# Zusätzliche Informationen auf einzelnen Rechnungen einfügen

Individuelle Informationen lassen sich auf einer Rechnung auf verschiedene Weise platzieren, ohne dass die Vorlagen veranstaltungsweit angepasst werden müssen.

Anwendungsfall: Ein:e Teilnehmer:in bittet darum, nachträglich eine firmeninterne Bestellnummer auf der Rechnung anzugeben.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten:

### 1. Kurze Info im Adressblock der Rechnung

* Die Angabe wird Teil des Adressblocks auf der Rechnung oben links, sofern eines der Felder *Firma* - *Ort* verwendt wird.
* Diese Variante bietet sich bei **kleinen Ergänzungen** an, die im Adressblock nicht weiter stören bzw. nicht fehl am Platz sind.
* Information eintragen, Speichern klicken und anschließend die Rechnung aktualisieren.

Zu beachten ist, dass die **separate Rechnungsadresse vom System verwendet wird, sobald dort ein Wert hinterlegt wird** - wenn ausschließlich der Adresszusatz ausgefüllt wird, wird nur diese Angabe im Adressblock angezeigt. Entsprechend muss dann also die Adressinformation der Ansprechpartner:in in der separaten Rechnungsadresse ergänzen.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FBEx6U4toMnIMuioc3jbP%2F2024-09-13_13h46_22.png?alt=media&#x26;token=9642c785-1018-485d-81ae-13c1dcc4eb86" alt=""><figcaption><p>Abb. 1: Zusätzliche Information im Adresszusatz</p></figcaption></figure>

### 2. Zusätzliche Angaben über das Zusatzfeld auf einer Rechnung einfügen

#### Vorteile

1. Angaben können **länger** sein
2. Die **Platzierung der Zusatzinformation auf der Rechnung** kann beeinflusst werden

#### Voraussetzungen

Die Ausgabe des Zusatzfeldes auf der Rechnung wird über einen Ersetzer gesteuert. Dieser muss bei **erstmaliger** Verwendung des Feldes in der Einrichtung der Rechnung an einer Stelle **aktiviert** und einer anderen **platziert** werden:

1. Die Ausgabe des Zusatztextes in der [PDF-Vorlage der Rechnung](https://manual.converia.de/teilnehmende/die-anmeldung-einrichten/vorlagen-erstellen-fur-rechnung-buchungs-teilnahme-und-zahlungsbestatigung) aktivieren (Abb. 2).

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FAeQjFE7uv2UVEOgIhYOS%2F2024-09-13_13h52_28.png?alt=media&#x26;token=4e956b10-9b98-469c-8cdf-10de14de0934" alt=""><figcaption><p>Abb. 2: Aktivierung in der PDF-Vorlage der Rechnung</p></figcaption></figure>

2. Den Ersetzer entweder im Bereich *Text oben* oder im Bereich *Text unten* auf dem Rechnungsdokument platzieren.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2F8zesjtV2XG4gmAml2uVC%2F2024-09-13_14h01_13.png?alt=media&#x26;token=a6fd83e7-db36-413e-a074-6c2dd737126f" alt=""><figcaption><p>Abb. 3: Platzierung des Ersetzers im Rechnungstext</p></figcaption></figure>

3. Die gewünschte Zusatzinformation im Zusatzfeld eingeben, *Speichern* und anschließend die Rechnung aktualisieren.

Sind Aktivierung und Platzierung einmal erfolgt, wird die Zusatzinformation auf jeder Rechnung individuell ausgegeben, für die ein Wert im *Zusatzfeld* hinterlegt ist.

<figure><img src="https://manual.converia.de/files/converia-manual/content/buchungen-und-rechnungen-verwalten-anwendungsfaelle/verwaltung-der-teilnehmer-in-converia/buchungen-rechnungen-verwalten/konkrete-anwendungsfaelle/konkrete-anwendungsfaelle_zusaetzliche-inf%E2%80%A6nungen-einfuegen_4.png" alt=""><figcaption><p>Abb. 4: Ausgabe der Zusatzinformation über den Ersetzer</p></figcaption></figure>