Reverse-Charge-Verfahren im Backend

Verifizierung von Rechnungen

Dashboard

Neben der Hinweismail an die Veranstaltenden wird auch auf dem Dashboard der Veranstaltung deutlich, dass eine Rechnungsprüfung notwendig ist. Der rote Hinweis dazu erscheint in der Teilnehmenden-Box.

Abb. 1: Teilnehmende auf dem Dashboard

Verifikationsmodus

Über das Dashboard gelangt man direkt auf die gefilterte Rechnungsliste im Verifikationsmodus (auch über die Rechnungsliste erreichbar, sofern zu prüfende Rechnungen vorliegen). In dieser Liste kann auch die Massenaktion Rechnung verifizieren - Freigabe-E-Mail senden gestartet werden.

Die Massenaktion Rechnung verifizieren - Freigabe-E-Mail senden ist ausschließlich für Rechnungen aus Drittländern, die bereits einen Nachweis der Unternehmereigenschaft eingebracht haben, möglich. EU-Rechnungen müssen im Bereich Rechnungsprüfung in den Rechnungsdetails geprüft und verifiziert werden.

Ablauf Massenaktion:

• Gewünschte Rechnungen markieren

• Rechnung verifizieren – Freigabe-E-Mail senden wählen

• Aktion ausführen

Abb. 2: Massenaktion durchführen

Abb. 3: Erfolgsmeldung nach Massenaktion bei Drittland-Rechnungen

Abb. 4: Hinweis bei Massenaktion bei EU-Rechnungen

Rechnungsprüfung

Für Rechnungen innerhalb der EU kann in der Detailansicht im Bereich Rechnungsprüfung online eine Prüfung der Umsatzsteuernummer, des Landes und der Firmenanschrift durchgeführt.

Der angebundene Prüfservice erfolgt durch das Bundeszentralamt für Steuern.

Das Ergebnis wird entsprechend farblich markiert und ein Hinweis auf das Prüfergebnis ausgegeben.

Abb. 5: Onlineprüfung: Fehler in Adressdaten

Abb. 6: Onlineprüfung erfolgreich

Rechnungen, die auf diesem Weg nicht freigegeben werden, können in der Rechnungsliste weiterhin über den passenden Filter Rechnungsprüfung gefiltert werden. Einzelfälle können so weiterhin geändert und die Teilnehmenden über die Änderungen informiert werden.

Die Freigabe der Rechnung liegt im Verantwortungsbereich des Veranstalters. Converia kann keine rechtsverbindliche Aussage über die Richtigkeit machen.

Rechnungsverwaltung

Rechnung im Backend anlegen

Eine neue Rechnung kann manuell im Backend, wie im Artikel Rechnung neu anlegen beschrieben, angelegt werden.

Zusätzlich müssen an dieser Stelle folgende Punkte beachtet werden:

• Aktivierung der Checkbox Umsatzsteuerlast umkehrbar

• Alle relevanten Rechnungsadressinformationen wie Firma, Ust.-Nummer und Land müssen angegeben werden, damit das System prüfen & entscheiden kann, ob Umsatzsteuerlastumkehr vorliegt oder nicht.

Beim Setzen der Checkbox erfolgt die Prüfung der Umsatzsteuernummer und damit die Rechnungsfreigabe im Hintergrund. Nur wenn der externe Validierungsservice nicht zur Verfügung steht, wird die Rechnung als Rechnung gesperrt markiert.

Abb. 7: Neue Rechnung anlegen

Rechnungsbearbeitung

Jede Adressänderung oder das Setzen/Entfernen des Häkchens Umsatzsteuerlast umkehrbar hat zur Folge, dass die Umsatzsteuerlast neu evaluiert wird. Dabei werden auch die Umsatzsteuern für relevante Pakete, und damit die Rechnungssumme verändert. Auf die entsprechende Änderung und die Pflicht einer manuellen, inhaltlichen Prüfung der Rechnung wird mit einer gesonderten Meldung hingewiesen.

Abb. 8: Reverse-Charge-Status-Meldung

Ist die Rechnung ungeprüft, gibt es die Möglichkeit, hier über eine Schnellaktion direkt in den Prüfungsprozess für diese Rechnung einzusteigen.

Abb. 9: Rechnung bearbeiten

Paketbuchung

Die Paketbuchung im Backend berücksichtigt beim Bearbeiten und Hinzufügen neuer Pakete, insofern man dort keine manuelle Preis- und Steuereingabe vornimmt, die aktuell geltenden Umsatzsteuerlasteinstellungen der Rechnung.

Rechnungsdokument

Auf dem Rechnungsdokument werden für Reverse-Charge-Pakete die Beträge ohne Umsatzsteuer, aber mit dem im Backend bearbeitbaren Hinweis bzgl. der Umkehr der Umsatzsteuerlast ausgegeben.