Grundlegende Einstellungen der Anmeldung

In Converia lassen sich komplexe Anmeldeprozesse abbilden, wodurch die vorzunehmenden Einstellungen sehr umfangreich werden können. Um Konfigurationsfehlern vorzubeugen, ist es wichtig, dass bereits im Vorfeld möglichst klar ist, was abgebildet werden soll. Vor Beginn der Einrichtung sollten deshalb einige Fragen gestellt und beantwortet werden:

• Ist die Veranstaltung für die Teilnehmenden kostenpflichtig oder kostenfrei? Wie soll im Fall einer kostenfreien Veranstaltung mit Rechnungen und Bearbeitungsgebühren umgegangen werden? Wie soll im Fall von kostenpflichtigen Angeboten die Besteuerung erfolgen?

• Was sollen die Teilnehmenden alles buchen können: Sollen sie sich aus einem umfangreichen Angebot ein individuelles Programm zusammenstellen können oder soll die Anmeldung möglichst schnell und einfach gestaltet sein, mit wenig individueller Auswahl, dafür aber z. B. vielen Inklusivleistungen?

• Gibt es spezielle Personengruppen, die Rabatte erhalten? Wie sollen diese Rabatte ermöglicht werden – mit Zugangsbeschränkungen (z. B. durch Gutscheine) oder über einen nachträglichen Nachweis? Wird vorab darüber informiert oder werden Rabatte nur auf Nachfrage gewährt?

• Wenn bereits bestehende Personenkreise (firmen-/instituionseigener Verteiler) informiert werden sollen – soll dies aus Converia geschehen oder extern über Mailinglisten o.ä.? Aus Converia können direkt individuelle Anmeldeinfos (z. B. Gutscheine) verschickt werden. Allerdings muss dafür ggf. erst ein Personenimport durchgeführt werden, wenn die Personendaten noch nicht in Converia vorhanden sind.

• Welche Informationen sollen die Teilnehmenden zu welchem Zeitpunkt im Rahmen der Anmeldung erhalten und welche Informationen müssen sie im Gegenzug bereitstellen? Konkret bezieht sich diese Nachfrage auf Dokumente wie Rechnung, Buchungsbestätigung, Teilnahmebescheinigungen, Nachweise, Abfragen im Anmeldeprozess etc.

• Sollen die Teilnehmenden Zugang zu einem persönlichen Loginbereich haben, sich also im Anmeldeprozess ein Benutzerkonto anlegen (müssen)? Das hat den Vorteil, dass z. B. nachträglich Nachweise hochgeladen werden können und persönliche Dokumente und Infos zusätzlich dort zum Download bereitstehen und z. T. vom Teilnehmenden bearbeitet werden können. Auf der anderen Seite bedeutet es, dass zu der Menge an Nutzerkonten, die jeder besitzt, ein weiteres hinzukommt und der Anmeldeprozess verlängert wird. Wenn Sie jedoch daneben die Beitragseinreichung nutzen, bei der ein Login zwingend erforderlich ist, empfehlen wir, diese Funktion auch in der Teilnehmeranmeldung zu aktivieren.