Arbeitsabläufe im Beitragsmanagement

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Arbeitsläufe im Überblick

Arbeitsabläufe

Arbeitsläufe im Detail

In den Arbeitsabläufen werden die Verantwortlichkeiten für die Beiträge angepasst. Je nachdem in welcher Phase sich die Abstracts gerade befinden, sind unterschiedliche Personen für diese verantwortlich.

Abb. 1: Arbeitsabläufe im Backend - Beiträge in verschiedene Phasen überführen

Abstracts können mithilfe der Pfeiltasten in die verschiedenen Phasen überführt werden. Werden die Abstracts in die Bewertungsphase verschoben, gibt es die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

Abb. 2: Fenster beim Verschieben der Beiträge in Phase 2

Zunächst besteht die Möglichkeit, dass nur jene Abstracts, die zu einer bestimmten Präsentationsform oder einem bestimmten Thema eingereicht worden sind, bewertet werden sollen (z.B. zunächst nur Vorträge).

1. Aktiviert den E-Mail-Versand an Gutachter:innen, der diese darüber in Kenntnis setzt, dass ihnen Abstracts zur Bewertung zugewiesen wurden.

2. Ist diese Checkbox aktiv, werden alle (Co-)Autor:innen darüber in Kenntnis gesetzt, dass ihr Abstract jetzt in Review ist.

3. Mit dieser Option werden die E-Mails sofort versendet (nicht empfohlen).

4. Durch das Festlegen einer Startzeit für den E-Mail-Versand werden die E-Mails erst zu diesem Zeitpunkt verschickt. Wir empfehlen, den Versand mindestens eine Stunde in die Zukunft zu verlegen, um die Möglichkeit zu haben, noch Korrekturen vornehmen zu können.

Im Reiter Vorschau Beiträge zu Gutachter:innen verschieben, bekommt man eine Vorschau auf den E-Mail Text, dieser kann beliebig angepasst werden.

Bewertungen finalisieren

Wenn die finale Bewertung durch das Programmkomitee abgeschlossen ist, dann gilt es, die Beiträge zu finalisieren. Die Autor:innen können daraufhin über ein automatisches Mailing aus dem System über die Bewertungsergebnisse informiert werden. Beiträge können dazu wie bisher mit den Pfeiltasten in die nächste Phase verschoben werden.

Daraufhin öffnet sich, wie im Video zu sehen, das folgendes Fenster, auf welches wir nun etwas genauer eingehen werden.

Abb. 3: Schritt 3, Beiträge finalisieren

1. Aktiviert den E-Mail-Versand an die Einreicher:innen, der diese darüber in Kenntnis setzt, dass ihr Abstract final bewertet wurde.

2. Aktiviert den E-Mail-Versand an bereits benachrichtigte Einreicher:innen und ggf. Autor:innen (z.B. wenn ein Wartelistenbeitrag nun doch angenommen werden soll).

3. Aktiviert zusätzlich den E-Mail-Versand an alle Autor:innen, der diese darüber in Kenntnis setzt, dass ihr Abstract final bewertet wurde (bei Sessioneinreichung lediglich Chairs der Session, jedoch nicht Co-Autor:innen der Unterbeiträge).

4. Mit dieser Option werden die E-Mails sofort versendet (nicht empfohlen).

5. Wenn Sie eine Startzeit für den E-Mail-Versand festlegen, werden die E-Mails erst zu diesem Zeitpunkt verschickt. Wir empfehlen, die Startzeit mindestens eine Stunde in die Zukunft zu legen, um die generierten E-Mails vor dem tatsächlichen Versand stichprobenhaft prüfen und ggf. anpassen zu können (Generierte E-Mails befinden sich im E-Mail-Ordner Bewertung).

Bei Verwendung der Sessioneinreichung werden mit der Option Autor:innen ebenfalls informieren (3) lediglich die Chairs der Session informiert, jedoch nicht die Autor:innen der Unterbeiträge.

In den Vorschau-Reitern bekommt man eine Vorschau auf die E-Mail Texte, diese können in der Konfiguration der Bewertungs-E-Mail-Vorlagen individuell angepasst werden.