Einfaches Book of Abstracts erstellen

Verwaltung -> Beitragseinreichung -> Beiträge

Mithilfe des Beitragsexports kann mit wenig Aufwand ein einfaches Book of Abstracts erstellt werden. Voraussetzung dafür ist die Einreichung per Formular.

Abb. 1: Excel-Export der Beiträge

Zunächst muss die Beitragsliste mit den gewünschten Einstellungen gefiltert werden. I.d.R. sind dies angenommene bzw. verplante Beiträge, bei denen die Autor:innen die Teilnahme zugesagt haben. Somit ist die gefilterte Liste per Excel-Export herunterzuladen und zu prüfen, ob alle Abstracts enthalten sind.

Anschließend in Word einen Seriendruck (Abb. 2, Pkt. 1) anlegen (mit Briefe wird jedes Abstract auf einer neuen Seite begonnen), als Empfänger (Abb. 2, Pkt. 3) den Excel-Export wählen und die Empfängerliste bearbeiten (Abb. 2, Pkt. 5). Mit der Sortieren Funktion (Abb. 2, Pkt. 6) kann bspw. nach dem Beitragscode sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt 1 -> 10 -> 100, damit ein Abstract mit dem Beitragscode 2 vor dem Abstract mit Beitragscode 10 aufgezählt wird, müssen die Beitragscodes folgendermaßen formatiert sein (bei max. dreistelliger Anzahl an Abstracts): 001, 002, 003 [...] 010, 011 [...].

Abb. 2: Beiträge als Serienbrief in Word importieren

Ist die Sortierung auf die Anforderungen angepasst und abgeschlossen, können die gewünschten Parameter aus der Tabelle in den Seriendruck eingefügt werden (Abb. 2).

Abb. 3: Die gewünschten Parameter einfügen

Anschließend können die Seriendruckfelder noch wie gewünscht formatiert werden (z.B. Titel fett oder in größerer Schriftart, Autor:innen kursiv etc.).

Mit Fertig stellen und zusammenführen -> Einzelne Dokumente bearbeiten, kann vor dem finalen Speichern geprüft werden, ob die Formatierung passt. Abschließend muss das neue Dokument unter einem passenden Namen gespeichert werden. Nun können finale Korrekturen (Umbrüche o.ä.) vorgenommen werden.