Archivierung der Konferenzdaten nach einer Veranstaltung

In Converia können z.B. nach Abschluss einer Veranstaltung oder vor Ablauf der Vertragslaufzeit verschiedene Exporte genutzt werden, um Daten zu Archivierungszwecken zu sichern. Welche Exporte benötigt werden, hängt von den verwendeten Modulen und den jeweiligen Aufbewahrungszwecken ab, z.B. gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungsdokumente.

Dieser Artikel beschreibt, wo im System Veranstaltungsdaten exportiert werden können. Grundsätzlich sind nur Exporte aus den tatsächlich genutzten Modulen relevant. So wird z.B. bei kostenfreien Veranstaltungen kein Rechnungsexport benötigt.

Im Folgenden sind Exporte aufgeführt, die für Archivierungszwecke wichtig sind. Weitere Exportmöglichkeiten, wie etwa Teilnehmer:innen-Listen für bestimmte Buchungsoptionen oder Badgedruck, werden in diesem Beitrag nicht behandelt.

Empfohlene Standardexporte für Archivierungszwecke

Buchungen exportieren

Rechnungen und Zahlungen exportieren

Export der Beiträge in Excel

Export der Bewertungsergebnisse

Personenverwaltung

Personendatensätze exportieren

Verwaltung -> Personenverwaltung -> Personen

• Es werden alle Personendatensätze der Veranstaltung mit relevanten persönlichen Daten und ggf. Zusatzfeldern exportiert.

• Einziger Export, der den Accountnamen enthält, sofern ein Account für das Frontend existiert.

Mitgliederlisten exportieren

Verwaltung -> Personenverwaltung -> Mitglieder

• Datensätze in den Mitgliederlisten wurden eventuell von Teilnehmenden aktualisiert. Diese aktuellen Mitgliederdaten können exportiert werden.

Teilnehmenden-Verwaltung

Buchungen exportieren

Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen

• Die Excel-Liste (Spaltenversion - Personen gruppiert) fasst Buchungen einer Person übersichtlich zusammen (Abb. 4, Pkt. 2).

Rechnungen und Zahlungen exportieren

Verwaltung -> Anmeldung -> Rechnungen

Es gibt 3 relevante Exporte in der Rechnungsübersicht:

1. Der Rechnungsexport ist eine ZIP-Datei mit allen PDF-Dokumenten.

   1. Bei Aktion ausführen darauf achten, dass der Export mit allen Versionen erzeugt wird.

2. Unter Aktion ausführen kann auch eine Excel-Übersicht (Excel-Export) aller Rechnungen gezogen werden.

3. Unter Aktion ausführen kann zusätzlich ein Zahlungsexport gezogen werden.

Anmeldestatistik & Besteuerung

Verwaltung -> Anmeldung -> Erweiterte Statistik

• Die erweiterte Statistik gibt Aufschluss über die Gesamtsummen unter Berücksichtigung der Besteuerung.

• Der Export kann als Liste oder Matrix (wie im Backend dargestellt) gezogen werden.

Export der Teilnahmebestätigungen

Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen

• Einzeln können Teilnahmebestätigungen in den Buchungsdetails der jeweiligen Personen heruntergeladen werden.

• Heißt der Button Bestätigung erstellen, wurde die Teilnahmebestätigung für diese Person entweder noch nicht freigegeben oder freigegeben, aber noch nicht abgerufen (Abb. 8). Heißt der Button Teilnahme, wurde die Teilnahmebestätigung bereits erzeugt und abgerufen (Abb. 9).

Beitragseinreichung

Export der Beiträge in Excel

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Beiträge

• Standardexport der Beiträge

• Bei Einreiche-Format Datei: Ergänzender Export, siehe Erweiterte Exportmöglichkeiten der Beiträge

• Bewertungsdetails werden separat exportiert, siehe Export der Bewertungsergebnisse

Export der Sessions in Excel

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Session

• funktioniert analog zum vorherigen Punkt

Erweiterte Exportmöglichkeiten der Beiträge

• Die Auswahl des SC-Filter steht in Abhängigkeit zum Datenbezug und ist nur bei Bewertung Abstract und Bewertung Manuscript zur Verfügung (Abb. 12, Pkt. 1).

• Nur bei Auswahl einer Konferenzplaner-Version spielen verplante Beiträge und nicht verplante Beiträge eine Rolle (Abb. 12, Pkt. 2).

• Nach der Erzeugung können die Exporte dauerhaft unter Verfügbare Exporte abgerufen werden.

Einladungsmanagement exportieren

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Vorsitzende/Referent:innen

• Export der Vorsitzenden und Referierenden, die eingeladen wurden.

• Alle anwählen (Abb. 13, Pkt. 1) und anschließend Aktion ausführen: Excel-Export (Abb. 13, Pkt. 2)

Gutachter:innen exportieren

Verwaltung -> Beitragsbewertung -> Gutachter:innen

• Export aller Gutachter:innen mit Informationen zu den zugewiesenen Beiträgen und Themengebieten

Export der Bewertungsergebnisse

Verwaltung -> Beitragsbewertung -> Finale Bewertung

• Es empfiehlt sich der Export Bewertungsergebnisse (Gutachter:innen in Spalten) mit Finaler Bewertung

Export des Programms (Konferenzplaner)

• Es empfiehlt sich der Excel-Export in der jeweils gewünschten Sprache.