Gutscheinarten konfigurieren

Konfiguration -> Anmeldung -> Gutscheinarten

Damit Gutscheine (Voucher) erstellt oder via E-Mail versendet werden können, müssen vorher Gutscheinarten angelegt werden. Die Gutscheinarten dienen als Kategorien zur internen Zuordnung erstellter Gutscheine.

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen können Bezeichnung und Ablaufdatum für die Gutscheinart festgelegt werden. Die Bezeichnung kann frei gewählt werden und dient nur der internen Zuordnung. Das Ablaufdatum kann via Kalenderpicker ausgewählt werden. Beide Angaben können auch nachträglich noch angepasst werden.

Das hier gewählte Datum gilt als Standardwert für alle neu erzeugten Codes dieser Gutscheinart. Es sollte mit Bedacht und im Zweifel mit einem größeren zeitlichen Puffer gewählt werden, damit es keine Probleme mit abgelaufenen Gutscheincodes gibt. Das Ablaufdatum einzelner, bereits erzeugter Codes kann auch in der Gutscheinverwaltung angepasst werden.

Abb. 1: Gutscheineinstellungen

Optionen

Nachdem Bezeichnung und Ablaufdatum für Gutscheinarten definiert wurden, können Auswirkungen und Effekte von Gutscheinen konfiguriert werden.

Vorausgewählte Pakete im Warenkorb

Bei der Aktivierung von Gutscheinen im Anmeldeprozess wird eine Auswahl an Angeboten für eine bestimmte Preisgruppe automatisch dem Warenkorb hinzugefügt. Wenn dies für mehrere Preisgruppen möglich sein soll, müssen zusätzliche Gutscheinarten pro Preisgruppe angelegt sein.

Es ist zu beachten, dass Abfragen innerhalb von Angeboten nicht mehr beantwortet werden können, sobald diese im Warenkorb liegen.

Abb. 2: Vorausgewählte Pakete im Warenkorb

Paketbezogener Preisnachlass

Es besteht die Möglichkeit, relative (%) oder absolute (€) Rabatte auf Angebotspakete zu vergeben, abhängig von der Preisgruppe. Mehrere Einträge pro Preisgruppe können vorgenommen werden. Für zusätzliche Preisgruppen sollten neue Gutscheinarten angelegt werden.

Abb. 3: Paketbezogener Preisnachlass

Kategoriebezogener Preisnachlass

Dieser relative (%) oder absolute (€) Rabatt ist unabhängig von der Preisgruppe und bezieht sich auf die gesamte Kategorie.

Abb. 4: Kategoriebezogener Preisnachlass

Versteckte Preisgruppen aktivieren

Diese Gutschein-Auswirkung wird am häufigsten genutzt, um ganze Angebotsstrukturen unkompliziert einzuschränken und über Gutscheine zugänglich zu machen. Voraussetzung hierfür ist eine separate Preisgruppe, die im Frontend nicht sichtbar ist (Abb. 2).

Abb. 5: Versteckte Preisgruppen aktivieren

Abb. 6: Deaktivierung der Sichtbarkeit von Preisgruppen, Ausschnitt aus dem Angebotswizard

Zahlungsarten sichtbar machen

Es können Gutscheine erstellt werden, die eine bestimmte Zahlungsart ermöglichen. Diese Zahlungsart muss in der Veranstaltung eingerichtet, aktiv und nicht sichtbar sein.

Abb. 7: Zahlungsarten sichtbar machen

Zahlungsarten können auch generell auf eine bestimmte Preisgruppe eingeschränkt werden. Die Konfiguration erfolgt direkt in der entsprechende Zahlungsart, siehe Zahlungsarten für Personen und Länder ermöglichen und einschränken.

Gutscheine (massenhaft) generieren

Es ist i.d.R. nicht notwendig Gutscheine auf Vorrat zu erstellen. Einzelne Gutscheincodes können jederzeit und unkompliziert erstellt werden, sofern passende Gutscheinarten angelegt wurden.

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Das direkte massenhafte Generieren von Gutscheinen in Gutscheinarten ist nur in wenigen Szenarien sinnvoll, beispielsweise bei geplantem Seriendruck über externe Lösungen.

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Sollen Gutscheincodes oder Links zur Anmeldung mit Gutschein via Mailing aus Converia versendet werden, erfolgt das über Ersetzer im E-Mail-Modul, siehe Gutscheine per E-Mail versenden.

Im Tab Gutscheine generieren kann eine beliebige Anzahl von Gutscheincodes erstellt werden. Die Gutscheincodes bestehen immer aus einer zufallsbasierten Kombination aus Zahlen und Buchstaben.

• Dazu in der gewünschten Gutscheinart die benötigte Anzahl eingegeben, gefolgt von einem Klick auf Generieren.

• Die erstellten Codes können anschließend entweder direkt aus der blauen Meldung (Abb. 9, Pkt. 1) oder aus der Liste im Tab Gutscheine (Abb. 9, Pkt. 2) kopiert werden.

Abb. 8: Gutscheine generieren

Abb. 9: Gutscheincodes

Fallbeispiel

Szenario: Gutscheine zur Freischaltung versteckter Preisgruppen für Referent:innen

Die Manual Konferenz 2024 bietet spezielle, versteckte Preisgruppen für Referent:innen an, die nicht öffentlich zugänglich sind. Diese Preisgruppen ermöglichen es Referent:innen, sich zu einem stark reduzierten Preis oder kostenfrei zu registrieren. Über Gutscheincodes können diese speziellen Preisgruppen freigeschaltet werden.

Ablauf:

1. Erstellung der versteckten Preisgruppen:

   • In Converia wird eine spezielle Preisgruppe für Referent:innen angelegt, die z.B. einen reduzierten Teilnahmebeitrag oder eine kostenlose Teilnahme gewährt.

   • Diese Preisgruppe ist nur mit einem Gutschein freischaltbar und für die allgemeine Öffentlichkeit nicht sichtbar.

2. Erstellen und Versand von Gutscheinen via E-Mail:

   • Über das E-Mail-Modul von Converia wird eine E-Mail-Vorlage erstellt.

   • Der Gutscheincode wird dabei automatisch mittels Ersetzer in die E-Mail integriert und dann die Mail an ausgewählte Referent:innen versendet.

3. Einlösung des Gutscheins:

   • Die Referent:innen geben den Gutscheincode bei ihrer Anmeldung ein, wodurch automatisch die versteckte Preisgruppe freigeschaltet und die ermäßigte oder kostenlose Teilnahme ermöglicht wird.

4. Überwachung und Verwaltung:

   • Die Veranstaltenden mit Backendzugang können über Converia verfolgen, welche Referent:innen ihre Gutscheine eingelöst haben und wie viele noch nicht eingelöst wurden.