Anlegen einer neuen Konferenz
Administration -> Alle Konferenzen -> Konferenz erstellen
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Um eine neue Konferenz bzw. Veranstaltung in Converia anzulegen, braucht es noch nicht viele Informationen, abgesehen von einigen grundlegenden Informationen.
Wie lautet der Name der Konferenz? Der Name kann nachträglich geändert werden, jedoch nicht die interne Kurzbezeichnung, die an einigen Stellen im Backend verwendet wird und idealerweise auf den Konferenznamen und das Jahr schließen lässt. Bsp.: Manual Conference 2024 = MC24
Wie viele Sprachen werden benötigt und welche davon soll die Primärsprache sein? Dabei gilt es zu beachten, dass der inhaltliche Aufwand mit jeder zusätzlichen Sprache steigt.
Gibt es eine Vorgängerveranstaltung auf der Installation, deren Einstellungen und Daten für die neue Konferenz übernommen werden sollen?
Beim Kopieren einer Vorjahresveranstaltung sollte darauf geachtet werden, dass die gewünschten Sprachen in der Vorlage angelegt sind. Andernfalls kommt es zu .
Konferenzname – Pflichtangabe, die nachträglich geändert werden kann. Der Konferenzname wird an sehr vielen Stellen – im Backend, im Frontend, in Mails und Dokumenten – angezeigt.
Kürzel – ebenfalls eine Pflichtangabe, die nachträglich geändert werden kann. Wird z.B. als Absendername für Mails verwendet. Maximal 15 Zeichen inkl. Leerzeichen möglich.
Das Kapitel Konferenzname, -ort und -datum enthält weiterführende Informationen.
Interne Bezeichnung – nicht nachträglich veränderbares internes Kürzel als Bezeichnung für die Veranstaltung im Dateisystem. Für Frontend-Nutzer:innen nicht sichtbar.
Primärsprache – Auswahl der Hauptsprache und bei Bedarf weiterer Sprachen (Sekundärsprachen) der Konferenz. Die Primärsprache kann nachträglich geändert werden.
Bei der Datenübernahme gibt es zwei Möglichkeiten:
(a) Die neue Konferenz wird mithilfe der Converia-Kopiervorlage erstellt. Diese ist so konfiguriert, dass neue Konferenzen mit allen sinnvollen Angaben ausgestattet sind.
(b) Die neue Veranstaltung wird auf der Grundlage einer Vorgängerkonferenz erstellt. Bestehende Einstellungen und Daten sollen übernommen werden.
Personendaten übernehmen (a) Nicht notwendig, da in der Kopiervorlage keine Personendatensätze vorhanden sind. (b) Möglich, aber nicht zwingend notwendig. Falls auch Zugang für die Vorlageveranstaltung besteht, dann kann mithilfe der konferenzübergreifenden Suche aus der neuen Veranstaltung heraus auf die Personendaten der Vorlageveranstaltung zugegriffen werden (Achtung: Datenschutz berücksichtigen). Unabhängig davon, ob die Personendaten übernommen werden, haben Frontend-Nutzer:innen immer die Möglichkeit, vorhandene Accounts für neue Veranstaltungen zu nutzen.
EAV-Felder kopieren (a) Nicht notwendig. (b) Übernimmt, falls vorhanden, individuelle Zusatzfelder aus der Vorgängerveranstaltung.
Badgegruppen kopieren - nur möglich bei gleichzeitiger Übernahme von Fragen & Antworten (a) Nicht notwendig. (b) Übernimmt, falls vorhanden, Badgegruppen aus der Vorgängerveranstaltung.
Parameter der Beitragseinreichung kopieren (inkl. Mails) (a) Immer dringend empfohlen, auch, wenn zu Beginn noch nicht feststeht, ob die Beitragseinreichung und -bewertung verwendet werden sollen. (b) Übernimmt, falls vorhanden, Konfiguration und Mailvorlagen aus der Vorgängerveranstaltung.
Themen kopieren (a) Nicht notwendig. (b) Übernimmt, falls vorhanden, Themengebiete aus der Vorgängerveranstaltung.
Nur Mailtemplates der Beitragseinreichung kopieren (a) Übernimmt ausschließlich die Mailvorlagen aus der Beitragseinreichung und -bewertung. Nicht in Kombination mit Parameter der Beitragseinreichung kopieren (inkl. Mails) auswählbar. (b) Übernimmt, falls vorhanden, die Mailvorlagen für Einreichung und Bewertung aus der Vorgängerveranstaltung.
Domains der Kopiervorlage mit neuer Konferenz verknüpfen Immer notwendig.
Artikel kopieren (a) Empfohlen. Übernimmt CMS-Standardartikel und die Verknüpfungen in der Seitenstruktur. (b) Empfohlen. Übernimmt CMS-Artikel und Seitenstruktur aus der Vorgängerveranstaltung.
Kategoriezuordnung kopieren (a) Nicht notwendig. (b) Sollte die Vorgängerveranstaltung in der Konferenzübersicht einer selbst angelegten Kategorie zugeordnet sein, wird die neue Veranstaltung ebenfalls in dieser Kategorie gelistet.
Die neue Konferenz kann nun erstellt werden.
Anschließend gibt es einen Bericht, ob alles wie angegeben angelegt werden konnte und es kann in die neue Veranstaltung gewechselt werden (siehe Abb. 2).
Parameter der Pre-Registration kopieren (a) Empfohlen, falls die genutzt werden soll. Übernimmt die Mailvorlagen. (b) Übernimmt, falls vorhanden, angepasste Mailtexte und Konfiguration.
Fragen und Antworten kopieren (a) Nicht notwendig. (b) Empfehlenswert. Da die Angebotsstruktur immer mit kopiert wird, ist es sinnvoll, auch die zugehörigen zu übernehmen.
