# Interessensabfrage vor Beginn der Registrierung - die Voranmeldung

Die Voranmeldung kann genutzt werden, wenn bereits vor Beginn der offiziellen Teilnahmeanmeldung Interessensbekundungen gesammelt werden sollen, um später mit einem Mailing über den Start der Anmeldung o.ä. zu informieren.

Die Voranmeldung ist **keine richtige Registrierung für Teilnehmende**, sondern dient als Anmeldung für einen Newsletter.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FaZK6jHXZAakjhttvNXvw%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=3edbbae2-76fe-4246-8056-e8523cf76b47" alt="Abb. 1: Die Konfigurations-Oberfläche der Voranmeldung"><figcaption><p>Abb. 1: Die Konfigurations-Oberfläche der Voranmeldung</p></figcaption></figure>

## Einrichtung der Voranmeldung

Die **Aktivierung der Voranmeldung** muss über die Auswahl *aktiv* bzw. *nicht aktiv* **und** mittels Anmeldebeginn und -schluss erfolgen. Nur wenn **beide Bedingungen erfüllt** sind, funktioniert die Voranmeldung.

{% hint style="info" %}
Sollte die Voranmeldung trotz Aktivierung in den Grundeinstellungen im Frontend nicht angezeigt werden, hilft der Converia Support. Ggf. muss noch eine Aktivierung an übergeordneter Stelle erfolgen.
{% endhint %}

## Mailversand & Double-Opt-In

Festlegen, ob der Versand der Bestätigungsmail bei erfolgreicher Voranmeldung *aktiv* oder *nicht aktiv* sein soll.

{% hint style="warning" %}
**Voraussetzung für das Double-Opt-In-Verfahren ist ein aktivierter Mailversand!**

**Double-Opt-In** bedeutet, dass die Person, die sich angemeldet hat, diese Anmeldung noch einmal bestätigen muss, indem sie auf einen Link klickt, der in der Bestätigungsmail enthalten ist. Für eine **DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung** ist dieses Verfahren vorgeschrieben.
{% endhint %}

Erst, wenn der Bestätigungslink aufgerufen wurde, können im Backend die vollständigen Personendaten einsehen und damit gearbeitet werden. Wurde der Link auf Empfangsseite nicht aktiviert, können bis auf den Anmeldezeitpunkt keine weiteren Daten eingesehen werden (Abb. 2).

Die Mailadresse im Mail-Kontakt dient als Absenderadresse. Für den Kontaktdatensatz gelten beim Anlegen die gleichen Hinweise wie für [andere Kontakte](https://manual.converia.de/allgemeines/eine-neue-veranstaltung-in-converia/zentrale-einstellungen-und-individualisierung/kontaktinformationen).

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FtmX6q9Kpac5o9ppIbETE%2F2024-10-10_12h06_28.png?alt=media&#x26;token=a21865b7-7e7f-45cd-85f8-66dfe65a0b93" alt="Abb. 2: Im unteren Eintrag wurde der Double-Opt-In-Bestätigungslink nicht aufgerufen"><figcaption><p>Abb. 2: Bei diesem Eintrag wurde der Double-Opt-In-Bestätigungslink nicht aufgerufen</p></figcaption></figure>

## Mailvorlagen

Für die Bestätigungsmail können folgende Vorlagen inkl. Ersetzer verwendet werden. Andere Ersetzer aus dem System funktionieren unter Umständen nicht und sollten **vor der Freigabe der Voranmeldung getestet** werden.

#### Betreff

```
#:ConferenceName:# - Voranmeldung
```

#### Mail

```
Sehr geehrte(r) #:Addresses:# #:Title:# #:FirstName:# #:LastName:# #:Suffix:#,

Sie haben Sich soeben für die Anmeldung der Veranstaltung "#:ConferenceName:#" vormerken lassen. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie Ihre Anmeldung erst aktivieren:
#:SubscribeLink:#
Folgende Daten haben wir von Ihnen erhalten:
#:PreRegistrationInput:#
Wenn Sie sich wieder abmelden möchten, klicken Sie bitte auf folgenden Link:
#:UnsubscribeLink:#

Vielen Dank für Ihre Voranmeldung.

Ihr #:ConferenceName:# Organisationskomitee
```

## Zusatzfelder in der Voranmeldung ergänzen

Im Tab *Optionen* können zusätzliche Felder für Abfragen im Frontendformular konfiguriert werden (Abb. 3 & 4).

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FdTt2Cj2rrt56bSICwr6e%2Fimage%20(1).png?alt=media&#x26;token=9e7d81aa-709a-4cdf-844d-3f903edf388c" alt="Abb. 3: Einstellung der Zusatzfelder im Tab &#x22;Optionen&#x22;"><figcaption><p>Abb. 3: Einstellung der Zusatzfelder im Tab "Optionen"</p></figcaption></figure>

1. Die Reihenfolge der Felder ändern.
2. Der Schlüssel ist die Kurzbezeichnung für die Felder. Diese wird nicht im Frontend angezeigt, aber in der Bestätigungsmail, in der alle Angaben aufgelistet sind, die die Person getätigt hat.
3. Hier wird die Bezeichnung der Felder für die **aktiven Sprachen** eingetragen.
4. Den gewünschten Feldtyp auswählen:
   * *Text (einzeilig)* – Einzeiliges Texteingabefeld
   * *Text* (mehrzeilig) – Mehrzeiliges Texteingabefeld
   * *Checkbox* – Einfache Box zum Anhaken
   * *Themengebiet* – Die hier hinterlegten Auswahlmöglichkeiten speisen sich aus den Themengebieten der Beitragseinreichung.
   * *Captcha/Anti-Spam* – Spezielles Eingabefeld, um zu prüfen, ob das Formular tatsächlich von einem Menschen ausgefüllt wurde.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FJcr14TvsaHuMMSHMjiVX%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=a39a6600-9fe3-498f-a7f4-68e7a4f858a3" alt="Abb. 4: Ansicht der Zusatzfelder (gelb hinterlegt) im Frontend"><figcaption><p>Abb. 4: Ansicht der zugefügten Zusatzfelder im Frontend</p></figcaption></figure>

## Einschränkungen in der Konfiguration

Die Voranmeldung ist aktuell nur bis zu einem gewissen Grad konfigurierbar. So können Zusatzfelder beispielsweise:

* Nicht als Pflichtfelder definiert werden.
* Es gibt keinen Feldtyp für eine freie Auswahl (Drop-Down-Liste).
* Zusatzfelder können nur unter den bereits vorhandenen Standardfeldern abgebildet werden.
* Es gibt keine Möglichkeit, das Formular optisch durch Überschriften zu unterteilen.

Sollte eine dieser Einschränkungen bei der Umsetzung der geplanten Voranmeldung behindern, besteht die Möglichkeit, weitere Abfragen über Zusatzfelder später in der offiziellen Teilnehmeranmeldung oder Beitragseinreichung unterzubringen.&#x20;

{% hint style="info" %}
Sollte die Voranmeldung trotz Aktivierung in den Grundeinstellungen im Frontend nicht angezeigt werden, wenden Sie sich bitte an den Converia-Support. Eventuell muss noch eine Aktivierung an übergeordneter Stelle erfolgen.
{% endhint %}