Zusätzliche Informationen auf einzelnen Rechnungen einfügen

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Individuelle Informationen lassen sich auf einer Rechnung auf verschiedene Weise platzieren, ohne dass die Vorlagen veranstaltungsweit angepasst werden müssen.

Anwendungsfall: Ein:e Teilnehmer:in bittet darum, nachträglich eine firmeninterne Bestellnummer auf der Rechnung anzugeben.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten:

1. Kurze Info im Adressblock der Rechnung

• Die Angabe wird Teil des Adressblocks auf der Rechnung oben links, sofern eines der Felder Firma - Ort verwendt wird.

• Diese Variante bietet sich bei kleinen Ergänzungen an, die im Adressblock nicht weiter stören bzw. nicht fehl am Platz sind.

• Information eintragen, Speichern klicken und anschließend die Rechnung aktualisieren.

Zu beachten ist, dass die separate Rechnungsadresse vom System verwendet wird, sobald dort ein Wert hinterlegt wird - wenn ausschließlich der Adresszusatz ausgefüllt wird, wird nur diese Angabe im Adressblock angezeigt. Entsprechend muss dann also die Adressinformation der Ansprechpartner:in in der separaten Rechnungsadresse ergänzen.

Abb. 1: Zusätzliche Information im Adresszusatz

2. Zusätzliche Angaben über das Zusatzfeld auf einer Rechnung einfügen

Vorteile

1. Angaben können länger sein

2. Die Platzierung der Zusatzinformation auf der Rechnung kann beeinflusst werden

Voraussetzungen

Die Ausgabe des Zusatzfeldes auf der Rechnung wird über einen Ersetzer gesteuert. Dieser muss bei erstmaliger Verwendung des Feldes in der Einrichtung der Rechnung an einer Stelle aktiviert und einer anderen platziert werden:

1. Die Ausgabe des Zusatztextes in der PDF-Vorlage der Rechnung aktivieren (Abb. 2).

Abb. 2: Aktivierung in der PDF-Vorlage der Rechnung

1. Den Ersetzer entweder im Bereich Text oben oder im Bereich Text unten auf dem Rechnungsdokument platzieren.

Abb. 3: Platzierung des Ersetzers im Rechnungstext

1. Die gewünschte Zusatzinformation im Zusatzfeld eingeben, Speichern und anschließend die Rechnung aktualisieren.

Sind Aktivierung und Platzierung einmal erfolgt, wird die Zusatzinformation auf jeder Rechnung individuell ausgegeben, für die ein Wert im Zusatzfeld hinterlegt ist.

Abb. 4: Ausgabe der Zusatzinformation über den Ersetzer