Datenbereinigung in Converia

Administration -> Alle Konferenzen -> Datenbereinigung

Mithilfe der Datenbereinigung können Personendaten DSGVO-konform aus dem System gelöscht werden.

Dieses Feature ist nur in Rücksprache mit Converia für Kund:innen mit Rahmenvertrag ohne Ticketingservice verfügbar. Bei Kund:innen mit Rahmenvertrag ohne Zugriff auf das Feature findet die Datenbereinigung durch Converia-Mitarbeiter:innen nur nach Ankündigung oder Rücksprache statt.

Begriffsklärung

Datenbereinigung	Möglichkeit zur Löschung von Konferenz- und Personendaten gemäß DSGVO
Konferenzdaten	Beiträge und Buchungen einer Person in einer Veranstaltung
Personendaten	Umfasst den Personendatensatz inkl. Login
Löschfrist	Frist, die vorgibt, ab welchem Zeitpunkt Daten zur Löschung vorgesehen werden. Beispiel Löschfrist 24 Monate: Es werden Daten gelöscht, die älter als 24 Monate sind und die übrigen Bedingungen (s.u.) erfüllen.

Wichtiger Hinweis zur Durchführung

Das Löschen ist auf der Datenbank eine relativ teure Aktion und erfordert insbesondere auch die Aktualisierung der entsprechenden Tabellenindizes. Das kann auf der Datenbank bestimmte andere Aktionen blockieren. Es kann somit bei vielen anderen parallelen Schreibzugriffen und größeren Datenbanken sowohl zu einer Verlangsamung des Löschprozesses als auch zu einer erheblichen Verlangsamung der anderen Zugriffe kommen.

Die Datenbereinigung sollte immer außerhalb der regulären Betriebszeiten durchgeführt werden.

Funktionsweise der Datenbereinigung

Events und Personen

In der Datenbereinigung wird zwischen der Löschung von Events (Konferenzdaten) und Personen (Personendaten) unterschieden. Es empfiehlt sich, zuerst im Bereich Events zu löschen. Denn Personendaten werden nur gelöscht, wenn sie keine Konferenzdaten mehr haben.

Abb. 1: Bereich "Events" in der Datenbereinigung

Was passiert beim Löschen eines Events?

Wenn eine Veranstaltung gelöscht wird, bedeutet das Folgendes:

• Buchungen, Beiträge, Sessions usw. werden unwiderruflich gelöscht.

• Der Frame (das Gerüst für die Subportale) bleibt erhalten, wird aber in der Datenbank als gelöscht markiert und die Veranstaltung ist somit im Backend nicht mehr abrufbar oder in Auswahllisten verfügbar.

• Die (inaktiven) Subportale mit den Konfigurationen und CMS-Inhalten bleiben erhalten und sind auch im Backend theoretisch noch verfügbar/wieder aktivierbar. Sie können jedoch nicht weiter als Kopiervorlage genutzt werden.

• Im Medienbrowser bleiben z.B. PDF-Vorlagen erhalten. Diese können somit auch noch in zukünftigen Veranstaltungen verknüpft sein, wenn die ursprüngliche Veranstaltung als Kopiervorlage genutzt wurde. Andere Systemordner im Medienbrowser, die Personendaten enthalten, werden gelöscht (paper, invoices, person-files usw.).

Was passiert beim Löschen einer Person?

• Personendatensätze werden nachhaltig und unwiderruflich gelöscht, ähnlich wie die zugehörigen Konferenzdaten beim Löschen von Events (i.d.R. der vorherige Schritt).

• Sonderform gemergte Datensätze (Dublettenabgleich): Beim sogenannten Mergen werden zwei Personendatensätze A und B in der Datenbank als gelöscht markiert und in einem dritten Datensatz C zusammengeführt. Die als gelöscht markierten, alten Datensätze werden genauso für die Datenbereinigung zur vollständigen Löschung vorgesehen und mit bereinigt. Ab dem Zeitpunkt des Merges erfüllen sie automatisch alle Kriterien für das Löschen im Rahmen der Datenbereinigung.

Voraussetzungen für erfolgreiches Löschen

Events (Veranstaltungen)

• Veranstaltungen müssen in den Grundeinstellungen deaktiviert worden sein, und es müssen Buchungen oder Beiträge vorhanden (gewesen) sein, damit sie zur Löschung vorgeschlagen werden.

• In den Grundeinstellungen muss ein Veranstaltungsbeginn und -ende definiert sein.

• Das Veranstaltungsende wird herangezogen, um zu ermitteln, ob die Veranstaltung in die Löschfrist fällt.

Personen

• Personendatensätze werden zur Löschung vorgemerkt, wenn sie innerhalb der gesetzten Frist nicht aktiv waren, d.h. keine neuen Konferenzdaten von ihnen oder für sie (im Backend) erzeugt wurden.

• Ein Einloggen im Frontend zählt nicht als Aktivität.

• Personendatensätze werden anschließend nur gelöscht, wenn sie keine Konferenzdaten mehr haben. Ansonsten erscheint z.B. folgende Meldung:

Abb. 2: Person wurde zur Löschung vorgemerkt, kann jedoch nicht final gelöscht werden

Löschen von Personen

Beim Löschen von Personen gibt es drei Auswahloptionen.

Abb. 3: Selektionsmöglichkeiten bei Personenlöschung

1 - Löschen ohne Veranstaltungszuordnung

Empfohlenes Vorgehen bei einer groß angelegten Datenbereinigung. Ohne Filterung, nur über Auswahloptionen Alle/Sichtbare anwählen. Bei über 5000 zu löschenden Personendatensätzen empfehlen wir, immer in 5000er-Schritten vorzugehen. Also Paginierung am Ende der Liste entsprechend auf 5000 anpassen, anschließend Sichtbare anwählen und Löschvorgang anstoßen.

Wenn keine Konferenzauswahl im Filter erfolgt, werden Personendatensätze immer ohne Veranstaltungsbezug zur Löschung herangezogen.

2 - Löschen mit Veranstaltungsbezug - Ausschließlich der Veranstaltung zugeordnete Personen

Dabei kann gezielt eine Veranstaltung und alle enthaltenen Personendatensätze bereinigt werden, die ausschließlich in der gewählten Veranstaltung Konferenzdaten haben. Sobald ein Personendatensatz auch in einer anderen Veranstaltung verknüpft ist (Achtung: Hier spielen Konferenzdaten keine Rolle), wird sie nicht zur Bereinigung vorgeschlagen.

Wenn nur so gelöscht wird, besteht die Gefahr, dass Personen mit mehrfachen Konferenzverknüpfungen nie für die Bereinigung herangezogen werden und durchs Raster fallen.

3 - Löschen mit Veranstaltungsbezug - Alle der Veranstaltung zugeordneten Personen

Dabei kann gezielt eine Veranstaltung und alle enthaltenen Personendatensätze bereinigt werden, unabhängig davon, ob noch Verknüpfungen mit anderen Veranstaltungen bestehen (natürlich keine Löschung bei Vorhandensein noch relevanter Konferenzdaten).