Beiträge den Gutachter:innen zur Bewertung zuweisen

Hintergrund

Bei der Bewertung der Beiträge durch externe Gutachter:innen, bekommt jede:r Gutachter:in diejenigen Beiträge zugewiesen, welche sie oder er bewerten soll. In der Regel wird jeder Beitrag so zunächst von mehreren Gutachter:innen unabhängig bewertet und das Programmkomitee kann auf dieser Basis danach die finale Entscheidung zu jedem Beitrag treffen.

Zum Start der Bewertung sollte schließlich noch eine E-Mail an alle Gutachter:innen mit den wichtigsten Informationen versendet werden (Zugang zum System, Bewertungsfrist, Bewertungskriterien etc.).

Die Beiträge können entweder automatisch, entsprechend des Themas auf die Gutacher:innen verteilt werden oder die Verteilung kann manuell vorgenommen werden.

Beiträge automatisch zuweisen

Voraussetzungen

• Gutachter:innen haben die Themengebiete zugeordnet bekommen, aus denen sie Beiträge bewerten sollen. Eine Gutachter:in ohne Themengebiete bekommt durch die automatische Zuweisung auch keine Beiträge.

• Die beiden entscheidenden Parameter für die automatische Zuweisung Anzahl Gutachter:innen pro Beitrag (A) und Max. Beitragsanzahl pro Gutacher:in (B) sind in der Basiskonfiguration der Beitragsbewertung passend gesetzt.

• Die Personen mit Gutacher:innenfunktion haben keine Dubletten unter den Autor:innen.

Vorgehen

1. in der Liste der Gutacher:innen den Button Abstracts zuweisen (1) klicken, um auf die Zuordnungsübersicht zu gelangen

2. in der Zuordnungsübersicht einen der beiden Buttons zum Gutachter auffüllen (2) klicken

3. Zuordnung prüfen und ggf. Lücken füllen

Hinweise

• Bei der automatischen Zuteilung versucht das System, für jeden Beitrag die konfigurierte Anzahl Gutachter:innen (A in Abb. 1) mit passendem Thema zu finden.

• Jede:r Gutacher:in bekommt dabei höchstens die konfigurierte Maximalzahl an Beiträgen (B in Abb. 1).

• Die Zuteilung erfolgt zufällig und das System versucht, die Beiträge gleichmäßig auf die Gutacher:innen zu verteilen (Arbeitslast).

• Das Ergebnis der Zuweisung wird in einer Tabelle dargestellt. Die Tabelle hat für jeden Beitrag eine Zeile und soviele Spalten, wie als Anzahl Gutachter:innen pro Beitrag (=A) konfiguriert sind.

• Falls bei der Zuweisung der Beiträge nach Hauptthema (= erstes Einreichethema des Beitrags) noch nicht genügend Gutachter:innen vom System gefunden werden konnten und bei der Einreichung mehrere Themen pro Beitrag angegeben werden konnten, kann man mit dem Button Gutachter auffüllen (= alle Einreichethemen des Beitrags) ggf. noch Lücken in der Zuweisung schließen.

• Standardmäßig bekommt kein:e Gutachter:in einen Beitrag, wo er oder sie selbst zu den Autor:innen gehört, außer Sie aktivieren die Option Gutachter:innen zum Reviewing eigener Beiträge zulassen in der Basiskonfiguration der Beitragsbewertung. Vorraussetzung: Bei den Gutachter:innen gibt es in dieser Konferenz keine Personendubletten mehr (Gutachter:in/Autor:in, siehe Dublettenabgleich).

• Solange die Bewertung durch die Gutachter:innen noch nicht begonnen hat, kann die aktuelle Zuteilung mit dem roten Button "Alle Gutacher:in-Beitrags-Zuweisung entfernen" jederzeit wieder aufgehoben werden. Zuordnungen, bei denen bereits eine Bewertung vorliegt, bleiben erhalten und werden nicht gelöscht.

Zuweisungslücken

Falls das System bei der Zuweisung nicht für alle Beiträge die konfigurierte Anzahl Gutachter:innen finden kann, werden diese Lücken (leere Zellen in der Tabelle), als rote Meldungen einzeln und detailliert aufgelistet.

Mögliche Ursachen für Zuweisungslücken

• Es gibt im entsprechenden Thema nicht genügend Gutacher:innen

• Thematisch passende Gutachter:innen haben bereits die Maximalzahl Beiträge (=B) zugeteilt bekommen

• Thematisch passende Gutachter:innen sind Autor:innen des betreffenden Beitrags

Vorgehen, um Zuweisungslücken füllen

Falls alle Beiträge unbedingt die konfigurierte Anzahl Gutachter:innen (A) bekommen müssen, dann können folgende Schritte unternommen werden:

• ggf. Zuweisung nicht nur nach Hauptthema vornehmen (siehe Hinweise oben)

• Weitere Gutachter:innen finden, welche die Bewertung in den unterbesetzten Themen übernehmen können

• Maximalzahl Beiträge pro Gutachter erhöhen (B)

• Anzahl Gutacher:innen pro Beitrag verringern (A), alle bestehenden Zuweisungen aufheben und neue Zuweisung vornehmen

• Lücken manuell füllen, siehe unten

Besondere Zuweisungszenarien

Mit geeigneten Parametern (A und B aus Abb. 1) lassen sich besondere Szenarien für die Zuteilung realisieren.

Die automatisches Zuweisung kann bspw. auch mehrstufig erfolgen, um so bspw. ausgewählten Gutachter:innen alle Beiträge zuzuteilen und zusätzlich die übliche thematische Verteilung auf andere unabhängige Gutachter:innen vorzunehmen.

• Stufe 1: Alle Obergutachter:innen bekommen alle Themen, Parameter: A1 = Anzahl Obergutachter:innen, B1 = Gesamtanzahl aller Beiträge -> Gutachter automatisch auffüllen

• Stufe 2: Alle normalen Gutachter bekommen erst danach ihre jeweiligen Themen (und deshalb in der ersten Stufe noch keine Beiträge), Parameter: A2 = Anzahl Obergutachter:innen + Anzahl normale Gutacher, B2 = maximalzahl Beiträge für normale Gutacher:innen -> Gutacher erneut auffüllen

Beiträge manuell zuweisen

Die manuelle Zuweisung von Beiträgen kann genutzt werden, um individuelle Zuweisungsszenarien zu realisieren oder Lücken nach der automatischen Zuweisung unkompliziert zu schließen.

Die Zuordnung Beitrag ↔ Gutachter:in kann von beiden Seiten erstellt oder aufgehoben werden, sowohl vom Beitrag aus, als auch von Gutachter:innenseite.

Zuordnungen aus Gutachter:innensicht

Gutachterliste -> Gutachterdetails -> Reiter Abstracts/Manuscripte

Um einen Beitrag manuell zu vergeben, gehen Sie in die Gutachter:innen-Übersicht:

• Suchen den oder die gewünschte:n Gutachter:in und klicken Sie auf den Stift zum Bearbeiten (1) und passen dann entweder die Abstract- oder Manuscriptzuweisung an.

• Wählen Sie Beitrag hinzufügen (2), wenn Sie einzelne Beiträge zuweisen wollen.

• Wählen Sie einen Beitrag aus und fügen diesen hinzu. (3)

• Alternativ können Sie alle Beiträge eines bestimmten Themengebietes zuweisen, alle Beiträge hinzufügen oder alle Beiträge entfernen, oder alle Beiträge der Themen zuweisen, die im Gutachter:innenprofil hinterlegt sind.

• Falsch zugeordnete Beiträge können Sie mit dem roten Kreuz von diesem Gutachter entfernen.

Zuordnungen aus Beitragssicht

Beitragsliste -> Beitragsdetails -> Reiter Bewertung

Die zugeordneten Gutachter:innen eines Beitrags können auch aus Beitragssicht bearbeitet werden. Sie können eine:n Gutacher:in im Auswahlfeld wählen und dem Beitrag hinzufügen (für Abstract- oder Manuscriptbewertung) oder bestehende Gutachter:innenzuordnungen mit dem roten Kreuz aufheben.