# Archivierung der Konferenzdaten nach einer Veranstaltung

In Converia können z.B. nach Abschluss einer Veranstaltung oder vor Ablauf der Vertragslaufzeit verschiedene Exporte genutzt werden, um Daten zu Archivierungszwecken zu sichern. Welche Exporte benötigt werden, hängt von den verwendeten Modulen und den jeweiligen Aufbewahrungszwecken ab, z.B. gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungsdokumente.

Dieser Artikel beschreibt, wo im System Veranstaltungsdaten exportiert werden können. Grundsätzlich sind nur Exporte aus den tatsächlich genutzten Modulen relevant. So wird z.B. bei kostenfreien Veranstaltungen kein Rechnungsexport benötigt.

Im Folgenden sind Exporte aufgeführt, die für Archivierungszwecke wichtig sind. Weitere Exportmöglichkeiten, wie etwa Teilnehmer:innen-Listen für bestimmte Buchungsoptionen oder Badgedruck, werden in diesem Beitrag nicht behandelt.

## Empfohlene Standardexporte für Archivierungszwecke

[Buchungen exportieren](#buchungen-exportieren)

[Rechnungen und Zahlungen exportieren](#rechnungen-und-zahlungen-exportieren)

[Export der Beiträge in Excel](#export-der-beitrage-in-excel)

[Export der Bewertungsergebnisse](#export-der-bewertungsergebnisse)

## Personenverwaltung

### Personendatensätze exportieren

Verwaltung -> Personenverwaltung -> Personen

{% hint style="info" %}
**Filter:** Keine Filter-Einstellung notwendig, um alle Datensätze zu exportieren.
{% endhint %}

* Es werden alle Personendatensätze der Veranstaltung mit relevanten persönlichen Daten und ggf. Zusatzfeldern exportiert.
* Einziger Export, der den Accountnamen enthält, sofern ein Account für das Frontend existiert.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FI3HA5fKQIovogcBey3P2%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=8309a4de-3e7a-4652-8557-6a0f977bb881" alt="Abb. 1: Excel-Export der Personendatensätze"><figcaption><p>Abb. 1: Excel-Export der Personendatensätze</p></figcaption></figure>

### Mitgliederlisten exportieren

Verwaltung -> Personenverwaltung -> Mitglieder

{% hint style="info" %}
**Filter:** Wenn mehrere Mitgliederlisten angelegt wurden, müssen diese nacheinander gefiltert und exportiert werden.
{% endhint %}

* Datensätze in den Mitgliederlisten wurden eventuell von Teilnehmenden aktualisiert. Diese aktuellen Mitgliederdaten können exportiert werden.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FTfNpDa6DNMAmFg54iTgX%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=940e1df9-8e5c-4abe-9d2f-af4a9f6070c1" alt="Abb. 2: Alle Datensätze einer Liste anwählen"><figcaption><p>Abb. 2: Alle Datensätze einer Liste anwählen</p></figcaption></figure>

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2Fd0dg2kT2IAT8PIrYg2CV%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=8fc3566b-df49-430f-9781-88fd239cb2b0" alt="Abb. 3: Export-Aktion ausführen"><figcaption><p>Abb. 3: Export-Aktion ausführen</p></figcaption></figure>

## Teilnehmenden-Verwaltung

### Buchungen exportieren

Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen

{% hint style="info" %}
**Filter:** Um auch stornierte Buchungen zu exportieren, darauf achten, dass vor dem Export auch auf den Status *storniert* gefiltert wird (Abb. 4, Pkt. 1).
{% endhint %}

* Die *Excel-Liste* (*Spaltenversion - Personen gruppiert)* fasst Buchungen einer Person übersichtlich zusammen (Abb. 4, Pkt. 2).

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2Fy3zOrAOW5Ce8JEyxxfx1%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=cc2f1524-0e56-4506-86ae-ca33d4c78bd0" alt="Abb. 4: Filterung &#x26; Export der Buchungen"><figcaption><p>Abb. 4: Filterung &#x26; Export der Buchungen</p></figcaption></figure>

### Rechnungen und Zahlungen exportieren

Verwaltung -> Anmeldung -> Rechnungen

{% hint style="info" %}
**Filter:** Um auch stornierte Rechnung zu exportieren, darauf achten, dass vor dem Export auch auf den Status *Storniert* gefiltert wird (Abb. 5, Pkt. 1)
{% endhint %}

#### Es gibt 3 relevante Exporte in der Rechnungsübersicht:

1. Der Rechnungsexport ist eine ZIP-Datei mit allen PDF-Dokumenten.
   1. Bei *Aktion ausführen* darauf achten, dass der **Export mit allen Versionen** erzeugt wird.
2. Unter *Aktion ausführen* kann auch eine Excel-Übersicht (*Excel-Export*) aller Rechnungen gezogen werden.
3. Unter *Aktion ausführen* kann zusätzlich ein **Zahlungsexport** gezogen werden.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FYN7fusRIm98gSzZ0nm1I%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=bdfc9d49-f5e0-4efd-a227-04a44b87365d" alt="Datensätze "><figcaption><p>Abb. 5: Alle Datensätze einer Liste anwählen</p></figcaption></figure>

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2F1ztjd6n1PiBAUdLEHKEQ%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=f909e06d-0c43-495c-b40e-f5081d39fd1f" alt="Abb. 6: Export mit allen Versionen erzeugen"><figcaption><p>Abb. 6: Export mit allen Versionen erzeugen</p></figcaption></figure>

### Anmeldestatistik & Besteuerung

Verwaltung -> Anmeldung -> Erweiterte Statistik

{% hint style="info" %}
**Filter:** Im *Anzeigefilter* (Abb. 7, Pkt. 2) alle benötigten Elemente aktivieren und bei unterschiedlicher Besteuerung **innerhalb** von Angebotspaketen die *Unterpakete einbeziehen* (Abb. 7, Pkt. 1).
{% endhint %}

* Die erweiterte Statistik gibt Aufschluss über die Gesamtsummen unter Berücksichtigung der Besteuerung.
* Der Export kann als Liste oder Matrix (wie im Backend dargestellt) gezogen werden.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FMk6vYKgMiwegrp9A0jxd%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=55b4e2ef-a0f6-42b3-8a7b-67892a8e458f" alt="Abb. 7: Export der erweiterten Anmelde-Statistik"><figcaption><p>Abb. 7: Export der erweiterten Anmelde-Statistik</p></figcaption></figure>

### Export der Teilnahmebestätigungen

Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen

{% hint style="info" %}
Der massenhafte Export von Teilnahmebestätigungen ist ausschließlich über den Converia Support möglich.
{% endhint %}

* Einzeln können Teilnahmebestätigungen in den Buchungsdetails der jeweiligen Personen heruntergeladen werden.
* Heißt der Button *Bestätigung erstellen*, wurde die Teilnahmebestätigung für diese Person entweder noch nicht freigegeben oder freigegeben, aber noch nicht abgerufen (Abb. 8). Heißt der Button *Teilnahme*, wurde die Teilnahmebestätigung bereits erzeugt und abgerufen (Abb. 9).

<div><figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FM4FfAVSN09WcPhQ45aAB%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=e1cc1eda-c6fb-42e7-80a1-306698d50f04" alt="Abb. 8: Button - Bestätigung erstellen"><figcaption><p>Abb. 8: Button - Bestätigung erstellen</p></figcaption></figure> <figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2F1OztWTFmzhfEJy68JaZR%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=b300251e-0655-4e1a-a673-39be90edf760" alt="Abb. 9: Button - Teilnahme"><figcaption><p>Abb. 9: Button - Teilnahme</p></figcaption></figure></div>

## Beitragseinreichung

### Export der Beiträge in Excel

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Beiträge

{% hint style="info" %}
**Filter:** Keine weitere Filterung notwendig.
{% endhint %}

* Standardexport der Beiträge
* Bei Einreiche-Format *Datei*: Ergänzender Export, siehe [#erweiterte-exportmoglichkeiten-der-beitrage](#erweiterte-exportmoglichkeiten-der-beitrage "mention")
* Bewertungsdetails werden separat exportiert, siehe [#export-der-bewertungsergebnisse](#export-der-bewertungsergebnisse "mention")

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FTbkjF8AWumfXkiE83xGu%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=921f3e3f-9f94-4cbf-95e7-c6ccfd39af52" alt="Abb. 10: Standardexport der Beiträge"><figcaption><p>Abb. 10: Standardexport der Beiträge</p></figcaption></figure>

### Export der Sessions in Excel

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Session

{% hint style="info" %}
**Filter:** Keine weitere Filterung notwendig.
{% endhint %}

* funktioniert analog zum vorherigen Punkt

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FPR35TMhGb4R5X6h08BOq%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=54593d36-14d9-4a9c-93a6-93c7497dc9ba" alt="Abb. 11: Standardexport der Sessions"><figcaption><p>Abb. 11: Standardexport der Sessions</p></figcaption></figure>

### Erweiterte Exportmöglichkeiten der Beiträge

{% hint style="info" %}
Nur notwendig, wenn Einreiche-Format (auch) **Dateien** waren oder XML-Content zur Weiterverarbeitung benötigt wird (Abb. Pkt. 1).
{% endhint %}

* Die Auswahl des SC-Filter steht in Abhängigkeit zum Datenbezug und ist nur bei *Bewertung Abstract* und *Bewertung Manuscript* zur Verfügung (Abb. 12, Pkt. 1).
* Nur bei Auswahl einer Konferenzplaner-Version spielen *verplante Beiträge* und *nicht verplante Beiträge* eine Rolle (Abb. 12, Pkt. 2).
* Nach der Erzeugung können die Exporte dauerhaft unter *Verfügbare Exporte* abgerufen werden.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FBI88T7yUfojrvwMf583U%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=71660ed8-151e-42d9-b43c-3d4adfa58ec7" alt="Abb. 12: Erweiterte Exportmöglichkeiten der Beiträge"><figcaption><p>Abb. 12: Erweiterte Exportmöglichkeiten der Beiträge</p></figcaption></figure>

### Einladungsmanagement exportieren

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Vorsitzende/Referent:innen

{% hint style="info" %}
**Filter:** Keine weitere Filterung notwendig.
{% endhint %}

* Export der Vorsitzenden und Referierenden, die eingeladen wurden.
* *Alle anwählen* (Abb. 13, Pkt. 1) und anschließend *Aktion ausführen: Excel-Export* (Abb. 13, Pkt. 2)

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FDRqis0kpuKJs5bAimhdx%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=3f06563e-c8dd-4de7-b1c3-491c8cd8bf34" alt="Abb. 13: Alle Datensätze anwählen und Aktion ausführen"><figcaption><p>Abb. 13: Alle Datensätze anwählen und Aktion ausführen</p></figcaption></figure>

### Gutachter:innen exportieren

Verwaltung -> Beitragsbewertung -> Gutachter:innen

* Export aller Gutachter:innen mit Informationen zu den zugewiesenen Beiträgen und Themengebieten

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FEXUUs0Bcnrz2HmJ9rPMK%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=5a94bddd-70e1-4e9c-ae17-a3cb0dca5f32" alt="Abb. 14: Export der Gutachter:innen-Liste"><figcaption><p>Abb. 14: Export der Gutachter:innen-Liste</p></figcaption></figure>

### Export der Bewertungsergebnisse

Verwaltung -> Beitragsbewertung -> Finale Bewertung

{% hint style="info" %}
Filter: keine weitere Filterung notwendig. ABER: Bezug Abstract und/oder Manuscript beachten!
{% endhint %}

* Es empfiehlt sich der Export *Bewertungsergebnisse (Gutachter:innen in Spalten) mit Finaler Bewertung*

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FsVfcI6tl95y5sUcbDzHa%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=add38a0c-7541-446a-877c-737710953490" alt="Abb. 15: Export der Bewertungsergebnisse für Abstracts oder Manuscripts"><figcaption><p>Abb. 15: Export der Bewertungsergebnisse für Abstracts oder Manuscripts</p></figcaption></figure>

### Export des Programms (Konferenzplaner)

{% hint style="info" %}
Filter: Keine weitere Filterung notwendig. Ggf. darauf achten, dass das gewählte Exportformat die gewünschten Inhalte enthält (variabel je nach gewählter Darstellung)
{% endhint %}

* Es empfiehlt sich der *Excel-Export* in der jeweils gewünschten Sprache.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FZDX6TdsQzZEZYQbxrPZ1%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=d387c080-8e10-454f-9c5f-e087700a05c5" alt="Abb. 16: Export des Programms im Konferenzplaner"><figcaption><p>Abb. 16: Export des Programms im Konferenzplaner</p></figcaption></figure>