E-Mails aus der Buchungsliste versenden

Verwaltung -> Anmeldung -> Buchungen

Wenn Teilnehmende erneut buchungs- oder rechnungsrelevante Informationen wie eine Buchungsbestätigung benötigen oder über den Status der Nachweisprüfung informiert werden sollen, ermöglicht Converia den gezielten Versand einer Infomail – sowohl einzeln als auch massenhaft.

Diese Mail kann individuelle Links zur Buchungsbestätigung und zu Rechnungsdokumenten enthalten, die an einzelne Personen oder ganze Gruppen versendet werden können. Vorlagen für Betreff und Mailtext erleichtern die Erstellung und lassen sich flexibel anpassen. Dank Ersetzern bleibt die Ansprache auch bei einem massenhaften Versand persönlich, und individuelle Links werden automatisch eingefügt.

Empfänger:innen auswählen

Die Auswahl von Empfänger:innen erfolgt in der Buchungsliste anhand der jeweils verknüpften Buchungen.

Auswahl einer einzelnen Buchung (Abb. 1)

1. Buchung mittels Checkbox in der Buchungsliste auswählen

2. An das Ende der Liste scrollen

3. Dropdown unter der Liste öffnen und im Abschnitt Buchungsbestätigung Mail senden auswählen

4. Aktion ausführen

Abb. 1: Buchung auswählen

Auswahl mehrerer Buchungen (Abb. 2)

In der Buchungsübersicht werden standardmäßig nur 50 Zeilen pro Seite angezeigt. Wenn mehrere Buchungen erfasst und die Mail massenhaft versendet werden soll, empfiehlt es sich, im Filter die Anzeige der Zeilen auf Alle umzustellen.

1. Buchungen auswählen

   1. Mehrere Buchungen via Checkbox gezielt anwählen, wenn gezielt bestimmte Buchungen erfasst werden sollen

   2. Via Button Auswahloptionen und der Option Sichtbare anwählen, wenn alle sichtbaren Buchungen für den Versand der Buchungs-Infomail berücksichtigt werden sollen.

2. An das Ende der Liste scrollen

3. Dropdown unter der Liste öffnen und im Abschnitt Buchungsbestätigung Mail senden auswählen

4. Aktion ausführen

Abb. 2: Mehrere Buchungen auswählen

Mail verfassen und absenden

Die Mail kann in allen veranstaltungsrelevanten Sprachen erstellt werden. Dafür stehen sowohl für den Betreff als auch für den Mailtext Vorlagen und Platzhalter zur Verfügung, um Buchungsinformationen zu versenden oder über den Nachweis-Status zu informieren.

Selbstverständlich können Betreff und Mailtext auch vollkommen frei gestaltet werden und mit den gegebenen Ersetzern ergänzt werden.

Abb. 3: E-Mails versenden

Ersetzer

Folgende Ersetzer / Ersetzungen stehen für den Versand der Infomail aus der Buchungsliste zur Verfügung:

Person

• Anredeformel - Höfliche Anrede, Vorangesteller Namenszusatz und Nachname z.B. Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann / Sehr geehrte Frau Dr. Musterfrau

• Namensnennung (komplett) - Vorangestellter Namenszusatz, Vor- und Nachname , Nachgestellter Namenszusatz z.B. Dr. Max Mustermann PhD

• Namensnennung (kompakt) - Vorangestellter Namenszusatz, Vor- und Nachname z.B. Dr. Max Mustermann

• Vorname

• Nachname

• Anmeldename - Converia-Benutzername

• Firma

• Funktion

• Abteilung

Konferenz

• Name

• Kurzbezeichnung

Buchung

• Warenkorbinhalt

• ID

• Buchungssumme

• Link mit Beschreibung - Link zur Buchungsbestätigung mit Beschreibungstext

• Link - Link zur Buchungsbestätigung

Rechnung

• Nummer

• Linktext (nur für Berechtigte)

• Link (nur für Berechtigte)

Registrierungskontakt

• Vollständiger Name

• Straße

• PLZ

• Stadt

• E-Mail

• URL

Wenn bei der Konfiguration von Preisgruppen in der Veranstaltung E-Mail-Anhänge hinterlegt wurden, können diese preisgruppenspezifischen Anhänge mit der Infomail aus der Buchungsliste versendet werden.

Der E-Mail Versand erfolgt sofort, weshalb sichergestellt werden sollte, dass alle gewünschten Informationen in der E-Mail enthalten sind.