersetzer / Ersetzungen stehen im E-Mail-Modul zur Verfügung:

• Anredeformel - Höfliche Anrede, Vorangesteller Namenszusatz und Nachname z.B. Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann / Sehr geehrte Frau Dr. Musterfrau

• Namensnennung (komplett) - Vorangestellter Namenszusatz, Vor- und Nachname , Nachgestellter Namenszusatz z.B. Dr. Max Mustermann PhD

• Namensnennung (kompakt) - Vorangestellter Namenszusatz, Vor- und Nachname z.B. Dr. Max Mustermann

• Vorangestellter Namenszusatz - z.B. "Dr." oder "Prof. Dr."

• Vorname

• Nachname

• Nachgestellter Namenszusatz - z.B. "PhD" oder "MdB"

• Username - Converia-Benutzername

• Mitgliedsnummer

• Link Passwort anfordern - Link zur Passwort-Zurücksetzen-Seite, wo Empfänger:innen den Passwort-Zurücksetzen starten können.

• Link zur Teilnahmebestätigung - Kann vor oder nach der Konferenz an alle Teilnehmenden mit gültiger Buchung versendet werden

• Einladungslink für Personen ohne Account - Relevant für Personen-Importe, bei denen keine Accounts erstellt wurden

Es besteht die Möglichkeit, über das Mailing-Modul (in großen Mengen) Gutscheincodes oder Anmeldelinks mit eingelöstem Gutscheincode zu generieren und zu versenden (Abb. 3, Pkt. 1). Weitere Informationen dazu unter Gutscheine per E-Mail versenden.

Zusätzlich können Links zur Anmeldung mit einer vorausgewählten Preisgruppe versendet werden. Damit diese Links funktionieren, müssen die vorausgewählten Preisgruppen aktiv und sichtbar sein (Abb. 3, Pkt. 2).

HTML-E-Mail

HTML-Mails können Empfangsprobleme haben, weil sie von Spam-Filtern blockiert, nicht richtig angezeigt oder durch Sicherheitseinstellungen eingeschränkt werden können. Es ist empfehlenswert, zusätzlich eine reine Textversion der E-Mail zu senden, um die Zustellbarkeit zu verbessern.

Es besteht die Option, eine HTML-E-Mail zu verfassen. Dies bietet mehr Gestaltungsmöglichkeiten für Texte, einschließlich der Möglichkeit, Bilder oder HTML-Code hinzuzufügen (Abb. 4).

1. Checkbox HTML-E-Mail - Öffnet den HTML-Editor. Dank benutzerfreundlicher Oberfläche ist es einfach, ansprechende und funktionale E-Mails zu gestalten.

2. Quelltext - Die nötigen HTML-Kenntnisse vorausgesetzt, bietet die Bearbeitung via Quelltext eine präzisere Kontrolle über das Layout und die Darstellung, sowie die Möglichkeit, spezifische Mail-Client-Anforderungen zu berücksichtigen und so sicherzustellen, dass E-Mails konsistent und ansprechend in verschiedenen Mail-Programmen angezeigt werden.

3. Checkbox HTML-E-Mail RAW - Bei automatisierten oder dynamischen E-Mail-Kampagnen kann der HTML-Raw-Code genutzt werden, um personalisierte Inhalte und komplexe Layouts direkt zu implementieren.

Empfänger:innen hinzufügen und Vorschau

Nachdem die E-Mail fertig verfasst und gespeichert wurde, werden weitere Reiter zur Verfügung gestellt.

Bei Auswahl des Reiters Empfänger:in können aus der Personenliste Empfänger:innen ausgewählt werden. Unter Erweiterte Suche können dafür viele Filteroptionen genutzt werden, wie z.B. Teilnehmende mit offenen Rechnungen, Teilnehmende mit nicht erbrachten Nachweisen, Autor:innen eines akzeptierten Beitrags oder alle Keynote-Speaker.

Sobald alle Empfänger:innen zur Liste hinzugefügt wurden, kann im Reiter Vorschau die E-Mail bzw. der E-Mail-Inhalt überprüft werden. Dabei können einzelne Empfänger:innen ausgewählt werden, um den Inhalt aus Empfänger:innen-Sicht anzeigen zu lassen, sodass anstelle der Ersetzer die tatsächlichen Daten angezeigt werden.

Gutscheincodes werden erst beim Versand der E-Mail generiert und werden deshalb bis dahin als **** ausgegeben.

Anhänge

Es können beliebig viele Anhänge an eine E-Mail angehängt werden.

1. Die Auswahl erfolgt über den Medienbrowser in Converia (Abb. 7, Pkt. 1)

2. Mit dem Button Datei hinzufügen kann eine ausgewählte Datei hinzugefügt werden (Abb. 7, Pkt. 2)

3. Sofern die E-Mail noch nicht final versendet wurde, können angehängte Dateien über das X wieder entfernt werden (Abb. 7, Pkt. 3).

Große Anhänge können von Servern blockiert werden. Komprimieren Sie Dateien oder nutzen Sie Cloud-Dienste. Reduzieren Sie die Dateigröße, um den ökologischen Fußabdruck zu minimieren, und scannen Sie Anhänge auf Viren. Diese Maßnahmen verbessern Effizienz, Sicherheit und Umweltfreundlichkeit.

Versenden von E-Mails

Sobald der E-Mail-Inhalt fertig bearbeitet und geprüft, die Empfänger:innen-Liste befüllt und ggf. Anhänge hinzugefügt wurden, kann die E-Mail versendet werden. Der Versand erfolgt im Reiter Versand starten und wird i.d.R. über eine geplante Startzeit ausgelöst.

Der geplante Startzeitpunkt kann über ein Kalendersteuerelement ausgewählt (Abb. 8, Pkt. 1) und mit dem Button Startzeit E-Mail-Versand speichern festgelegt werden (Abb. 8, Pkt.2). Wird kein Zeitpunkt festgelegt wird die E-Mail bzw. werden die E-Mails sofort versendet.

Bei Massenmailings ist es sinnvoll, einen geplanten Startzeitpunkt in der Zukunft zu wählen. So können nach der Finalisierung noch Korrekturen vorgenommen werden. Zudem können Öffnungsraten verbessert, Überlastung von Mailservern und Postfächern vermieden und Versandzeiten an verschiedene Zeitzonen angepasst werden.