Vorlagen erstellen für Rechnung, Buchungs-, Teilnahme- und Zahlungsbestätigung

Allgemeines

PDF-Vorlagen sind notwendig, um Dokumente, wie Rechnungen, Buchungs-, Teilnahme- und Zahlungsbestätigungen für Teilnehmende bereitzustellen. Hier werden PDF-Dateien verknüpft und es kann festgelegt werden, welche dynamischen Inhalte auf welchem PDF-Dokument wie ausgegeben werden sollen.

Für jede Veranstaltung wird mindestens eine PDF-Vorlage benötigt. Es können jedoch mehrere Vorlagen hinterlegt werden, zum Beispiel eine pro Dokument-Typ und -Sprache, wie in Abb. 1 gezeigt. Entscheidend ist, ob sich Aufbau, Briefköpfe, Grafiken oder Texte in den verschiedenen Dokumenten unterscheiden sollen. Enthält die Vorlage der Teilnahmebestätigung beispielsweise eine Unterschrift oder die Buchungsbestätigung eine Ticketgrafik? In diesem Fall sollten neben der Standardvorlage für Rechnungen gesonderte Vorlagen verwendet werden, die diese speziellen Elemente enthalten und für den jeweiligen Zweck angepasst sind.

Auch bei mehrsprachigen Veranstaltungen reicht eine PDF-Vorlage aus, sofern die Textelemente in der Vorlage (vgl. Abb. 2 links) einsprachig ausreichend sind.

Dynamische und statische Inhalte

Bei der Erstellung der PDF-Vorlagen für alle Dokumente aus Converia (Buchungsbestätigung, Rechnung, Teilnahme- und Zahlungsbestätigung) muss zwischen dynamischen Inhalten und statischen Inhalten unterschieden werden.

Dynamische Inhalte sind für jede Person unterschiedlich und können über Ersetzer auf den Dokumenten untergebracht werden. Hier können neben Personendaten bspw. Informationen zur Buchung gelistet werden. Die Formatierungsmöglichkeiten sind hierbei begrenzt.

Statische Inhalte sind auf jeder Dokument-Vorlage gleich. Diese können entweder in der jeweiligen Konfiguration zum Teil mit HTML-Formatierungen hinterlegt werden oder in der zugrunde liegenden PDF-Vorlage. Bei der Gestaltung der PDF-Vorlage sind nur wenige Grenzen gesetzt.

Erstellen einer neuen PDF-Vorlage

Eine Vorlage kann über Neuen Eintrag erstellen angelegt oder eine vorhandene Vorlage kopiert (blaues Doppelblatt-Symbol) und entsprechend angepasst werden. Letzteres empfiehlt sich z.B., wenn eine mehrsprachige Vorlage genutzt werden soll, die bis auf das verknüpfte PDF-Dokument die gleichen Inhalte hat.

Beim Erstellen eines neuen Eintrags sind die Werte bereits für eine Standard-Briefvorlage (ohne Ticket) voreingestellt. Diese müssen gegebenenfalls nur leicht an die eigene PDF-Vorlage angepasst werden.

Bearbeiten der Inhaltselemente einer PDF-Vorlage

Generell gilt: Über die Millimeterangaben kann die Positionen der einzelnen Elemente auf dem Dokument wie in einem Koordinatensystem (senkrecht auf der Y-Achse, waagerecht auf der X-Achse) bestimmt werden.

Allgemein

• Festlegen einer eindeutigen Bezeichnung für die PDF-Vorlage. Bei mehrsprachigen Vorlagen sollte ein Sprachkürzel ergänzt werden, damit die spätere Zuordnung leichter fällt.

• Unter Datei sollte ein Dokument im PDF-Format mit möglichst kleiner Dateigröße als Vorlage hochgeladen werden. Andernfalls kann durch die spätere Anzahl an Rechnungen, Bestätigungen usw. der verfügbare Gesamtspeicherplatz überschritten werden. Eine optimale PDF-Vorlage für ein A4-Dokument ist weniger als 100 kB groß. Mehrseitige Vorlagen sind ebenfalls möglich.

• Bei Bedarf kann ein zusätzliches, statisches PDF hochgeladen werden. Dieses PDF wird später in das generierte PDF-Dokument für die Teilnehmenden als zusätzliche Seite(n) eingebunden.

Rand

• Hier kann festgelegt werden, in welchem Abstand zum Rand des Dokuments der Text beginnt. Es kann eine abweichende Angabe für den Rand oben für eine zweite Dokumentenseite festgelegt werden (falls dort z.B. nur ein reduzierter Briefkopf abgebildet ist).

• Die Gesamtbreite ist derzeit ohne Funktion, die Textbreite kann hingegen im nächsten Abschnitt geändert werden.

• Der Zeilenabstand wird hier für das gesamte Dokument festgelegt.

Rechnungstext

• Über die X- und Y-Achse kann die Position des Haupttextinhalts eines Dokuments festgelegt werden (entspricht Text oben/Text unten in der Konfiguration von Rechnung und Buchungsbestätigung und die Rechnungstabelle).

• Der globale Zeichensatz und Text Zeichensatz ist auf FreeSans festgelegt und kann nicht geändert werden.

• Die Schriftgröße kann für die meisten Abschnitte separat angepasst werden.

• Die Textbreite in diesem Abschnitt hat Auswirkungen auf das gesamte Dokument.

• Die Checkbox Zusatztext ausgeben muss aktiviert werden, wenn in der Konfiguration der Rechnung mit dem Ersetzer #:invoice.additionalText:# gearbeitet wird, der den Inhalt des Zusatzfeldes aus der Rechnungsadresse abbildet.

Überschrift

• Hier wird die Position der Überschrift im Dokument über die X- und Y-Achse und die Schriftgröße festgelegt.

Adresse

• Hier wird die Position des Adressblocks im Dokument und die Schriftgröße festgelegt.

Ust.-Nummer/Bestellnummer

• Die Position und Breite des Bereiches für Ust.-Nummer/Bestellnummer kann hier definiert werden.

Datum

• Die Position, die Schriftart und Schriftgröße für das Datum kann hier festgelegt werden.

• Außerdem kann die Position des Fälligkeitsdatums einer Rechnung, sowie die Zahlungsfrist, die Schriftart und die Schriftgröße festlegt werden.

Tabelle

• Hier kann die Breite der Tabellenspalten auf der Rechnung bearbeitet werden.

Kontakt

Ticket

• Wenn ein Ticket verwendet wird, kann hier die Position der Textfelder festlegt werden, damit diese auf die Ticketvorlage passen.