Stornieren im Überblick
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Die folgenden Erläuterungen sollen einen Überblick über die unterschiedlichen Möglichkeiten und deren Auswirkungen beim Stornieren zeigen.
Eine wichtige Voraussetzung zum Verständnis ist folgender Zusammenhang:
Eine Rechnung kann mehrere Teilnehmer:innenbuchungen enthalten.
Eine Teilnehmer:innenbuchung kann mehrere Buchungsoptionen (gebuchte Angebotspakete) enthalten.
Die Stornierung in Converia kann auf 3 verschiedenen Ebenen erfolgen:
Rechnungen Beim Stornieren der Rechnung werden alle enthalten Teilnehmer:innenbuchungen komplett storniert.
Buchungen Beim Stornieren einer Teilnehmer:innenbuchung werden alle darin enthaltenen Buchungsoptionen storniert. Die Rechnung, die zu dieser Buchung gehört, bleibt bestehen, muss allerdings aktualisiert werden.
Buchungsoptionen Beim Stornieren von einzelnen Buchungsoptionen bleiben Buchung und Rechnung bestehen. Die Rechnung muss aktualisiert werden.
Beim Stornieren der Rechnung verlieren alle enthaltenen Teilnehmer:innen ihre gültige Buchung für die Konferenz und werden in den Teilnahmelisten nicht mehr als gültige Teilnehmer:innen geführt. Die Personen bleiben in der Personendatenbank erhalten und können mit ihren bestehenden Accounts aus dem C3-Bereich im Frontend neu buchen. Dabei wird eine neue Buchung mit neuer Rechnungsnummer angelegt.
Beim Stornieren der Buchung verliert die Person ihre Teilnehmer:innenbuchung und wird nicht mehr als gültige:r Teilnehmer:in in Converia geführt. Diese Person erhält auf der Rechnung hinter ihrem Namen den Vermerk "storniert". Die Person bleibt in der Personendatenbank erhalten und kann mit ihrem Account im Frontend neu buchen. Dabei wird eine neue Buchung mit neuer Rechnungsnummer angelegt.
Beim Stornieren einzelner Buchungsoptionen bleibt die Buchung der Person als gültige Buchung bestehen. Auf der Rechnung kommt unter der stornierten Buchungsoption eine Stornozeile hinzu oder die stornierte Position wird auf der aktualisierten Rechnung nicht mehr angezeigt - das hängt von der Konfiguration der Rechnung ab.
Der Stornobeleg zur alten Rechnung wird immer in dem Moment generiert, wenn die erste Änderung an der Rechnung vorgenommen wird, d. h. wenn der Hinweis Rechnung aktualisieren erscheint. Die Rechnung befindet sich im Bearbeitungsstatus. Solange, wie sich die Rechnung im Bearbeitungsstatus befindet, wird dem:der Teilnehmer:in im Belegarchiv des C3-Loginbereichs der Stornobeleg als aktuellstes Dokument angezeigt. Die neue Rechnungsversion wird erstellt, sobald nach Abschluss aller Änderungen auf Rechnung aktualisieren geklickt wird.
Bei der Stornierung von Rechnungen oder Buchungen können Sie festlegen, ob eine Gebühr in Höhe der aktuellen Konfiguration der Stornomodalitäten oder eine individuelle Gebühr erhoben werden soll. Stornierungsgebühren können auch für einzelne Buchungsoptionen erhoben werden. Diese müssen ähnlich wie ein Angebotspaket angelegt werden. Weiterführende Informationen dazu erhalten Sie im Kapitel Stornogebühren auf einzelne Buchungsoptionen erheben.
Hier finden Sie die Aufzeichnung unserer Converia Power Session zum Thema Stornierungen.
