# Personen in Converia importieren

Mit dem Importer kann eine große Anzahl von Personendatensätzen mit unterschiedlichen Rollen (Begutachtende, Teilnehmende oder Mitglieder) aus externen Systemen in Converia importiert werden. Anschließend stehen diese Personendaten im System z. B. für Mailings, den Badgedruck, den Check-In oder für die Beitragsbewertung zur Verfügung.

In diesem Kapitel wird der **allgemeine Import von Personendaten** beschrieben. 

## Aufbereitung der Importdaten in Excel

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FhjS0vUPJO7yrTVLqr6Ha%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=87944e46-0d7f-484e-94d8-da3d983d329e" alt="Download der CSV-Vorlagedatei"><figcaption><p>Abb. 1: Download der CSV-Vorlagedatei</p></figcaption></figure>

Damit der Importer die Daten korrekt verarbeiten kann, ist es notwendig, sich **exakt** an die Vorgaben dieser Importvorlage gehalten wird. Die CSV-Vorlagedatei kann ganz normal mit Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden. Die beiden Musterdatensätze können entfernt werden.

Die Spalten leer lassen, für die keine Werte vorliegen (diese Spalten **nicht** löschen oder umsortieren).

**Pflichtangaben für die zu importierenden Datensätze** sind:

* Nachname (Spalte B *Last Name*)
* Land (Spalte J *Country*) – Die ISO-Kurzbezeichnungen verwenden (Kodierliste ISO 3166 ALPHA-2, zweite Spalte in dieser [Wikipedia-Liste](https://de.wikipedia.org/wiki/ISO-3166-1-Kodierliste)).
* Mailadresse (Spalte R *E-Mail*) – Bei ungültiger Mailadresse wird der Personendatensatz nicht importiert.
* Sprache (Spalte U *Lang*) – Sprachkürzel DE, EN oder FR verwenden (es können nur Sprachen verwendet werden, die für diese Konferenz aktiv sind).

### Personendatensätze

Personendatensätze können mit oder ohne Converia-Account importiert werden.

#### Person mit Account importieren

Ein Datensatz kann **mit Account** importiert werden, indem ein Benutzername (Spalte E *Username*) hinterlegt wird. Die betroffenen Personen sollten darüber informiert werden, dass für sie bereits ein Account existiert. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Personen sich einen weiteren Account anlegen und dadurch [Dubletten ](https://manual.converia.de/teilnehmende/personen-und-teilnehmende-verwalten/doppelte-personen-finden-und-abgleichen-dublettenabgleich)erzeugt werden.

#### Person ohne Account importieren

Ein Datensatz kann **ohne Account** importiert werden, indem die Spalten E leer bleibt. Betroffene Personen sollten anschließend mithilfe eines Aktivierungslinks, der [per Mailing verschickt](https://manual.converia.de/allgemeines/e-mails-aus-converia/e-mails-verfassen-und-absenden/accountinformationen-fur-importierte-personen-versenden) werden kann, Passwort und Benutzernamen selbst definieren und damit den Converia-Account zum importierten Personendatensatz aktivieren. Ohne diese Aktivierung per Link wird mit jeder Anmeldung der Personen im Frontend eine Dublette erzeugt.

{% hint style="warning" %}
Aus Datenschutzgründen ist es nicht zu empfehlen, bereits Passwörter für Accounts zu importieren. Aus den gleichen Gründen gibt es bspw. keinen Ersetzer für Passwörter in Converia-Mailings. Man kann jedoch Personen mit Account einen Link schicken, über den dieser ein neues Passwort anfordern kann. Personen ohne Account können ihr Passwort mit dem Aktivierungslink vergeben.
{% endhint %}

### Änderung der Kodierung in UTF-8

Damit **Sonderzeichen und Umlaute korrekt importiert werden**, ist es notwendig, die Kodierung der CSV-Vorlagedatei auf **UTF-8** einzustellen.&#x20;

Dazu bitte die Exceldatei als „**CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (\*.csv)**" abspeichern. Bei der Warnung "Einige Features in der Arbeitsmappe gehen möglicherweise verloren..." trotzdem dieses Format verwenden.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FKAki7cuNpGb0Nlm4mGoH%2F2025-04-08_15h01_38.png?alt=media&#x26;token=095fdba7-85b3-4d7f-980b-c92930015b68" alt="Abb. 2: Tabelle als CSV speichern"><figcaption><p>Abb. 2: Excel-Tabelle als CSV mit UTF-8-Codierung speichern</p></figcaption></figure>

### Import der Daten in Converia

* *Vorschau anzeigen* (dabei wird noch kein Import durchgeführt).
* Folgende **Fehlermeldungen** können z.B. in diesem Schritt auftreten:
  * *Keine gültige E-Mail-Adresse.* > Überprüfen der Mailadresse in der genannten Zeile. Eventuell ist das Problem nur ein Leerzeichen vor oder nach der Mailadresse.
  * *Ungültiges Länderkürzel. Dieses muss der ISO entsprechen.* > Prüfen des Länderkürzels in der genannten Zeile.
  * *Eine nicht aktivierte Sprache soll importiert werden.* > Ändern der Sprache in der genannten Zeile.
  * *Falsche Spaltenanzahl, nutzen Sie die Vorlage.* > Löschen, Verschieben oder Hinzufügen von Spalten verursacht diese Fehlermeldung.
* Prüfen, ob alle Datensätze korrekt dargestellt werden. **Besonders Umlaute und Sonderzeichen sollten genau angeschaut werden.**

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FcybpyZSZNubTHxbMbYyU%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=747905e2-23d3-4e27-8208-b243bf378819" alt=""><figcaption><p>Abb. 5: Vorschau eines Datensatzes</p></figcaption></figure>

* Sollten Fehlermeldungen auftreten oder die Darstellung von Umlauten und Sonderzeichen nicht stimmen, müssen die Datensätze in der Importvorlage korrigiert und die Konvertierung zu UTF-8 wiederholt werden.
* Alle **Datensätze können einzeln geprüft** werden, indem unten auf *Nächstes Datensatz-Beispiel* geklickt wird (es erfolgt noch kein Import).

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FZi3xqrwj9fBAYC73dXaY%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=f5d976bb-380d-4923-84f9-d3167c5b5efe" alt="Abb. 6: Import starten"><figcaption><p>Abb. 6: Import starten</p></figcaption></figure>

* Nur, wenn keine Fehlermeldungen mehr auftreten, erscheint unter den Datensätzen der Button *Import starten*.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FzHksUi9wzCiNc8nA4qsE%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=1f866de0-db63-42d1-a29d-6f21081009b4" alt="Abb. 7: Protkoll herunterladen"><figcaption><p>Abb. 7: Protkoll herunterladen</p></figcaption></figure>

* Anschließend wird **protokolliert, wie der Import verlaufen ist**.

{% hint style="warning" %}
Sollten bereits vor dem Import Personendatensätze im System vorhanden sein, empfiehlt es sich, nach dem Import einen Dublettenabgleich durchzuführen, für den Fall, dass nun Personen doppelt vorhanden sind.
{% endhint %}