E-Mails aus Converia

Verwaltung -> E-Mail-Versand -> E-Mails versenden

In Converia können E-Mails an Teilnehmende, Einreichende oder andere Personengruppen versendet werden. Die Gestaltung von Newslettern, das Zusenden spezieller Angebote oder die reine Informationsweitergabe sind dank des E-Mail-Moduls einfach umsetzbar.

Die folgenden Seiten erklären Schritt für Schritt, wie E-Mails verfasst und an einzelne Personen oder ganze Personengruppen versendet werden können. Verschiedene Anwendungsfälle wie das Versenden von Newslettern oder die Verteilung von Gutscheincodes werden dargestellt und erklärt.

Automatischer E-Mail-Versand

In einigen Prozessen werden automatisch E-Mails versendet. Die Mailtexte können in E-Mail-Vorlagen im Konfigurationsbereich angepasst werden.

E-Mails werden ausschließlich automatisch aus dem Frontend versendet. Vorgänge im Backend lösen keinen automatischen E-Mail-Versand aus; es besteht jedoch an vielen Stellen die Möglichkeit, E-Mails manuell zu versenden.

Der automatische Versand im Frontend erfolgt

• nach einer erfolgreichen Buchung

• nach einer abgeschlossenen Beitragseinreichung

• für das Zurücksetzen des Passworts

• nach dem Anlegen eines neuen Benutzeraccounts

Abb. 1: Die Bestätigung nach einer erfolgreichen Buchung

Funktioniert der E-Mail-Versand nicht?

Bitte zunächst prüfen, ob die E-Mails aus Converia versendet wurden. Dies ist am Status-Symbol in der E-Mail-Liste (Abb. 3) erkennbar.

Ist ersichtlich, dass die E-Mail nicht versendet wurde, sollte als nächstes überprüft werden, ob die allgemeinen Kontaktpersonen korrekt und mit E-Mail-Adresse angelegt sind. Diese Adressen dienen je nach Modul als Absender und müssen vorhanden sein, damit der Versand funktioniert.

Sind alle Angaben korrekt und der Versandstatus positiv, wurde die E-Mail versendet, jedoch auf Empfängerseite nicht zugestellt. In diesem Fall bitte an die zuständigen E-Mail-Administrationen oder den Converia Support wenden.

Manueller E-Mail-Versand

Es gibt viele Möglichkeiten, E-Mails aus dem Backend zu versenden. Dafür kann entweder das E-Mail-Modul genutzt werden, um eigene Texte zu verfassen und gezielt bestimmte Personen(-gruppen) als Empfänger:innen auszuwählen, oder vorgefertigte Texte, die an vielen Stellen im System verfügbar sind.

E-Mail-Versand ist neben dem E-Mail-Modul an folgenden Stellen möglich:

• Nach dem Ändern einer Buchung oder Rechnung (Rechnungs- bzw. Buchungs-Infomail)

• Beim Hinterlegen von Zahlungen in der Rechnungsverwaltung

• In der Rechnungsübersicht, um Zahlungserinnerungen zu versenden (Abb. 2)

• In der Rechnungsübersicht, bei aktiviertem Reverse Charge Verfahren, um die Aktion Rechnung verifizieren - Freigabe E-Mail senden zu starten (Verifikationsmodus)

• In der Buchungsliste, um Buchungs- oder Rechnungsinformationen zu versenden, oder über den Status von Nachweisprüfungen zu informieren (Verifikationsmodus)

• Im Bewertungsprozess der Beiträge (Arbeitsabläufe), beispielsweise um Gutachtende über den Start der Bewertung oder Einreichende über die Ablehnung bzw. Annahme ihrer Beiträge zu informieren

• Beim Veröffentlichen des Konferenzplaners nach dem Platzieren der Beiträge

Abb. 2: Die Vorlage der Zahlungserinnerung in der Rechnungsverwaltung

E-Mail-Ordner / E-Mail-Verlauf

Alle gespeicherten oder versendeten E-Mails befinden sich in E-Mail-Ordnern. Systemgenerierte E-Mails werden automatisch in einem dazugehörigen Ordner abgelegt, bei selbst angelegten kann der Ort frei festgelegt werden.

Mit einem Klick auf Alle oder einen bestimmten Ordner und dann auf Suche werden die abgelegten E-Mails angezeigt.

Abb. 3: Überblick der versandten E-Mails

Durch das Stift-Icon können nicht versandte Mails bearbeitet, Empfänger:innen hinzugefügt oder gelöscht werden. Außerdem können die Versandzeit eingestellt und Dateianhänge hinzugefügt werden.

Bei bereits versandten Mails kann nur noch die Vorschau-Funktion genutzt werden. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht mehr möglich.

Nicht versendete E-Mails können nur einzeln gelöscht werden.