Zahlungen in Converia verwalten

Verwaltung -> Anmeldung -> Rechnungen

Eine wichtige Information beim Teilnehmermanagement einer Konferenz sind die Zahlungseingänge der Teilnehmenden. Wurde der Zahlungsabwicklungsservice (Ticketing) über Converia gebucht, werden die Zahlungseingangsinformationen für Überweisungen, Rückerstattungen usw. regelmäßig von uns aktualisiert, für Kreditkarten- und Paypal-Zahlungen geschieht dies automatisch im Buchungsprozess über die Zahlungsschnittstellen.

Wird dieser Service nicht genutzt, besteht die Möglichkeit, Zahlungen entweder massenhaft zu importieren oder manuell für Einzelfälle zu verbuchen.

Zusätzlich gibt es verschiedene Tools in Converia, die dabei helfen, Zahlungen zu verwalten.

• Zahlungsexporte

• Zahlungserinnerungen versenden

• Buchhaltungsschnittstelle

Nützliche Filterfunktionen für die Zahlungsverwaltung

Mithilfe der Filter für die Zahlungsmethode (verfügbare Zahlungsarten), den Status (bezieht sich auf den Rechnungsstatus – gültig, storniert usw.) und den Zahlungsstatus (bezieht sich auf die Zahlung – offen, überbezahlt usw.) und deren Kombination können die gewünschten Informationen angezeigt werden.

Zusätzlich kann:

• Der anzuzeigende Rechnungsnummernbereich festgelegt werden (Nummernbereich).

• Nach einem Referenzcode gesucht werden. Dieser bezieht sich immer auf den Referenzcode der Zahlung (Abb. 2).

Abb. 1: Filtermöglichkeiten in der Rechnungsübersicht

• Danach gefiltert werden, ob sich die Rechnung im Bearbeitungsstatus befindet, also aktuell ist oder nicht (Rechnungsdokument ist aktuell).

• Über den Datumsbezug Rechnungen entweder auf den Zeitraum der Rechnungsausstellung (Anlage) oder zusätzlich den Zeitpunkt der letzten Änderungen (Anlage/Änderung) eingrenzen.

Abb. 2: Bezug für das Feld 'Referenzcode'