Referent:innenmanagement
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Das Referent:innenmanagement besteht aus zwei Teilen. Dem Backend-Modul, mit dem Veranstalter:innen arbeiten - und einem Frontendportal für die Referent:innen der Veranstaltung.
Das Modul erlaubt es, Referent:innen einzuladen, den Status der Referent:innen einzusehen bzw. diese direkt aus dem System heraus zu erinnern, Ersatzpersonen nach einer Absage zu verwalten und Referent:innen zu verplanen. So behält man auch bei Veranstaltungen mit vielen Referent:innen immer den Überblick.
Doch auch für Referent:innen bietet das Modul Vorteile. Diese können über das Referent:innenportal für Veranstaltungen zu- oder absagen, ihr Abstract im Modul bearbeiten, ihre Präsentationen hochladen und bei z.B. hybriden Veranstaltungen der Aufzeichnung zustimmen. Außerdem können Ihre Referent:innen mit den anderen Verantwortlichen ihrer Session oder Ihnen als Veranstalter direkt Kontakt aufnehmen.
Wenn die Funktionalität verwendet werden soll, schaltet das Converia Team das Modul für die gewünschte Veranstaltung frei.
Sollte in der Kopiervorlage keine entsprechende Seite angelegt sein, muss im CMS noch eine Seite mit dem Actionname show_invitee und dem Modulinhalt InviteeDashboard angelegt werden. Für diese Seite muss das Template FrontendModule FullWidth genutzt werden.
Referent:innen haben einen ihnen zugeordneten Beitrag oder eine Session. Einen eingeladenen Beitrag erkennt man am kleinen Kronen-Symbol neben dem Namen, dieses ist sowohl neben dem Namen im Backend sichtbar als auch im VSB-Backend. Diese Beiträge werden durch die Checkbox Eingeladener Beitrag/Eingeladene Session angelegt und können ohne Review im VSB verplant werden. Eine nachträgliche Änderung dieses Status ist nicht möglich! Bei einem eingeladenen Beitrag wird die einreichende Person automatisch zu eine:r Referent:in. Es ist aber auch möglich eine:n Referent:in zu einem eingereichten Beitrag hinzuzufügen. Dies macht den regulär eingereichten Beitrag zu einem eingeladenen Beitrag, auch hier ist eine nachträgliche Änderung dieses Status nicht möglich.
Ein:e Referent:in kann zu einem bestehenden Beitrag hinzugefügt werden. Dazu muss bei den Autor:innen eines Beitrags Eingeladene Person hinzufügen benutzt werden. Der/die Referent:in muss den Status “zugesagt” haben, damit diese:r im VSB unter den Referent:innen eines Beitrags angezeigt wird. Bei eingeladenen Beiträgen werden diese sichtbar, sobald eine:r der Autor:innen zugesagt hat.
Steht der Status auf Eingeladen, dann muss der/die Referent:in im Referent:innenportal noch zu- oder absagen. Geplant und Umgeplant sind weitgehend identisch. Letzteres ist gedacht, um Änderungen kenntlich zu machen, z.B. wenn zwei Sessions getauscht wurden und um die Wünsche der Referent:innen zu berücksichtigen. Referent:innen haben die Möglichkeit, nach Änderungen im Referentenportal erneut zu- oder abzusagen.
Im Konferenzplaner erkennt man die eingeladenen Beiträge an dem Kronen-Symbol neben der Beitrags-ID. Neue eingeladene Beiträge können über die Funktion Neuen Beitrag anlegen hinzugefügt werden (s. Eingeladenen Beitrag oder Session hinzufügen). Verplant man nun einen Beitrag oder ändert die Zeit, wird man gefragt, ob der Status der Einladung synchronisiert werden soll. Bei Ja wird der Status auf umgeplant gesetzt, bei Nein verbleibt er so wie er aktuell ist.
Soll nicht bei jedem Beitrag gefragt werden, ob der Status der Einladung synchronisiert werden soll, kann der Haken bei Entscheidung speichern gesetzt werden. Im Reiter Einstellungen kann diese Entscheidung jederzeit rückgängig gemacht werden.
Im Backend steht unter Verwaltung -> Beitragseinreichung ein Menüpunkt zur Verwaltung der Referent:innen bereit. Dieser hat zwei Listen:
Eine Liste, die nach Autorenschaft sortiert ist, sodass hier eine Person mehrmals erscheinen kann, sowie eine Liste, die nach Personen sortiert ist.
Die Personenliste enthält die Anzahl der eingeladenen Beiträge, mit Klick auf den Namen der Person können Details zu den Beiträgen eingesehen werden.
In der Liste nach Autoren stehen Massenaktionen bereit. “Ersatzperson aktiv setzen” setzt den Status auf “geplant” und der Autor:in wird durch die als Ersatzperson gesetzte Person ausgetauscht. War der/die ausgetauschte Autor:in gleichzeitig Submitter:in, so wird auch hier die neue Person eingesetzt.
Via Massenaktion können E-Mails an bestimmte Referent:innen versendet werden. Dazu filtert man die Liste den Anforderungen entsprechend, wählt alle an und klickt in den Massenaktionen auf E-Mail versenden und einladen. Daraufhin öffnet sich ein Overlay, in dem die E-Mail verfasst werden kann.
Beachten Sie den Typ der E-Mail, dieser steuert den Einladungsstatus beim Mailversand.
In der Tabelle nach Autor:innen kann die letzte E-Mail eingesehen werden, außerdem sehen Sie, wie viele Erinnerung bereits versendet wurden. In Warteschleife bedeutet, dass die E-Mail noch nicht verarbeitet wurde. Filtern kann man nur auf, an best-practices orientierte, feste Zeiträume. So ist zum Beispiel möglich, alle Referenten zu erinnern, deren letzte Aktion im Frontend drei Monate her ist.
Es gibt zudem den besonderen Ersetzer Link zum Verwaltungsmodul für Referenten. Dieser erzeugt einen Link, bei dem der Referent bequem ein Passwort und Nutzernamen vergeben kann und anschließend gleich ins Referentenportal weitergeleitet wird.
Wurde das Referent:innenportal wie im Kapitel Modul aktivieren angelegt und aktiv geschaltet, kann es entweder über einen der in den Mails generierten Link oder im C3 unter Einladungen aufgerufen werden.
Im Portal selbst können relevante Informationen eingesehen und Zu- und Absagen getätigt werden. In späteren Schritten ist es möglich, das Abstract des zugeordneten Beitrags zu ändern, wenn der/die Referent:in als Submitter:in hinterlegt ist.
Im oberen Bereich des Portals kann ein Hinweis eingeblendet werden, abhängig davon, ob ein Referent zugeordnete Sessions, Beiträge oder beides hat. Im unteren Bereich befindet sich ein optionaler Link zur Anmeldung, sodass der Referent:in nach seiner Zusage gleich seine Teilnahme buchen kann. Dieser Link wird erst klickbar, wenn alle eingeladenen Beiträge zu- oder abgesagt wurden.
