Arbeitsabläufe im Beitragsmanagement
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In den Arbeitsabläufen werden die Verantwortlichkeiten für die Beiträge angepasst. Je nachdem in welcher Phase sich die Abstracts gerade befinden, sind unterschiedliche Personen für diese verantwortlich.
Abstracts können mithilfe der Pfeiltasten in die verschiedenen Phasen überführt werden. Werden die Abstracts in die Bewertungsphase verschoben, gibt es die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:
Zunächst besteht die Möglichkeit, dass nur jene Abstracts, die zu einer bestimmten Präsentationsform oder einem bestimmten Thema eingereicht worden sind, bewertet werden sollen (z.B. zunächst nur Vorträge).
Aktiviert den E-Mail-Versand an Gutachter:innen, der diese darüber in Kenntnis setzt, dass ihnen Abstracts zur Bewertung zugewiesen wurden.
Ist diese Checkbox aktiv, werden alle (Co-)Autor:innen darüber in Kenntnis gesetzt, dass ihr Abstract jetzt in Review ist.
Mit dieser Option werden die E-Mails sofort versendet (nicht empfohlen).
Durch das Festlegen einer Startzeit für den E-Mail-Versand werden die E-Mails erst zu diesem Zeitpunkt verschickt. Wir empfehlen, den Versand mindestens eine Stunde in die Zukunft zu verlegen, um die Möglichkeit zu haben, noch Korrekturen vornehmen zu können.
Im Reiter Vorschau Beiträge zu Gutachter:innen verschieben, bekommt man eine Vorschau auf den E-Mail Text, dieser kann beliebig angepasst werden.
Wenn die finale Bewertung durch das Programmkomitee abgeschlossen ist, dann gilt es, die Beiträge zu finalisieren. Die Autor:innen werden daraufhin über ein automatisches Mailing des Systems über die Bewertungsergebnisse informiert. Beiträge können dazu wie bisher mit den Pfeiltasten in die nächste Phase verschoben werden.
Daraufhin öffnet sich, wie im Video zu sehen, das folgende Fenster, auf welches wir nun etwas genauer eingehen werden.
Aktiviert den E-Mail-Versand an die Einreicher:innen, der diese darüber in Kenntnis setzt, dass ihr(e) Abstract(s) final bewertet wurde(n).
Aktiviert den E-Mail-Versand an bereits benachrichtigte Autor:innen (z.B. wenn ein Wartelistenbeitrag nun doch angenommen werden soll).
Aktiviert den E-Mail-Versand an alle (Co-)Autor:innen, der diese darüber in Kenntnis setzt, dass ihr(e) Abstract(s) final bewertet wurde(n).
Mit dieser Option werden die E-Mails sofort versendet (nicht empfohlen).
Wenn Sie eine Startzeit für den E-Mail-Versand festlegen, werden die E-Mails erst zu diesem Zeitpunkt verschickt. Wir empfehlen, den Versand mindestens eine Stunde in die Zukunft zu verlegen, um die Möglichkeit zu haben, noch Korrekturen vornehmen zu können.
Im Reiter Vorschau Beitrag akzeptiert - Einreicher:in/Vorschau Beitrag akzeptiert - Autor:in verschieben, bekommt man eine Vorschau auf den E-Mail Text, dieser kann beliebig angepasst werden
