Der Buchungsassistent

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Wenn die Vorbereitungen für den Buchungsimport abgeschlossen wurden, kann der Import durchgeführt werden. Entweder kann eine befüllte Importvorlage hochgeladen oder vorhandene Personendaten aus Converia verwendet werden (dann ist ein Datei-Upload nicht notwendig).

Abb. 1: Der Buchungsassistent

Quelle Personendaten (Abb. 1, Pkt. 1): Hier kann aus in Converia bereits vorhandenen Personen, Mitgliedern oder Referierenden gewählt oder Personen im Zuge des Buchungsimports neu importiert werden.

Wichtig in diesem Zusammenhang: Beim massenhaften Einbuchen von vorhandenen Personen kann pro Vorgang nur ein vordefinierter Warenkorb verwendet werden (Abb. 1, Pkt. 3). D.h. bei mehreren Warenkörben, muss der Buchungsassistent mehrmals nacheinander bedient werden.

Wenn hingegen Personen importiert werden, können in der csv-Vorlage beliebig viele vordefinierte Warenkörbe eingetragen werden. Der Importer greift dann auf die Information in der Importdatei zurück. Eine Auswahl in Vordefinierter Warenkorb (Abb. 1, Pkt. 3) ist dann nicht notwendig.

Wenn alle Buchungen auf einer Sammelrechnung zusammengefasst werden sollen, kann eine Rechnung unter Rechnungsstellung ausgewählt werden (Abb. 1, Pkt. 2). Eine neue, leere Rechnung kann im Vorfeld anlegt werden. Diese sollte, falls notwendig, erst nach dem Import aktualisiert werden.

Optional kann ein Schlagwort hinterlegt werden(Abb. 1, Pkt. 4). Dies ist sehr hilfreich, um später alle Personendaten, die von (verschiedenen) Buchungsimporten betroffen sind, filtern zu können. Beim Import neuer Personen kann im nächsten Schritt - dem Upload der Importvorlage - ein Schlagwort vergeben werden.

Wenn als Quelle der Personendaten vorhandene Datensätze aus Converia gewählt wurden, startet im nächsten Schritt der Import. Der Vorgang kann einige Zeit dauern. Das Browserfenster nicht schließen solange die Seite lädt.

Import der Personendaten in Converia

Wenn als Quelle der Personendaten Import von neuen Personen gewählt wurde, gelangt man mit Klick auf den Starten-Button erst einmal in den Upload-Bereich. Dort kann die csv-Datei hochladen und ein/mehrere Schlagwort(e) vergeben werden.

Abb. 2: Vorschau des Import-Uploads

• Vorschau anzeigen (dabei wird noch kein Import durchgeführt).

• Folgende Fehlermeldungen können z.B. in diesem Schritt auftreten:

  • Keine gültige E-Mail-Adresse. > Überprüfen der Mailadresse in der genannten Zeile. Eventuell ist das Problem nur ein Leerzeichen vor oder nach der Mailadresse.

  • Ungültiges Länderkürzel. Dieses muss der ISO entsprechen. > Prüfen des Länderkürzels in der genannten Zeile.

  • Eine nicht aktivierte Sprache soll importiert werden. > Ändern der Sprache in der genannten Zeile.

  • Falsche Spaltenanzahl, nutzen Sie die Vorlage. > Löschen, Verschieben oder Hinzufügen von Spalten verursacht diese Fehlermeldung.

  • Angegebener Warenkorb konnte nicht gefunden werden. > Prüfen der Schreibweise des/der vordefinierten Warenkorbs/-körbe.

• Prüfen, ob alle Datensätze korrekt dargestellt werden. Besonders Umlaute und Sonderzeichen sollten genau angeschaut werden.

  • Sollten Fehlermeldungen auftreten oder die Darstellung von Umlauten und Sonderzeichen nicht stimmen, stellen Sie bitte sicher, dass die Importdatei mit UTF-8-Codierung gespeichert wurde.

  • Alle Datensätze können einzeln geprüft werden, indem unten auf Nächstes Datensatz-Beispiel geklickt wird(es erfolgt noch kein Import).

• Nur, wenn keine Fehlermeldungen mehr auftreten, erscheint unter den Datensätzen der Button Import starten.

Der Buchungsassistent führt 2 Schritte in einem Vorgang durch: Den Import einer Person in Converia und das Erstellen der Buchung für diese Person. Da vor allem das massenhafte automatische Erstellen von Buchungen viel Rechenleistung erfordert, kann es bei großen Dateien bzw. vielen Buchungen notwendig sein, den Prozess in mehrere Tranchen zu maximal 200 Einträgen pro Importdatei aufzuteilen.

Falls es die Buchungsinhalte erlauben (wenn z.B. nur ein vordefinierter Warenkorb existiert), können die beiden Prozesse auch voneinander getrennt werden. Zuerst wird dann ein normaler Personenimport (Schlagwörter dabei nicht vergessen!) durchgeführt und anschließend mithilfe des Buchungsassistenten massenhaft eingebucht.