# Mitglieder

## Allgemein

Mithilfe des Mitgliedermoduls ist es möglich, im Anmeldeprozess bestimmte Teilnahmearten – und somit Angebote / Preise / Informationen usw. – ausschließlich für Mitglieder zugänglich zu machen.

Dazu erfolgt bei der Auswahl der Teilnahmeart ein Abgleich mit vorher definierten Prüfkriterien, wie z.B. die Abfrage von:

* Mitgliedsnummer
* E-Mailadresse
* Postleitzahl
* …

Auch eine Kombination von Prüfkriterien ist möglich.

## Import von Mitgliedern

Grundsätzlich sind für den Import von Mitgliederdaten mithilfe von CSV-Vorlagedateien die gleichen Hinweise wie für den [Personenimport](https://manual.converia.de/teilnehmende/personen-und-teilnehmende-verwalten/personen-in-converia-importieren) zu beachten. Hier stellen wir ergänzende Informationen zur Verfügung, die speziell den Mitgliederimport betreffen. 

Der Mitgliederimport erfolgt listenbasiert. D.h. zuerst muss mindestens eine Mitgliederliste über den Button *Liste hinzufügen* angelegt werden (Abb. 1). Gibt es unterschiedliche Mitgliedertypen oder Prüfkriterien, werden mehrere Listen angelegt.

{% hint style="warning" %}
Für eine fehlerfreie Verarbeitung von Teilnehmerdaten ist es essenziell, dass Mitgliedsnummern (MEMBER\_ID) innerhalb einer Liste eindeutig und konsistent vergeben sind. Converia geht dabei davon aus, dass diese Listen aus extern gepflegten Datenbanken stammen, in denen jeder Person eine eindeutige Identifikationsnummer zugeordnet ist.

Mitgliedsnummern nur für die Verwendung in Converia zu vergeben, ist generell möglich, jedoch ist in diesem Fall besonders darauf zu achten, dass es innerhalb einer Veranstaltung und insbesondere innerhalb einzelner Listen nicht zu Abweichungen zwischen den Mitgliedsnummern und den zugehörigen (ggf. bereits verknüpften) Personendaten kommt. Dies gilt insbesondere bei der Aktualisierung oder dem erneuten Import von Listen.
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
Es wird empfohlen, für jede Veranstaltung eine eigene, externe Mitglieder-Datenbank zu führen, in der jeder Person eine eindeutige Mitgliedsnummer zugewiesen ist. Auf diese Weise lassen sich fehlerhafte Verknüpfungen und Datenkonflikte bei der Nutzung von Converia zuverlässig vermeiden.
{% endhint %}

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FjozraM4jVxVB02gVcgca%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=e9950793-e6ee-4c7e-9bac-0c177696307f" alt="Abb. 1: Anlegen einer neuen Mitgliederliste"><figcaption><p>Abb. 1: Anlegen einer neuen Mitgliederliste</p></figcaption></figure>

### Mitglieder einzeln hinzufügen

Unter *Verwaltung -> Personenverwaltung -> Mitglieder* kann ein Mitglied manuell hinzugefügt werden

<figure><img src="https://slabstatic.com/prod/uploads/v54u0pgn/posts/images/aQKSC0HSq-h9-RHgw1GWSzXM.png" alt="Abb. 2: Mitglied hinzufügen"><figcaption><p>Abb. 2: Mitglied hinzufügen</p></figcaption></figure>

* Pflichtangaben ausfüllen und speichern
* Damit eine *Liste* in den Mitgliedsdaten ausgewählt werden kann, muss vorher unter *Konfiguration -> Grundeinstellungen -> Mitgliederlisten* eine Liste angelegt worden sein.
* Im Formularfeld *Verknüpfte Person* ist keine Auswahl zu treffen. Sobald sich das Mitglied erfolgreich angemeldet hat, wird ein Personenaccount erstellt und als verknüpfte Person hinterlegt.

<div><figure><img src="https://slabstatic.com/prod/uploads/v54u0pgn/posts/images/KtBmUwMVq50DE0p7WKNHt1_j.png" alt="Abb. 3: Liste hinzufügen"><figcaption><p>Abb. 3: Liste hinzufügen</p></figcaption></figure> <figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2Fh0uTFraJdkwD4AJBjTXR%2FMMHyj6PyjXQYD3CEPIKJaTSA.png?alt=media&#x26;token=5d0ac3b4-7f60-412e-924a-21c25425c3a0" alt="Abb. 4: Liste / Verknüpfte Person"><figcaption><p>Abb. 4: Liste / Verknüpfte Person</p></figcaption></figure></div>

## Konfiguration der Mitgliederliste

Erst, wenn eine Mitgliederliste angelegt und gespeichert wurde, kann die Vorlage-Datei über den Button *CSV-Importvorlage* herunterladen werden (Abb. 2).

Folgende Konfigurationsmöglichkeiten gibt es:

* *Listenname* für den internen Gebrauch
* Die Preisgruppe festlegen, für welche die Mitglieder-Schranke in der Teilnehmeranmeldung gilt.
* Bei Bedarf kann jeder Mitgliederliste ein vordefinierten *Warenkorb* zugeordnet werden. Das Mitglied hat dann im Anmeldeprozess die entsprechende(n) Buchungsoption(en) bereits im Warenkorb liegen.
* Die *Matching-Kriterien XML definieren*, die ein Mitglied zur Verifizierung angeben muss. Standardmäßig wird die Mitgliedernummer und die Postleitzahl (wobei nur die ersten 3 Ziffern abgeglichen werden) abgefragt (Abb. 5). Ohne eine korrekte Angabe im Anmeldeprozess kann dieser nicht als Mitglied fortgesetzt werden.
* Weiterhin sind als Prüfkriterien möglich: E-Mail-Adresse, Name, Geburtsdatum, Firma, Straße oder Ort. **Die Angaben, gegen die geprüft werden soll, müssen im Vorfeld in Converia hinterlegt werden, damit ein Abgleich stattfinden kann.**

{% hint style="info" %}
Die Konfiguration der Matching-Kriterien XML (Prüfkriterien) übernimmt i.d.R. der Converia-Support unter <support@converia.de>.
{% endhint %}

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FFHzd7mHEAxtcpgwcCovD%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=1c533f4f-c9bb-46cf-838c-f5e39df5ed05" alt="Abb. 5: Mitgliederliste konfigurieren und importieren"><figcaption><p>Abb. 5: Mitgliederliste konfigurieren und importieren</p></figcaption></figure>

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FNcXMnb95fj6WxFjHBD82%2F2024-10-10_14h15_25.png?alt=media&#x26;token=d58ea3aa-eb0d-402e-8b3b-4ca3511c7bd8" alt="Abb. 6: Abfrage der Prüfkriterien für Mitglieder im Anmeldeprozess"><figcaption><p>Abb. 6: Abfrage der Prüfkriterien für Mitglieder im Anmeldeprozess</p></figcaption></figure>

## Importdatei erstellen und hochladen

CSV-Importvorlage herunterladen, als Datenimport in Excel öffnen und befüllen.

{% file src="<https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FcvcWQQdeEW9WeRYGTsp9%2Fmember_import_sample.csv?alt=media&token=38189029-bedb-4d75-986b-39079445fc2b>" %}
CSV-Importvorlage 3/25
{% endfile %}

* Pflichtangaben sind:
  * Nachname
  * E-Mail-Adresse
  * Mitgliedsnummer
  * Land
  * Status (1 = aktiv; 0 = inaktiv)
    * Da i.d.R. alle Mitglieder einer Import-Liste als aktiv importiert werden sollen, muss bei allen Personendatensätzen in der Spalte *IS\_ACTIVE* eine "1" eingetragen werden.
* Eine Angabe bei *OPENFEE ist* nicht zwingend notwendig. Sollte seitens des Mitglieds noch ein offener Betrag ausstehen, kann dieser über die Anmeldung mit eingezogen werden.
* *EXT\_REFERENCE* hinterlegen, falls eine eigene Nummer für den Mitglieder-Account gewünscht, z.B. für besseren Datenabgleich mit eigener Datenbank.
* Importieren der Mitgliederliste
  * Als CSV-Datei mit *UTF-8-Codierung* speichern, um die Daten in Converia zu importieren. In Excel dazu die Exportoption CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (\*.csv) benutzen.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FvV6ja8ZCd7d9sJHuiN2X%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=b62d3dfb-12e3-4049-bbe8-4333455bf9db" alt="Abb. 7: Import der zuvor bearbeiteten CSV-Importvorlage"><figcaption><p>Abb. 7: Import der zuvor bearbeiteten CSV-Importvorlage</p></figcaption></figure>

{% hint style="danger" %}
Bei jedem (neuen) Import von Mitgliederdaten werden die bestehenden Datensätze in Converia vollständig überschrieben. Änderungen sollten daher idealerweise **ausschließlich in der zentralen Mitgliederdatenbank** erfolgen. Converia sollte nur über regelmäßige Importe aus dieser Datenbank aktualisiert werden.

Werden Änderungen direkt in Converia vorgenommen, **gehen diese beim nächsten Import verloren**, sofern sie nicht auch **parallel in der Mitgliederdatenbank** erfasst wurden.

Mitglieder, die in Converia vorhanden sind, aber **nicht in der aktuellen Importdatei enthalten** sind, erhalten in Converia automatisch den Status **„gelöscht“**.
{% endhint %}