Gutachter:innen-Import
Zuletzt aktualisiert
Zuletzt aktualisiert
Für die Beitragsbewertung sind häufig externe Personen zuständig, die noch keinen Converia-Account haben. Um die Beiträge den Personen, die die Gutachterrolle übernehmen sollen, zuordnen zu können und diese anschließend aus dem System heraus über den Start der Beitragsbewertung zu informieren, müssen sie in Converia erfasst werden. In der Regel geschieht dies durch einen Gutachterimport.
Der Gutachterimport funktioniert, bis auf einige zusätzliche Angaben, genauso wie der normale Personenimport und wird in diesem Kapitel genau beschrieben.
Damit der Importer die Daten korrekt verarbeiten kann, ist es notwendig, sich exakt an die Vorgaben dieser Importvorlage gehalten wird. Die CSV-Vorlagedatei kann ganz normal mit Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden. Die beiden Musterdatensätze können entfernt werden.
Die Spalten leer lassen, für die keine Werte vorliegen (diese Spalten nicht löschen oder umsortieren).
Pflichtangaben für die zu importierenden Datensätze sind:
Nachname (Spalte B Last Name)
Land (Spalte J Country) – Die ISO-Kurzbezeichnungen verwenden (Kodierliste ISO 3166 ALPHA-2, zweite Spalte in dieser Wikipedia-Liste).
Mailadresse (Spalte R E-Mail) – Bei ungültiger Mailadresse wird der Personendatensatz nicht importiert.
Sprache (Spalte U Lang) – Sprachkürzel DE, EN oder FR verwenden (es können nur Sprachen verwendet werden, die für diese Konferenz aktiv sind).
die Kurzbezeichnung der Beitragsthemen (Spalte Y Topic List (Short Name)) - Angaben mit Kommas und ohne Leerzeichen trennen, nach dem Muster abc,xyz,123
Die Kurzbezeichnung der Beitragsthemen kann in der Einrichtung der Beitragsthemen selbst festgelegt werden:
Personendatensätze können mit oder ohne Converia-Account importiert werden.
Ein Datensatz kann mit Account importiert werden, indem ein Benutzername (Spalte E Username) hinterlegt wird. Die betroffenen Personen sollten darüber informiert werden, dass für sie bereits ein Account existiert. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Personen sich einen weiteren Account anlegen und dadurch Dubletten erzeugt werden.
Ein Datensatz kann ohne Account importiert werden, indem die Spalten E leer bleibt. Betroffene Personen sollten anschließend mithilfe eines Aktivierungslinks, der per Mailing verschickt werden kann, Passwort und Benutzernamen selbst definieren und damit den Converia-Account zum importierten Personendatensatz aktivieren. Ohne diese Aktivierung per Link wird mit jeder Anmeldung der Personen im Frontend eine Dublette erzeugt.
Aus Datenschutzgründen ist es nicht zu empfehlen, bereits Passwörter für Accounts zu importieren. Aus den gleichen Gründen gibt es bspw. keinen Ersetzer für Passwörter in Converia-Mailings. Man kann jedoch Personen mit Account einen Link schicken, über den dieser ein neues Passwort anfordern kann. Personen ohne Account können ihr Passwort mit dem Aktivierungslink vergeben.
Damit Sonderzeichen und Umlaute korrekt importiert werden, ist es notwendig, die Kodierung der CSV-Vorlagedatei in UTF-8 (ohne BOM) zu ändern. Das funktioniert leider nicht in Excel, daher gehen empfehlen wir folgendes Vorgehen:
1. Die Exceldatei darf keine ";" in den Zellen enthalten, mit der Suchfunktion (Strg+F) prüfen und ggf. ersetzen.
2. Die Exceldatei als „CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)" abspeichern. Bei der Warnung "Einige Features in der Arbeitsmappe gehen möglicherweise verloren..." trotzdem dieses Format verwenden und die Datei schließen.
3. Die Datei mit Rechtsklick „Öffnen mit“ in einem geeigneten Editor (Notepad ++, Notepad2, etc.).
4. Die Kodierung in UTF-8 ohne BOM konvertieren.
5. Speichern & Schließen. Anschließend die Datei nicht mehr in Excel öffnen & abspeichern, da sonst automatisch die Kodierung wieder geändert wird.
Wenn Korrekturen an den Datensätzen vorgenommen werden müssen, müssen die Schritte 1-5 erneut durchgeführt werden.
Vorschau anzeigen (dabei wird noch kein Import durchgeführt).
Folgende Fehlermeldungen können z.B. in diesem Schritt auftreten:
Keine gültige E-Mail-Adresse. > Überprüfen der Mailadresse in der genannten Zeile. Eventuell ist das Problem nur ein Leerzeichen vor oder nach der Mailadresse.
Ungültiges Länderkürzel. Dieses muss der ISO entsprechen. > Prüfen des Länderkürzels in der genannten Zeile.
Eine nicht aktivierte Sprache soll importiert werden. > Ändern der Sprache in der genannten Zeile.
Falsche Spaltenanzahl, nutzen Sie die Vorlage. > Löschen, Verschieben oder Hinzufügen von Spalten verursacht diese Fehlermeldung.
Prüfen, ob alle Datensätze korrekt dargestellt werden. Besonders Umlaute und Sonderzeichen sollten genau angeschaut werden.
Sollten Fehlermeldungen auftreten oder die Darstellung von Umlauten und Sonderzeichen nicht stimmen, müssen die Datensätze in der Importvorlage korrigiert und die Konvertierung zu UTF-8 wiederholt werden.
Alle Datensätze können einzeln geprüft werden, indem unten auf Nächstes Datensatz-Beispiel geklickt wird(es erfolgt noch kein Import).
Sicherstellen, dass die Datensätze als Gutachter importiert wurden. Sollte hier Nein stehen, haben Sie das Häkchen im Schritt zuvor vergessen.
Nur, wenn keine Fehlermeldungen mehr auftreten, erscheint unter den Datensätzen der Button Import starten.
Anschließend wird protokolliert, wie der Import verlaufen ist.
Sollten bereits vor dem Import Personendatensätze im System vorhanden sein, empfiehlt es sich, nach dem Import einen Dublettenabgleich durchzuführen, für den Fall, dass nun Personen doppelt vorhanden sind.
