Beitragsbewertung durchführen

Grundsätzlich wird zwischen der Bewertung im Frontend durch Gutachter:innen und der Bewertung im Backend durch das Programmkomitee unterschieden. Die Bewertung im Backend muss dabei immer vorgenommen werden, um die Versände, Konferenzplaner, Posterlisten und mehr nutzen zu können.

Die Bewertung im Frontend ist hingegen optional und kann übersprungen werden.

Beitragsbewertung im Frontend durch die Gutachter:innen

Als externe Gutachtende erhalten in der Regel zuerst von den verantwortlichen Personen, z.B. dem Programmkomitee, eine E-Mail mit Hinweisen zur Bewertung der Beiträge in Converia und ggf. Zugangsdaten, mit denen sie sich einloggen können.

Über die Loginbox auf der Veranstaltungsseite können sich die Gutachter:innen mit den kommunizierten Zugangsdaten (Anmeldename und Passwort) einloggen.

Abb. 1: Veranstaltungsseite mit Loginbox

Loginbereich

Im Loginbereich, dem C3 - Conference Control Center, gibt es verschiedene Verwaltungsmöglichkeiten. Über Ihr Kompetenzbereich (Abb. 2) erhalten Gutachter:innen einen Überblick über die Beitragsbewertung und die freigeschalteten Funktionen.

Abb. 2: Loginbereich mit Zugriff zur Beitragsbewertung

Sie haben sich erfolgreich eingeloggt, sehen jedoch nicht den Bereich Beitragsbewertung? Vielleicht haben Sie mehrere Accounts in Converia und sind mit einem eingeloggt, der keine Gutachter:innen-Rolle hat. Bitte wenden Sie sich in dem Fall an Ihre Kontaktperson für die Beitragsbewertung. Sie kann die Accounts zusammenführen und Ihnen weiterhelfen.

In Ihr Kompetenzbereich sehen Gutachter:innen die ihnen zugeteilten Themengebiete und können die zugewiesenen und ggf. alle anderen Beiträge einsehen.

Zur Bewertung der Ihnen zugewiesenen Beiträge gelangen man sowohl über den Button Mir zugewiesene Abstracts oder den Menüpunkt Zugeordnete Abstracts bewerten.

Sofern die Funktionen aktiviert worden sind, können Exporte gezogen werden. Es steht ein PDF-Export und eine Excel-Bewertungsübersicht der zugewiesenen Beiträge zur Verfügung.

Wenn die Liste der Beiträge das erste Mal aufgerufen wird, sollte in der ersten Spalte jedes Beitrags ein grauer Punkt vermerkt sein. Dies bedeutet, dass die Beiträge noch nicht von bewertet wurden.

Die Beitragsdetails ruft man über einen Klick auf den Titel des Beitrags auf.

Beiträge bewerten

Abb. 3: Übersicht der zugewiesenen Beiträge und Exportmöglichkeiten

Sie erhalten eine Liste zugeordneter Beiträge (aktuell nicht bewertbar)?

Diese Beiträge wurden Ihnen bereits zugewiesen, eventuell haben Sie sich jedoch außerhalb des Bewertungszeitraums eingeloggt und die Beiträge liegen aktuell im Verantwortungsbereich anderer Akteur:innen, wie z.B. den Autor:innen oder dem Programmkomitee. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die Kontaktperson im Bewertungsprozess.

Durch klicken auf den Titel des Beitrags und anschließend auf den Button Beitrag bewerten unterhalb der Übersicht, gelangt man zu den Bewertungskriterien.

Abb. 4: Beispielhafte Bewertungskriterien

Wenn ein Beitrag vollständig bewertet wurde, ist dies auch an dem Punkt in der ersten Spalte erkennbar. Dieser wird farbig, je nach Bewertungsergebnis, hier im Beispiel: grün.

Abb. 5: Erkennbar bewerteter Beitrag in der Übersicht

Beitragsbewertung im Backend

Im Backend findet die finale Bewertung der Beiträge durch die Veranstaltenden oder das Programmkomitee statt. Dieser Schritt kann nicht übersprungen werden, da weitere Prozesse von der finalen Bewertung abhängen. Außerdem muss bei uneindeutiger Bewertung durch die Gutachtenden eine finale Bewertung vorgenommen werden.

Finale Bewertung durch das Programmkomitee

Je nach Bedarf können spezielle Backendaccounts für das Programmkomitee angelegt werden, die einen eingeschränkten Zugriff auf das Backend erhalten, um die finale Bewertung vorzunehmen. Da wir empfehlen, dass nur eine Person gleichzeitig an der finalen Bewertung oder in den Arbeitsabläufen arbeitet, werden diese jedoch in den wenigsten Fällen benötigt.

Es empfiehlt sich viel mehr ein gemeinsames Meeting anzusetzen, welches durch die programmverantwortliche Person aus dem Veranstaltungsteam moderiert wird, in welchem die finale Bewertung eingetragen wird.

Eingeladene Beiträge werden in der finalen Bewertung nicht angezeigt, da diese die Bewertung "überspringen" und können direkt verplant werden.

Sollte ein Beitrag versehentlich zu einem eingeladenen Beitrag gemacht worden sein, kann dies nur über den Support rückgängig gemacht werden.

Abb. 6: Filtermöglichkeiten der finalen Bewertung

In der finalen Bewertung können verschiedene Filter angewendet werden, je nachdem welche Aspekte benötigt werden. Über Beiträge kann nach dem Status der Beiträge gefiltert werden.

Abb. 7: Beiträge

Außerdem besteht die Möglichkeit, die angezeigten Beiträge nach Themengebiet oder Präsentationsform zu filtern. Über die Haken Gutachter:innen-Details einblenden werden die Details der Bewertung der einzelnen Gutachter:innen eingeblendet. Bei vielen Gutachter:innen pro Beitrag oder sehr umfangreichen Bewertungen kann die Übersicht darunter leiden, alle Details einzublenden (s. Abb. 8).

Abb. 8: Gutachter:innen-Details

Mit Programmkomitee-Bewertung einblenden, kann die Bewertung des Programmkomitees ausgeblendet werden (s. Abb. 9).

Abb. 9: Bewertung des Programmkomitees

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Einfärbung der Beiträge (vgl. Abb. 8 & Abb. 9) auf Basis der Gutachter:innen-Bewertung oder der finalen Bewertung vorzunehmen.

Abb. 10: Legende der Farben in der finalen Bewertung

Nicht vergessen, die finale Bewertung durch klicken auf den Speichern-Button zu sichern! Andernfalls geht die Bewertung verloren und muss ggfs. wiederholt werden.

Benachrichtigung der Autor:innen

Wie Autor:innen informiert werden können, ist hier beschrieben.