Abstract-Einreichung konfigurieren
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Zu Beginn legt man den Start (1) und das Ende (2) der Einreichung fest. Diese können auch nach dem Start der Einreichung angepasst werden. Der Action-Button, der die Einreichung ermöglicht, wird analog zu den Daten automatisch ein- bzw. ausgeblendet.
Der nächste wichtige Schritt ist, das Einreicheformat (3) festzulegen. Hier bieten sich je nach Zielsetzung und eventueller Weiterverarbeitung der Abstracts, z.B. in einem Book of Abstracts, unterschiedliche Formate an.
A) Bei der Einreichung als Formular können die Autor:innen in einem Freitextfeld ihr Abstract hinterlegen. Es wird automatisch geprüft, ob die Zeichenzahl bzw. Anzahl der Wörter eingehalten wird. Der Text kann nur minimal formatiert werden.
B) Die Einreichung als HTML-Formular bietet die Möglichkeit, mittels HTML-Befehlen Formatierungen vorzunehmen. Im Allgemeinen raten wir von der Verwendung ab, da dieser Modus besondere Anforderungen an die Weiterverarbeitung stellt, die vom Veranstaltungsteam üblicherweise nicht selbstständig erbracht werden möchten. Außerdem kann es durch die Verwendung der notwendigen Sicherheitsvalidatoren zu einer veränderten Zeichenzahl kommen.
C) Die Einreichung per Upload erlaubt es Autor:innen, ihre Abstracts in einem vordefinierten Dateiformat (z.B. docx, pdf, pptx - vgl. (7)) hochzuladen. Hier besteht die Möglichkeit, eine Vorlagedatei zu hinterlegen, damit alle Abstracts einem einheitlichen Aufbau folgen. Außerdem kann die maximale Dateigröße (<20 MB) und eine maximale Seitenzahl festlegt werden.
D) Kombiniert A) und C).
E) Erlaubt LaTeX-Formatierungen bei der Texteingabe, kann aber nicht in Kombination mit der Sessioneinreichung verwendet werden. Zudem besteht die Option, ein Template zu hinterlegen.
F) Der strukturierten Einreichung per Formular sehr ähnlich, erlaubt jedoch eine vordefinierte Struktur des Abstracts. Hierzu werden in Rücksprache mit unserem Support verschiedene Eingabefelder (z.B. Einleitung, Methoden, Ergebnisse, Diskussion, Literaturangaben) angelegt, die von Converia automatisch zu einem zusammenhängenden Abstract zusammengefügt werden. So kann sichergestellt werden, dass alle Abstracts einheitlich formatiert sind. Das Formular-Template wird gemeinsam mit dem Support ausgefüllt. Optional kann die maximale Zeichenzahl aller Felder festgelegt werden.
Nach der Abstract-Einreichung gibt es die Möglichkeit, den Upload einer Präsentationen zu erlauben (Nur akzeptierte Beiträge, Abstract-Einreichung muss geschlossen sein). Dazu wird ein Datum festgelegt, bis zu welchem der Upload möglich sein soll (5). Nach Ablauf des Datums wird die Option, eine Präsentation hochzuladen, für die Autor:innen ausgeblendet. Außerdem kann die Größe der Präsentationsdatei (6) eingeschränkt werden (<20 MB). Größere Dateien können von Veranstalter:innen oder dem Support über das Backend eingespielt werden.
Alle Präsentationen sollen in einem bestimmten Dateityp (7) hochgeladen werden? Hierzu einfach die erlaubten Dateitypen per Haken markieren.
