Rechnungen aktualisieren

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Um eine lückenlose Rechnungsdokumentation mit fortlaufenden Nummern garantieren zu können, gibt es Mechanismen wie den Vorgang der Rechnungsaktualisierung in Converia.

Sobald an einer Buchung oder Rechnung eine Änderung vorgenommen wird, erzeugt das System automatisch einen Stornobeleg für die vorherige Rechnungsversion und die neue Rechnungsversion befindet sich im Bearbeitungsstatus, d.h. sie wurde noch nicht generiert. Diesen erkennt man entweder am Aktualisieren-Symbol (Abb. 2) oder dem Hinweis Diese Buchung wurde geändert. Bitte aktualisieren Sie nach Abschluss Ihrer Änderungen das Rechnungsdokument (Abb. 1) in den Buchungs- bzw. Rechnungsdetails.

Abb. 1: Hinweis zur Aktualisierung in den Rechnungs- oder Buchungsdetails

Befindet sich die Rechnung im Bearbeitungsstatus, können beliebig viele Änderungen vorgenommen werden, z.B. die Rechnungsadresse ändern, Buchungsoptionen ergänzen oder stornieren usw.

Erst nach Abschluss aller Änderungen muss die Rechnung aktualisiert werden, sodass eine neue Version erzeugt wird. Die Rechnungsnummer erhält dann zusätzlich eine Versionsnummer nach dem Muster Rechnungskreiskürzel/Rechnungsnummer/Versionsnummer: CDC24/001/2.

Abb. 2: Aktualisieren-Symbol in der Rechnungsübersicht

Rechnungsansicht für Teilnehmende während der Bearbeitung

Die Teilnehmenden haben i.d.R. sowohl über per Mail erhaltene Links zum Rechnungsdokument als auch über den C3-Loginbereich Zugriff auf Ihr aktuelles Rechnungsdokument. Befindet sich die Rechnung im Bearbeitungsstatus, handelt es sich dabei um den Stornobeleg für die letzte Rechnungsversion. Die Teilnehmenden können im C3 alle Rechnungsversionen im Belegarchiv abrufen.

Abb. 3: Aufruf einer Rechnung, die im Backend gerade im Bearbeitungsmodus ist und noch nicht aktualisiert wurde.

Massenhafte Aktualisierung von Rechnungen

Manchmal ist es notwendig, viele Rechnungen zu aktualisieren, falls z.B. eine Korrektur in der PDF-Vorlage vorgenommen wurde, die auch für bestehende Rechnungen gelten soll. Dann kann die Aktualisierung als Massenaktion ausführt werden:

• In der Rechnungsübersicht nach Rechnungen filtern, die aktualisiert werden sollen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich diese im Bearbeitungsstatus befinden oder nicht.

• Über die Auswahloptionen: Sichtbare anwählen alle Rechnungen auswählen.

• Sollen alle bisherigen Rechnungen aktualisiert werden, muss kein Filter angewendet werden, stattdessen kann direkt die Auswahloptionen: Alle anwählen ausgewählt werden.

• Aktion ausführen: Aktualisieren.

Abb. 4: Aktualisieren als Massenaktion ausführen + aktualisierte Rechnung

Nachvollziehbarkeit der Rechnungsänderungen

Im Belegarchiv in den Rechnungsdetails können alle Rechnungsversionen und Stornobelege eingesehen werden. Außerdem empfiehlt es sich, Änderungsgründe mit der Kommentarfunktion zu dokumentieren, um auch zu späteren Zeitpunkten die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Abb. 5: Belegarchiv einer Rechnung