Vorlagen erstellen für Rechnung, Buchungs-, Teilnahme- und Zahlungsbestätigung
Einrichtung -> Grundeinstellungen -> PDF-Vorlagen
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Die PDF-Vorlagen sind notwendig, um die Dokumente für die Teilnehmenden bereitstellen zu können. Hier werden die PDF-Dateien verknüpft und festgelegt, welche dynamischen Inhalte auf welchem PDF-Dokument wie ausgegeben werden sollen.
Es wird mindestens eine PDF-Vorlage pro Veranstaltung benötigt. Es können jedoch mehrere hinterlegt werden, z. B. eine pro Dokumenttyp und-sprache, wie in Abb. 1 zu sehen ist. Entscheidend ist hierbei, ob unterschiedliche Briefköpfe, Grafiken oder Texte für die verschiedenen Dokumente geplant sind: Enthält z. B. die Vorlage der Teilnahmebestätigung eine Unterschrift oder die Buchungsbestätigung eine Ticketgrafik? Dann sollten für diese neben einer Standardvorlage für die Rechnung weitere Vorlagen verwendet werden, die die speziellen Elemente enthalten.
Auch bei mehrsprachigen Veranstaltungen reicht eine PDF-Vorlage aus, sofern die Textelemente in der Vorlage (vgl. Abb. 2 links) einsprachig ausreichend sind.
Bei der Erstellung der PDF-Vorlagen für alle Dokumente aus Converia (Buchungsbestätigung, Rechnung, Teilnahme- und Zahlungsbestätigung) muss zwischen dynamischen Inhalten und statischen Inhalten unterschieden werden.
Dynamische Inhalte sind für jede Person unterschiedlich und können über Ersetzer auf den Dokumenten untergebracht werden. Hier können neben Personendaten bspw. Informationen zur Buchung gelistet werden. Die Formatierungsmöglichkeiten sind hierbei begrenzt.
Statische Inhalte sind auf jeder Dokument-Vorlage gleich. Diese können entweder in der jeweiligen Konfiguration zum Teil mit HTML-Formatierungen hinterlegt werden oder in der zugrunde liegenden PDF-Vorlage. Bei der Gestaltung der PDF-Vorlage sind nur wenige Grenzen gesetzt.
Eine Vorlage kann über Neuen Eintrag erstellen angelegt oder eine vorhandene Vorlage kopiert (blaues Doppelblatt-Symbol) und entsprechend angepasst werden. Letzteres empfiehlt sich z. B., wenn eine mehrsprachige Vorlage genutzt werden soll, die bis auf das verknüpfte PDF-Dokument die gleichen Inhalte hat.
Wenn ein neuer Eintrag erstellt wird, sind die Werte bereits für eine Standard-Briefvorlage (ohne Ticket) voreingestellt, die ggf. nur etwas an Ihre PDF-Vorlage angepasst werden müssen.
In der Vorschau können die Einstellungen jederzeit überprüfen werden. Je nachdem, welche Vorschau aufgerufen wird, wird das entsprechende Dokument mit Dummy-Inhalten in einem neuen Tab geöffnet. Dabei wird auf die Inhalte zurückgegriffen, die für das jeweilige Dokument konfiguriert wurden (mehr dazu in den folgenden Kapiteln). Teilnehmer- und Rechnungsdaten werden dabei zufällig gewählt.
Der Vorschau-Button ist erst nach dem Speichern eines neuen Eintrags verfügbar.
Generell gilt: Über die Millimeterangaben kann die Positionen der einzelnen Elemente auf dem Dokument wie in einem Koordinatensystem (senkrecht auf der Y-Achse, waagerecht auf der X-Achse) bestimmt werden.
Abschnitt Allgemein
Eine eindeutige Bezeichnung für die PDF-Vorlage festlegen. Bei mehrsprachigen Vorlagen am ein Sprachkürzel ergänzen, damit die spätere Zuordnung leichter fällt.
Unter Datei ein Dokument im PDF-Format mit möglichst kleiner Dateigröße als Vorlage hochladen. Multipliziert mit der späteren Anzahl der Rechnungen, Bestätigungen usw. kann sonst der Gesamtspeicherplatz überschritten werden. Eine optimale PDF-Vorlage für ein A4-Dokument ist weniger als 100 kB groß. Mehrseitige Vorlage-Dokumente sind möglich.
Bei Bedarf kann ein zusätzliches, statisches PDF hochgeladen werden, das in derselben Datei wie die PDF-Vorlage verfügbar ist.
Abschnitt Rand
Festlegen, in welchem Abstand zum Rand des Dokuments der Text beginnt. Es kann eine abweichende Angabe für den Rand oben auf einer zweiten Dokumentseite festgelegt werden (falls dort z. B. nur ein reduzierter Briefkopf abgebildet ist).
Die Gesamtbreite ist derzeit ohne Funktion, die Textbreite kann hingegen im nächsten Abschnitt geändert werden.
Der Zeilenabstand wird hier für das gesamte Dokument festgelegt.
Abschnitt Rechnungstext
Über die X- und Y-Achse kann die Position des Haupttextinhalts des Dokuments festgelegt werden (entspricht Text oben/Text unten in der Konfiguration von Rechnung und Buchungsbestätigung und die Rechnungstabelle).
Der globale Zeichensatz und Text Zeichensatz ist auf FreeSans festgelegt und kann nicht geändert werden.
Die Schriftgröße kann für die meisten Abschnitte separat angepasst werden.
Die Textbreite in diesem Abschnitt hat Auswirkungen auf das gesamte Dokument.
Die Checkbox Zusatztext ausgeben muss aktiviert werden, wenn in der Konfiguration der Rechnung mit dem Ersetzer #:invoice.additionalText:# gearbeitet wird, der den Inhalt des Zusatzfeldes aus der Rechnungsadresse abbildet.
Abschnitt Überschrift
Hier wird die Position der Überschrift im Dokument über die X- und Y-Achse und die Schriftgröße festgelegt.
Abschnitt Adresse
Hier wird die Position der Anschrift des Dokumentempfängers (Adressblock) im Dokument über die X- und Y-Achse und die Schriftgröße festgelegt.
Abschnitt Ust.-Nummer/Bestellnummer
Hier wird die Position dieser Werte über die X- und Y-Achse festgelegt. Die Breite des Textfeldes kann ebenfalls definiert werden.
Datum
Die Position dieser Werte über die X- und Y-Achse, die Schriftart und Schriftgröße festlegen.
Außerdem kann die Position des Fälligkeitsdatums einer Rechnung, sowie die Zahlungsfrist, die Schriftart und die Schriftgröße festlegt werden.
Tabelle
Hier kann die Breite der Tabellenspalten auf der Rechnung bearbeitet werden. Wichtig: es handelt sich nicht um die absolute Breite der Spalte (in mm) sondern den Beginn der Spalte in Relation zum Rand. D.h. die Spalte Position Beginn bei einem Abstand von 24mm vom Rand, die Spalte Anzahl Beginn bei einem Abstand von 35 mm vom Rand. Somit ist die Spalte Position 11mm breit.
Kontakt
Die Position dieser Werte über die X- und Y-Achse, die Schriftart und Schriftgröße festlegen. Die Breite des Textfeldes, sowie der Zeilenabstand können ebenfalls definiert werden.
Ticket
Wenn ein Ticket verwendet wird, kann hier die Position der Textfelder festlegt werden, damit diese auf die Ticketvorlage passen.
Wird kein Barcode für das Ticket verwendet, können die Koordinaten genullt werden oder der Barcode auf eine Position außerhalb des Dokumentes verschoben werden.
Der in den PDF Vorlagen ausgegebene Ort bezieht sich auf den Ort des korrespondierenden Kontakts (z.B. Rechnung -> Registration Contact).
