Buchungsbestätigung einrichten

Konfiguration -> Anmeldung -> Konfiguration

Wenn die teilnehmende Person den Buchungsprozess erfolgreich abgeschlossen hat, erhält sie i.d.R. eine Buchungsbestätigung. Dieses Dokument und die dazugehörige E-Mail hier konfiguriert werden.

Abb. 1: Konfiguration der Texte auf der Buchungsbestätigung

Zunächst die gewünschte PDF-Vorlage auswählen. Diese muss bereits angelegt sein, wie diese angelegt wird ist hier erklärt.

Anstelle der Platzhalter werden bei der Generierung des Dokuments die Standardangaben übernommen:

• Konferenzname

• Veranstaltungsdatum

• Name der teilnehmenden Person.

Falls gewünscht, können diese durch weitere Ersetzungen ergänzt oder ausgetauscht werden. Gleiches gilt für den Text unterhalb der Buchungsbestätigung. Zwischen Text Oben und Text Unten zieht das System automatisch die Buchungsdaten der Teilnehmer:in, wenn nicht mit einem Ticket gearbeitet wird.

Der Converia-Support kann zusätzlich einstellen:

• Ob Antworten auf Fragen ausgegeben werden sollen (Beispiel: Frage: "Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Verpflegung?" Antwort: vegetarisch)

• Und wie viele Textzeichen je Antwort auf der Buchungsbestätigung erscheinen sollen

In der Buchungsbestätigungsmail können auch Links für Gutscheine implementiert werden, z.B. für eine kostenfreie Begleitperson. Dazu ist es notwendig, das mindestens eine Gutscheinkategorie definiert und gültig (Ablaufdatum beachten!) ist. Diese wird dann in der Ersetzerliste aufgeführt.

Abb. 2: Festlegen, wann eine Buchungsbestätigung erstellt werden soll

Zuletzt wird festgelegt, unter welchen Bedingungen eine Buchungsbestätigung generiert wird:

1. Generieren und Versand automatisch bei erfolgreicher Anmeldung.

2. Erst, wenn die Zahlung im System hinterlegt ist, wird die Buchungsbestätigung versendet. Was in diesem Zusammenhang zu beachten ist, ist hier erklärt.

3. Das System generiert keine Buchungsbestätigung. Trotzdem können Sie eine Mail konfigurieren, mit der die teilnehmende Person über den erfolgreichen Abschluss des Anmeldeprozesses informiert wird. Weitergehende Informationen.

4. Ähnlich wie bei nur bei bezahlter Rechnung wird die Buchungsbestätigung erst später versendet. Dabei legen Sie den Zeitpunkt des Versendens auch unabhängig vom Zahlungsstatus fest. Die Freigabe kann einzeln oder als Massenaktion erfolgen. Weitergehende Informationen.