Archivierung der Konferenzdaten nach einer Veranstaltung

In Converia können z.B. nach Abschluss einer Veranstaltung oder vor Ablauf der Vertragslaufzeit verschiedene Exporte genutzt werden, um Daten zu Archivierungszwecken zu sichern. Welche Exporte benötigt werden, hängt von den verwendeten Modulen und den jeweiligen Aufbewahrungszwecken ab, z.B. gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungsdokumente.

Dieser Artikel beschreibt, wo im System Veranstaltungsdaten exportiert werden können. Grundsätzlich sind nur Exporte aus den tatsächlich genutzten Modulen relevant. So wird z.B. bei kostenfreien Veranstaltungen kein Rechnungsexport benötigt.

Im Folgenden sind Exporte aufgeführt, die für Archivierungszwecke wichtig sind. Weitere Exportmöglichkeiten, wie etwa Teilnehmer:innen-Listen für bestimmte Buchungsoptionen oder Badgedruck, werden in diesem Beitrag nicht behandelt.

Empfohlene Standardexporte für Archivierungszwecke

Buchungen exportieren

Rechnungen und Zahlungen exportieren

Export der Beiträge in Excel

Export der Bewertungsergebnisse

Personenverwaltung

Personendatensätze exportieren

Verwaltung -> Personenverwaltung -> Personen

Filter: Keine Filter-Einstellung notwendig, um alle Datensätze zu exportieren.

• Es werden alle Personendatensätze der Veranstaltung mit relevanten persönlichen Daten und ggf. Zusatzfeldern exportiert.

• Einziger Export, der den Accountnamen enthält, sofern ein Account für das Frontend existiert.

Abb. 1: Excel-Export der Personendatensätze

Mitgliederlisten exportieren

Verwaltung -> Personenverwaltung -> Mitglieder

Filter: Wenn mehrere Mitgliederlisten angelegt wurden, müssen diese nacheinander gefiltert und exportiert werden.

• Datensätze in den Mitgliederlisten wurden eventuell von Teilnehmenden aktualisiert. Diese aktuellen Mitgliederdaten können exportiert werden.

Abb. 2: Alle Datensätze einer Liste anwählen

Abb. 3: Export-Aktion ausführen

Teilnehmenden-Verwaltung

Buchungen exportieren

Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen

Filter: Um auch stornierte Buchungen zu exportieren, darauf achten, dass vor dem Export auch auf den Status storniert gefiltert wird (Abb. 4, Pkt. 1).

• Die Excel-Liste (Spaltenversion - Personen gruppiert) fasst Buchungen einer Person übersichtlich zusammen (Abb. 4, Pkt. 2).

Abb. 4: Filterung & Export der Buchungen

Rechnungen und Zahlungen exportieren

Verwaltung -> Anmeldung -> Rechnungen

Filter: Um auch stornierte Rechnung zu exportieren, darauf achten, dass vor dem Export auch auf den Status Storniert gefiltert wird (Abb. 5, Pkt. 1)

Es gibt 3 relevante Exporte in der Rechnungsübersicht:

1. Der Rechnungsexport ist eine ZIP-Datei mit allen PDF-Dokumenten.

   1. Bei Aktion ausführen darauf achten, dass der Export mit allen Versionen erzeugt wird.

2. Unter Aktion ausführen kann auch eine Excel-Übersicht (Excel-Export) aller Rechnungen gezogen werden.

3. Unter Aktion ausführen kann zusätzlich ein Zahlungsexport gezogen werden.

Abb. 5: Alle Datensätze einer Liste anwählen

Abb. 6: Export mit allen Versionen erzeugen

Anmeldestatistik & Besteuerung

Verwaltung -> Anmeldung -> Erweiterte Statistik

Filter: Im Anzeigefilter (Abb. 7, Pkt. 2) alle benötigten Elemente aktivieren und bei unterschiedlicher Besteuerung innerhalb von Angebotspaketen die Unterpakete einbeziehen (Abb. 7, Pkt. 1).

• Die erweiterte Statistik gibt Aufschluss über die Gesamtsummen unter Berücksichtigung der Besteuerung.

• Der Export kann als Liste oder Matrix (wie im Backend dargestellt) gezogen werden.

Abb. 7: Export der erweiterten Anmelde-Statistik

Export der Teilnahmebestätigungen

Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen

Der massenhafte Export von Teilnahmebestätigungen ist ausschließlich über den Converia Support möglich.

• Einzeln können Teilnahmebestätigungen in den Buchungsdetails der jeweiligen Personen heruntergeladen werden.

• Heißt der Button Bestätigung erstellen, wurde die Teilnahmebestätigung für diese Person entweder noch nicht freigegeben oder freigegeben, aber noch nicht abgerufen (Abb. 8). Heißt der Button Teilnahme, wurde die Teilnahmebestätigung bereits erzeugt und abgerufen (Abb. 9).

Abb. 8: Button - Bestätigung erstellen

Abb. 9: Button - Teilnahme

Beitragseinreichung

Export der Beiträge in Excel

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Beiträge

Filter: Keine weitere Filterung notwendig.

• Standardexport der Beiträge

• Bei Einreiche-Format Datei: Ergänzender Export, siehe Erweiterte Exportmöglichkeiten der Beiträge

• Bewertungsdetails werden separat exportiert, siehe Export der Bewertungsergebnisse

Abb. 10: Standardexport der Beiträge

Export der Sessions in Excel

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Session

Filter: Keine weitere Filterung notwendig.

• funktioniert analog zum vorherigen Punkt

Abb. 11: Standardexport der Sessions

Erweiterte Exportmöglichkeiten der Beiträge

Nur notwendig, wenn Einreiche-Format (auch) Dateien waren oder XML-Content zur Weiterverarbeitung benötigt wird (Abb. Pkt. 1).

• Die Auswahl des SC-Filter steht in Abhängigkeit zum Datenbezug und ist nur bei Bewertung Abstract und Bewertung Manuscript zur Verfügung (Abb. 12, Pkt. 1).

• Nur bei Auswahl einer Konferenzplaner-Version spielen verplante Beiträge und nicht verplante Beiträge eine Rolle (Abb. 12, Pkt. 2).

• Nach der Erzeugung können die Exporte dauerhaft unter Verfügbare Exporte abgerufen werden.

Abb. 12: Erweiterte Exportmöglichkeiten der Beiträge

Einladungsmanagement exportieren

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Vorsitzende/Referent:innen

Filter: Keine weitere Filterung notwendig.

• Export der Vorsitzenden und Referierenden, die eingeladen wurden.

• Alle anwählen (Abb. 13, Pkt. 1) und anschließend Aktion ausführen: Excel-Export (Abb. 13, Pkt. 2)

Abb. 13: Alle Datensätze anwählen und Aktion ausführen

Gutachter:innen exportieren

Verwaltung -> Beitragsbewertung -> Gutachter:innen

• Export aller Gutachter:innen mit Informationen zu den zugewiesenen Beiträgen und Themengebieten

Abb. 14: Export der Gutachter:innen-Liste

Export der Bewertungsergebnisse

Verwaltung -> Beitragsbewertung -> Finale Bewertung

Filter: keine weitere Filterung notwendig. ABER: Bezug Abstract und/oder Manuscript beachten!

• Es empfiehlt sich der Export Bewertungsergebnisse (Gutachter:innen in Spalten) mit Finaler Bewertung

Abb. 15: Export der Bewertungsergebnisse für Abstracts oder Manuscripts

Export des Programms (Konferenzplaner)

Filter: Keine weitere Filterung notwendig. Ggf. darauf achten, dass das gewählte Exportformat die gewünschten Inhalte enthält (variabel je nach gewählter Darstellung)

• Es empfiehlt sich der Excel-Export in der jeweils gewünschten Sprache.

Abb. 16: Export des Programms im Konferenzplaner