# Vorlagen erstellen für Rechnung, Buchungs-, Teilnahme- und Zahlungsbestätigung ## Allgemeines PDF-Vorlagen sind notwendig, um Dokumente, wie Rechnungen, Buchungs-, Teilnahme- und Zahlungsbestätigungen für Teilnehmende bereitzustellen. Hier werden PDF-Dateien verknüpft und es kann festgelegt werden, welche dynamischen Inhalte auf welchem PDF-Dokument wie ausgegeben werden sollen. {% hint style="warning" %} PDFs für Converia sollten mit der Kompatibilitätseinstellung „Acrobat 5“ (PDF 1.4) erstellt werden. **Hintergrund:** Neuere PDF-Versionen ab Acrobat 6 (PDF 1.5) nutzen einige Kompressionsmethoden, die von der PDF-Bibliothek, die Converia verwendet, nicht unterstützt werden. Das bedeutet nicht, dass neuere PDFs grundsätzlich nicht funktionieren, jedoch kann ihre fehlerfreie Darstellung nicht garantiert werden. Auch Adobe empfiehlt generell, verbreitete PDFs mit der Kompatibilität „Acrobat 5“ (PDF 1.4) zu erstellen, um eine einwandfreie Anzeige auf allen Systemen sicherzustellen. {% endhint %}

Abb. 1: Übersicht über vorhandene PDF-Vorlagen

Für jede Veranstaltung wird **mindestens eine PDF-Vorlage** benötigt. Es können jedoch mehrere Vorlagen hinterlegt werden, zum Beispiel eine pro Dokument-Typ und -Sprache, wie in Abb. 1 gezeigt. Entscheidend ist, ob sich **Aufbau, Briefköpfe, Grafiken oder Texte in den verschiedenen Dokumenten unterscheiden sollen**. Enthält die Vorlage der Teilnahmebestätigung beispielsweise eine Unterschrift oder die Buchungsbestätigung eine Ticketgrafik? In diesem Fall sollten neben der Standardvorlage für Rechnungen gesonderte Vorlagen verwendet werden, die diese speziellen Elemente enthalten und für den jeweiligen Zweck angepasst sind. Auch bei mehrsprachigen Veranstaltungen reicht eine PDF-Vorlage aus, sofern die Textelemente in der Vorlage (vgl. Abb. 2 links) einsprachig ausreichend sind. {% hint style="info" %} Der in den PDF Vorlagen ausgegebene Ort bezieht sich auf den Ort des korrespondierenden Kontakts (z.B. Rechnung -> Registration Contact). {% endhint %}

Abb. 2: Leere PDF-Vorlage mit statischen Inhalten (links) und PDF-Vorlage mit vom System ergänzten, dynamischen Rechnungsinhalten (rechts)

## Dynamische und statische Inhalte Bei der Erstellung der PDF-Vorlagen für alle Dokumente aus Converia (Buchungsbestätigung, Rechnung, Teilnahme- und Zahlungsbestätigung) muss zwischen **dynamischen Inhalten und statischen Inhalten** unterschieden werden. Dynamische Inhalte sind für jede Person unterschiedlich und können über Ersetzer auf den Dokumenten untergebracht werden. Hier können neben Personendaten bspw. Informationen zur Buchung gelistet werden. Die Formatierungsmöglichkeiten sind hierbei begrenzt. Statische Inhalte sind auf jeder Dokument-Vorlage gleich. Diese können entweder in der jeweiligen Konfiguration zum Teil mit HTML-Formatierungen hinterlegt werden oder in der zugrunde liegenden PDF-Vorlage. Bei der Gestaltung der PDF-Vorlage sind nur wenige Grenzen gesetzt. ## Erstellen einer neuen PDF-Vorlage Eine Vorlage kann über *Neuen Eintrag erstellen* angelegt oder eine vorhandene Vorlage kopiert (blaues *Doppelblatt-Symbol*) und entsprechend angepasst werden. Letzteres empfiehlt sich z.B., wenn eine mehrsprachige Vorlage genutzt werden soll, die bis auf das verknüpfte PDF-Dokument die gleichen Inhalte hat. Beim Erstellen eines neuen Eintrags sind die Werte bereits für eine Standard-Briefvorlage (ohne Ticket) voreingestellt. Diese müssen gegebenenfalls nur leicht an die eigene PDF-Vorlage angepasst werden. {% hint style="success" %} In der *Vorschau* können die Einstellungen jederzeit überprüft werden. Je nach aufgerufener Vorschau wird das entsprechende Dokument mit Dummy-Inhalten in einem neuen Tab geöffnet. Dabei werden die Inhalte verwendet, die für das jeweilige Dokument konfiguriert wurden (mehr dazu in den folgenden Kapiteln). Teilnahme- und Rechnungsdaten werden dabei zufällig generiert. Der *Vorschau*-Button ist erst nach dem Speichern eines neuen Eintrags verfügbar. {% endhint %} ## Bearbeiten der Inhaltselemente einer PDF-Vorlage **Generell gilt:** Über die Millimeterangaben kann die **Positionen der einzelnen Elemente** auf dem Dokument wie in einem **Koordinatensystem** *(senkrecht auf der Y-Achse, waagerecht auf der X-Achse)* bestimmt werden*.* #### *Allgemein* * Festlegen einer eindeutigen Bezeichnung für die PDF-Vorlage. Bei mehrsprachigen Vorlagen sollte ein Sprachkürzel ergänzt werden, damit die spätere Zuordnung leichter fällt. * Unter *Datei* sollte ein Dokument im **PDF-Format** mit **möglichst kleiner Dateigröße** als Vorlage hochgeladen werden. Andernfalls kann durch die spätere Anzahl an Rechnungen, Bestätigungen usw. der verfügbare Gesamtspeicherplatz überschritten werden. Eine optimale PDF-Vorlage für ein A4-Dokument ist **weniger als 100 kB** groß. Mehrseitige Vorlagen sind ebenfalls möglich. * Bei Bedarf kann ein zusätzliches, *statisches PDF* hochgeladen werden. Dieses PDF wird später in das generierte PDF-Dokument für die Teilnehmenden als zusätzliche Seite(n) eingebunden.

#### *Rand* * Hier kann festgelegt werden, in welchem Abstand zum **Rand des Dokuments** der Text beginnt. Es kann eine abweichende Angabe für den *Rand oben* für eine zweite Dokumentenseite festgelegt werden (falls dort z.B. nur ein reduzierter Briefkopf abgebildet ist). * Die *Gesamtbreite* ist derzeit ohne Funktion, die Textbreite kann hingegen im nächsten Abschnitt geändert werden. * Der *Zeilenabstand* wird hier für das gesamte Dokument festgelegt.

#### ***Rechnungstext*** * Über die X- und Y-Achse kann die **Position des Haupttextinhalts eines Dokuments** festgelegt werden (entspricht *Text oben/Text unten* in der Konfiguration von Rechnung und Buchungsbestätigung und die Rechnungstabelle). * Der *globale Zeichensatz* und *Text Zeichensatz* ist auf FreeSans **festgelegt** und kann nicht geändert werden. * Die *Schriftgröße* kann für die meisten Abschnitte separat angepasst werden. * Die *Textbreite* in diesem Abschnitt hat Auswirkungen auf das gesamte Dokument. * Die Checkbox *Zusatztext ausgeben* muss aktiviert werden, wenn in der Konfiguration der Rechnung mit dem Ersetzer *#:invoice.additionalText:#* gearbeitet wird, der den Inhalt des [Zusatzfeldes aus der Rechnungsadresse ](https://manual.converia.de/teilnehmende/personen-und-teilnehmende-verwalten/buchungen-und-rechnungen-verwalten/zusatzliche-informationen-auf-einzelnen-rechnungen-einfugen)abbildet.

#### *Überschrift* * Hier wird die Position der Überschrift im Dokument über die *X-* und *Y-Achse* und die *Schriftgröße* festgelegt.

#### *Adresse* * Hier wird die Position des Adressblocks im Dokument und die *Schriftgröße* festgelegt.

#### *Ust.-Nummer/Bestellnummer* * Die Position und Breite des Bereiches für Ust.-Nummer/Bestellnummer kann hier definiert werden. {% hint style="info" %} Die USt.-Nummer wird nur bei aktivierter Reverse-Charge-Regelung ausgegeben. *** Um eine Bestellnummer auf dem Dokument anzuzeigen, muss diese im Backend aktiviert werden, siehe [#konfiguration](https://manual.converia.de/teilnehmende/die-anmeldung-einrichten/rechnungsdokument-einrichten#konfiguration "mention"). {% endhint %}

Abb. 8: Abschnitt - Ust.-Nummer/Bestellnummer

#### *Datum* * Die Position, die Schriftart und Schriftgröße für das Datum kann hier festgelegt werden. * Außerdem kann die Position des Fälligkeitsdatums einer Rechnung, sowie die Zahlungsfrist, die Schriftart und die Schriftgröße festlegt werden.

#### *Tabelle* * Hier kann die Breite der Tabellenspalten auf der Rechnung bearbeitet werden. {% hint style="info" %} Es handelt sich nicht um die absolute Breite der Spalte (in mm), sondern um den Beginn der Spalte in Relation zum Rand. Das bedeutet, dass die Spalte *Position* bei einem Abstand von 24 mm vom Rand beginnt, während die Spalte *Anzahl* bei 35 mm vom Rand startet. Somit beträgt die Breite der Spalte *Position* 11 mm. {% endhint %}

#### ***Kontakt*** {% hint style="warning" %} Anpassungen an diesem Bereich haben keine Auswirkungen. Die Funktion, die hiermit angepasst werden konnte ist in aktuellen Converia-Versionen nicht implementiert. {% endhint %} #### ***Ticket*** * Wenn ein Ticket verwendet wird, kann hier die Position der Textfelder festlegt werden, damit diese auf die Ticketvorlage passen. {% hint style="success" %} Wird kein Barcode für das Ticket verwendet, können die Koordinaten genullt werden oder der Barcode auf eine Position außerhalb des Dokumentes verschoben werden. {% endhint %}