# E-Mails aus Converia

In Converia können E-Mails an Teilnehmende, Einreichende oder andere Personengruppen versendet werden. Die Gestaltung von **Newslettern**, das Zusenden **spezieller Angebote** oder die reine Informationsweitergabe sind dank des E-Mail-Moduls einfach umsetzbar.

Die folgenden Seiten erklären Schritt für Schritt, wie E-Mails verfasst und an einzelne Personen oder ganze Personengruppen versendet werden können. Verschiedene Anwendungsfälle wie das Versenden von Newslettern oder die Verteilung von Gutscheincodes werden dargestellt und erklärt.

## Automatischer E-Mail-Versand

In einigen Prozessen werden automatisch E-Mails versendet. Die Mailtexte können in E-Mail-Vorlagen im Konfigurationsbereich angepasst werden.

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E-Mails werden ausschließlich aus dem Frontend automatisch versendet. Vorgänge im Backend lösen keinen automatischen E-Mail-Versand aus. Es besteht jedoch an vielen Stellen im Backend die Möglichkeit, einen E-Mail-Versand manuell auszuzlösen.
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#### Der automatische Versand im Frontend erfolgt

* nach einer erfolgreichen Buchung
* nach einer abgeschlossenen Beitragseinreichung
* für das Zurücksetzen des Passworts
* nach dem Anlegen eines Benutzeraccounts über Account-Einladungslink

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2Fzimr42Z4ti3PxLJmj0HV%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=0bb9c03e-35cd-479c-95c8-f156c44723b1" alt="Abb. 1: Die Bestätigung nach einer erfolgreichen Buchung"><figcaption><p>Abb. 1: Die Bestätigung nach einer erfolgreichen Buchung</p></figcaption></figure>

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Funktioniert der E-Mail-Versand nicht?

Bitte zunächst prüfen, ob die E-Mails aus Converia versendet wurden. Dies ist am Status-Symbol in der E-Mail-Liste (Abb. 3) erkennbar.

Ist ersichtlich, dass die E-Mail nicht versendet wurde, sollte als nächstes überprüft werden, ob die [allgemeinen Kontaktpersonen](https://manual.converia.de/allgemeines/eine-neue-veranstaltung-in-converia/zentrale-einstellungen-und-individualisierung/kontaktinformationen) korrekt und mit E-Mail-Adresse angelegt sind. Diese Adressen dienen je nach Modul als Absender und müssen vorhanden sein, damit der Versand funktioniert.

Sind alle Angaben korrekt und der Versandstatus positiv, wurde die E-Mail versendet, jedoch auf Empfängerseite nicht zugestellt. In diesem Fall bitte an die zuständigen E-Mail-Administrationen oder den Converia Support wenden.
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## Manueller E-Mail-Versand

Es gibt viele Möglichkeiten, E-Mails aus dem Backend zu versenden. Dafür kann entweder das E-Mail-Modul genutzt werden, um eigene Texte zu verfassen und gezielt bestimmte Personen(-gruppen) als Empfänger:innen auszuwählen, oder **vorgefertigte Texte**, die an vielen Stellen im System verfügbar sind.

#### E-Mail-Versand ist neben dem E-Mail-Modul an folgenden Stellen möglich:

* Nach dem Ändern einer Buchung oder Rechnung (*Rechnungs-* bzw. *Buchungs-Infomail*)
* Beim Hinterlegen von Zahlungen in der Rechnungsverwaltung
* In der Rechnungsübersicht, um Zahlungserinnerungen zu versenden (Abb. 2)
* In der Rechnungsübersicht, bei aktiviertem Reverse Charge Verfahren, um die Aktion [*Rechnung verifizieren - Freigabe E-Mail senden*](https://manual.converia.de/teilnehmende/die-anmeldung-einrichten/die-angebotsubersicht-anlegen/reverse-charge-im-buchungsprozess/reverse-charge-verfahren-im-backend#verifikationsmodus) zu starten (Verifikationsmodus)
* [In der Buchungsliste](https://manual.converia.de/allgemeines/e-mails-aus-converia/e-mails-aus-der-buchungsliste-versenden), um Buchungs- oder Rechnungsinformationen zu versenden, oder über den Status von Nachweisprüfungen zu informieren (Verifikationsmodus)
* Im Bewertungsprozess der Beiträge (Arbeitsabläufe), beispielsweise um Gutachtende über den Start der Bewertung oder Einreichende über die Ablehnung bzw. Annahme ihrer Beiträge zu informieren
* Beim Veröffentlichen des Konferenzplaners nach dem Platzieren der Beiträge

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FuNpncJj2fhCIyLAdReYt%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=775a7870-38cd-4744-bb87-5e7f411547cb" alt="Abb. 2: Die Vorlage der Zahlungserinnerung in der Rechnungsverwaltung"><figcaption><p>Abb. 2: Die Vorlage der Zahlungserinnerung in der Rechnungsverwaltung</p></figcaption></figure>

## E-Mail-Ordner / E-Mail-Verlauf

Alle gespeicherten oder versendeten E-Mails befinden sich in E-Mail-Ordnern. Systemgenerierte E-Mails werden automatisch in einem dazugehörigen Ordner abgelegt, bei selbst angelegten kann der Ort frei festgelegt werden.

Mit einem Klick auf *Alle* oder einen bestimmten Ordner und dann auf *Suche* werden die abgelegten E-Mails angezeigt.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2F76da8YphiBgQ64rVJqcC%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=3d0e7fdc-ca78-45b8-a6a8-793997c54155" alt="Abb. 3: Überblick der versandten E-Mails"><figcaption><p>Abb. 3: Überblick der versandten E-Mails</p></figcaption></figure>

Durch das *Stift*-Icon können **nicht versandte** Mails bearbeitet, Empfänger:innen hinzugefügt oder gelöscht werden. Außerdem können die Versandzeit eingestellt und Dateianhänge hinzugefügt werden.

Bei **bereits versandten Mails** kann nur noch die Vorschau-Funktion genutzt werden. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht mehr möglich.

{% hint style="warning" %}
Nicht versendete E-Mails können nur **einzeln** gelöscht werden.
{% endhint %}