# Beiträge den Gutachter:innen zur Bewertung zuweisen

## Hintergrund

Bei der Bewertung der Beiträge durch externe Gutachter:innen, bekommt jede:r Gutachter:in diejenigen Beiträge zugewiesen, welche sie oder er bewerten soll. In der Regel wird jeder Beitrag so zunächst von mehreren Gutachter:innen unabhängig bewertet und das Programmkomitee kann auf dieser Basis danach die finale Entscheidung zu jedem Beitrag treffen.

{% hint style="info" %}
Damit die Gutachter:innen mit der Bewertung starten können, müssen die einzelnen Beiträge nicht nur den jeweiligen Gutachtern zugeordnet werden, sondern außerdem muss in den [**Arbeitsabläufen**](https://manual.converia.de/beitrage/arbeitsablaufe-im-beitragsmanagement) die Verantwortlichkeit für die Beiträge von den Autor:innen auf die Gutachter:innen übertragen werden.
{% endhint %}

Zum Start der Bewertung sollte schließlich noch eine E-Mail an alle Gutachter:innen mit den wichtigsten Informationen versendet werden (Zugang zum System, Bewertungsfrist, Bewertungskriterien etc.).

Die Beiträge können entweder **automatisch**, entsprechend des Themas auf die Gutacher:innen verteilt werden oder die Verteilung kann **manuell** vorgenommen werden.

## Beiträge automatisch zuweisen

### Voraussetzungen

* Gutachter:innen haben die **Themengebiete** zugeordnet bekommen, aus denen sie Beiträge bewerten sollen. Eine Gutachter:in ohne Themengebiete bekommt durch die automatische Zuweisung auch keine Beiträge.
* Die beiden entscheidenden Parameter für die automatische Zuweisung *Anzahl Gutachter:innen pro Beitrag* (A) und *Max. Beitragsanzahl pro Gutacher:in (B*) sind in der *Basiskonfiguration der Beitragsbewertung* passend gesetzt.
* Die Personen mit Gutacher:innenfunktion haben keine **Dubletten** unter den Autor:innen.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FD6nFlzzZytQI4OoyXcZp%2F2024-12-02_10h27_27.png?alt=media&#x26;token=db674822-4dc6-4aa9-b30f-6c54f418b5b7" alt=""><figcaption><p>Abb. 1: Parameter für die automatische Zuweisung der Beiträge an die Gutacher:innen</p></figcaption></figure>

### Vorgehen

1. in der Liste der Gutacher:innen den Button *Abstracts zuweisen* (1) klicken, um auf die Zuordnungsübersicht zu gelangen
2. in der Zuordnungsübersicht einen der beiden Buttons zum Gutachter auffüllen (2) klicken
3. Zuordnung prüfen und ggf. Lücken füllen

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FTtM7AWegAB0p5T8z8SvA%2Fassignreviewers.png?alt=media&#x26;token=7c77b811-21a8-43b1-9249-497823080582" alt="Abb. 2: Mehrere Beiträge automatisch zuweisen"><figcaption><p>Abb. 2: Beiträge automatisch vom System zu den Gutacer:innen zuweisen lassen</p></figcaption></figure>

### Hinweise

* Bei der automatischen Zuteilung versucht das System, für jeden Beitrag die konfigurierte Anzahl Gutachter:innen (A in Abb. 1) mit **passendem Thema** zu finden.
* Jede:r Gutacher:in bekommt dabei höchstens die konfigurierte Maximalzahl an Beiträgen (B in Abb. 1).
* Die Zuteilung erfolgt **zufällig** und das System versucht, die Beiträge **gleichmäßig** auf die Gutacher:innen zu verteilen (Arbeitslast).
* Das **Ergebnis** der Zuweisung wird in einer Tabelle dargestellt. Die Tabelle hat für jeden Beitrag eine Zeile und soviele Spalten, wie als *Anzahl Gutachter:innen pro Beitrag* (=A) konfiguriert sind.
* Falls bei der Zuweisung der Beiträge nach **Hauptthema** (= erstes Einreichethema des Beitrags) noch nicht genügend Gutachter:innen vom System gefunden werden konnten und bei der Einreichung **mehrere Themen pro Beitrag** angegeben werden konnten, kann man mit dem Button *Gutachter auffüllen* (= alle Einreichethemen des Beitrags) ggf. noch Lücken in der Zuweisung schließen.
* Standardmäßig bekommt kein:e Gutachter:in einen Beitrag, wo er oder sie selbst zu den Autor:innen gehört, außer Sie aktivieren die Option *Gutachter:innen zum Reviewing eigener Beiträge zulassen* in der *Basiskonfiguration der Beitragsbewertung*. Vorraussetzung: Bei den Gutachter:innen gibt es in dieser Konferenz keine Personendubletten mehr (Gutachter:in/Autor:in, siehe [Dublettenabgleich](https://manual.converia.de/teilnehmende/personen-und-teilnehmende-verwalten/doppelte-personeneintrage-finden-und-abgleichen-dublettenabgleich)).
* Solange die Bewertung durch die Gutachter:innen noch nicht begonnen hat, kann die aktuelle Zuteilung mit dem roten Button "Alle Gutacher:in-Beitrags-Zuweisung entfernen" jederzeit wieder aufgehoben werden. Zuordnungen, bei denen bereits eine Bewertung vorliegt, bleiben erhalten und werden nicht gelöscht.

### Zuweisungslücken

Falls das System bei der Zuweisung nicht für alle Beiträge die konfigurierte Anzahl Gutachter:innen finden kann, werden diese **Lücken** (leere Zellen in der Tabelle), als rote Meldungen einzeln und detailliert aufgelistet.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2F1EAIZk1NBQuKCXugn9u0%2F2024-12-02_12h24_48.png?alt=media&#x26;token=02e9cab5-ed06-494b-a5e3-d8abe00287eb" alt=""><figcaption><p>Abb. 3: Zuweisungslücke: Für Beitrag 138 konnte kein:e weitere:r Guachter:in gefunden werden</p></figcaption></figure>

**Mögliche Ursachen für Zuweisungslücken**

* Es gibt im entsprechenden Thema nicht genügend Gutacher:innen
* Thematisch passende Gutachter:innen haben bereits die Maximalzahl Beiträge (=B) zugeteilt bekommen
* Thematisch passende Gutachter:innen sind Autor:innen des betreffenden Beitrags

**Vorgehen, um Zuweisungslücken füllen**

Falls alle Beiträge unbedingt die konfigurierte Anzahl Gutachter:innen (A) bekommen müssen, dann können folgende Schritte unternommen werden:

* ggf. Zuweisung nicht nur nach **Hauptthema** vornehmen (siehe Hinweise oben)
* Weitere Gutachter:innen finden, welche die Bewertung in den unterbesetzten Themen übernehmen können
* Maximalzahl Beiträge pro Gutachter erhöhen (B)
* Anzahl Gutacher:innen pro Beitrag verringern (A), alle bestehenden Zuweisungen aufheben und neue Zuweisung vornehmen
* Lücken manuell füllen, siehe unten

{% hint style="info" %}
Lücken in der Zuweisung können nach Anpassung der Parameter durch ein erneutes Klicken auf einen der beiden Buttos zum Auffüllen der Gutacher:innen ggf. geschlossen werden. Das Auffüllen kann beliebig oft wiederholt werden - bestehende Zuweisungen werden dadurch nicht verändert.
{% endhint %}

### Besondere Zuweisungszenarien

Mit geeigneten Parametern (A und B aus Abb. 1) lassen sich besondere Szenarien für die Zuteilung realisieren.

Die automatisches Zuweisung kann bspw. auch **mehrstufig** erfolgen, um so bspw. ausgewählten Gutachter:innen alle Beiträge zuzuteilen und zusätzlich die übliche thematische Verteilung auf andere unabhängige Gutachter:innen vorzunehmen.

* **Stufe 1:** Alle Obergutachter:innen bekommen alle Themen, Parameter: A1 = Anzahl Obergutachter:innen, B1 = Gesamtanzahl aller Beiträge -> Gutachter automatisch auffüllen
* **Stufe 2:** Alle normalen Gutachter bekommen erst danach ihre jeweiligen Themen (und deshalb in der ersten Stufe noch keine Beiträge), Parameter: A2 = Anzahl Obergutachter:innen + Anzahl normale Gutacher, B2 = maximalzahl Beiträge für normale Gutacher:innen -> Gutacher erneut auffüllen

## Beiträge manuell zuweisen

Die manuelle Zuweisung von Beiträgen kann genutzt werden, um individuelle Zuweisungsszenarien zu realisieren oder Lücken nach der automatischen Zuweisung unkompliziert zu schließen.

Die Zuordnung Beitrag ↔ Gutachter:in kann von beiden Seiten erstellt oder aufgehoben werden, sowohl **vom Beitrag** aus, als auch **von Gutachter:innenseite**.

### Zuordnungen aus Gutachter:innensicht

*Gutachterliste -> Gutachterdetails -> Reiter Abstracts/Manuscripte*

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FMCSlsHnCPDAMO9IL0auZ%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=1fe0bd36-06d9-4cb6-8d0d-010099f7f37d" alt="Abb. 1: Einen Beitrag manuell zuweisen"><figcaption><p>Abb. 4: Zuordnung Beitrag ↔ Gutachter:in aus Gutacher:innensicht</p></figcaption></figure>

Um einen Beitrag manuell zu vergeben, gehen Sie in die Gutachter:innen-Übersicht:

* Suchen den oder die gewünschte:n Gutachter:in und klicken Sie auf den Stift <img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FjXtyyNOlfShtL5FAT9lF%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=bc2cd952-da63-460f-9b7b-d63d0cbf437c" alt="" data-size="line"> zum Bearbeiten (1) und passen dann entweder die Abstract- oder Manuscriptzuweisung an.
* Wählen Sie *Beitrag hinzufügen* (2), wenn Sie einzelne Beiträge zuweisen wollen.
* Wählen Sie einen Beitrag aus und fügen diesen hinzu. (3)
* Alternativ können Sie alle Beiträge eines bestimmten Themengebietes zuweisen, *alle Beiträge hinzufügen* oder *alle Beiträge entfernen*, oder alle Beiträge der Themen zuweisen, die im Gutachter:innenprofil hinterlegt sind.
* Falsch zugeordnete Beiträge können Sie mit dem roten Kreuz <img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FAtZrVDmU12eA4VtPfoyW%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=6f814018-6397-44aa-9c95-67b0ea4bad11" alt="" data-size="line"> von diesem Gutachter entfernen.

### Zuordnungen aus Beitragssicht

*Beitragsliste -> Beitragsdetails -> Reiter Bewertung*

Die zugeordneten Gutachter:innen eines Beitrags können auch aus Beitragssicht bearbeitet werden. Sie können eine:n Gutacher:in im Auswahlfeld wählen und dem Beitrag hinzufügen (für Abstract- oder Manuscriptbewertung) oder bestehende Gutachter:innenzuordnungen mit dem roten Kreuz <img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FAtZrVDmU12eA4VtPfoyW%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=6f814018-6397-44aa-9c95-67b0ea4bad11" alt="" data-size="line"> aufheben.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FJVNL2bAx5YprvT1cOd0E%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=7da06288-16fd-450f-8609-c9ee6199e40f" alt=""><figcaption><p>Abb. 5: Zuordnung Beitrag ↔ Gutachter:in aus Beitragssicht</p></figcaption></figure>